Електронен документооборот. Електронен обмен на документи с контрагенти Как да свържем електронен документооборот с контрагенти

Първият въпрос, който възниква е: защо? Какви са предимствата и недостатъците на преминаването към електронен документооборот? Нека го сравним с хартията.

Първият въпрос, който възниква е: защо? Като се има предвид, че няма закон за прехода към електронно управление на документи, никой не принуждава бизнеса да се откаже от хартията, защо е необходимо да се прави това? Какви са предимствата и недостатъците на преминаването към електронен документооборот? Нека го сравним с хартията.

За парите

Хартиени документи	Електронни документи
Създаването на документ на лист А4 струва около 1,5 рубли, пакет документи на 6 листа А4 струва 9 рубли.	Създаване на електронен документ с всякакъв обем - 0 rub., Пакет от документи с всякакъв обем - 0 rub.
Изпращане по пощата - 40-60 рубли, с куриер - обикновено над 10 пъти по-скъпо, в зависимост от дестинацията.	Изпращане - от 5 до 9 рубли. в зависимост от EDF оператора, не зависи от дестинацията.
Цената за наемане на пространство за архив зависи от района и региона.	Не изисква разходите за наем на помещения за архива. В Diadoc документите се съхраняват безплатно и за неопределено време.

По време

Хартиени документи	Електронни документи
Печат, подпис, печат - от един до няколко дни. Във фирми с големи изходящи документопотоци всички счетоводни служители са заети с това по няколко дни всеки месец.	Всичко това не е необходимо за електронен документ. Подписването му с електронен подпис е въпрос на минути. В Diadoc можете да подписвате голям брой документи наведнъж с едно кликване.
Пощата отнема от няколко дни до 2 седмици; с куриер - от 1 до 4 дни.	Получателят получава документи в рамките на секунди след изпращането, независимо колко географски е отдалечен от доставчика.
Подписаните копия трябва да бъдат върнати на доставчика. По пощата - от няколко дни до месец; с куриер - от 1 до 4 дни.	Получателят подписва документа и той става достъпен и за двете страни. Не се изисква доставка за връщане.

И така, взехте решение - готови сте да се откажете от хартията в полза на технологиите на 21 век. Какво е необходимо за преминаване към електронен документооборот?

Първа стъпка

Фактът, че дружеството работи с документи, съставени в електронен вид и подписани с електронен подпис, трябва да бъде отразено в счетоводната му политика.

Стъпка втора

Вижте схемата на документооборота, която работи във вашата компания. Колко служители участват, на колко етапа, на кои от тях възникват забавяния и загуби. Анализирайте го и го прехвърлете в електронен вид, за да се отървете от проблемите на хартиената верига.

Стъпка трета

Въз основа на изградената схема за електронен документооборот (EDF), която бихте искали да получите като резултат, определете техническото решение, което е подходящо за вас: уеб версия или интеграция.

Уеб версията е най-лесният, достъпен за всички начин за преминаване към електронен документооборот, който не засяга информационните системи на компанията. Вие плащате само за изпратените документи. Подходящ за организации с нисък трафик - около 100 изходящи документа месечно - и малък брой контрагенти.

Интеграцията със счетоводната система на компанията позволява на нейните служители да работят с електронни документи в един прозорец и в познатия интерфейс на програмата, с която обикновено работят. Дава възможност за автоматизиране на повечето действия.

Contour.Diadoc може да бъде интегриран по няколко начина:

Чрез модула за 1C - решение за интеграция в кутия за най-разпространената счетоводна система в Русия. Универсален - подходящ за фирми от всякакъв размер.
Използване на конектор - подходящо за тези, които не желаят да се намесват в конфигурацията на счетоводната си система, но трябва да автоматизират редица действия с електронни документи.
Чрез готово решение за интеграция на вашата счетоводна система.
Използване на API инструменти - индивидуално интеграционно решение за конкретна компания.

Последните три точки са подходящи за компании с голям трафик и голям брой контрагенти.

Стъпка четвърта

Когато приблизително разберете какъв документооборот искате да получите и как да го организирате, е време да изберете оператор. Вижте какви решения предлагат и на каква цена и преценете кой е подходящ за вас.

Стъпка пета

Свържете контрагенти. Ако вашите клиенти и партньори не приемат и подписват електронни документи, всички резултати, постигнати от предходните стъпки, ще бъдат безполезни. Затова си струва да отделите време и енергия, за да предадете на вашите контрагенти, че отсега нататък те ще получават документи от вас само в електронен вид и нещо повече, те имат само предимства от това.

За да преминете към електронен документооборот с контрагентите, можете да използвате различни канали, за да им предадете тази информация: вашия уебсайт, уебсайтът на оператора на EDF, известия по имейл, обаждане, целеви страници.

Често се говори много за електронно управление на документи, но е трудно да се ориентирате в голям брой нови термини и още по-трудно да разберете как работи всичко това. Поредицата от статии „Счетоводителят и електронният документ“ е създадена специално, за да разкаже на достъпен език всичко, което един счетоводител трябва да знае за този тип взаимодействие. Как да започнете обмен? Как да работим с първични отчети и да подаваме отчети по електронен път? Отговори на тези и други въпроси ще намерите в нашите броеве.

В първата глава ще говорим за това как да преминете към електронно взаимодействие с контрагентите и какво е необходимо, за да започнете обмен.

Поглед отгоре: нужна ли е промяна?

Счетоводството е неразривно свързано с оформянето на различна документация. Схемите за хартиен документооборот са усъвършенствани от десетилетия, но днес хартиените документи се заменят с електронни.

Нека погледнем текущата ситуация отгоре: много компании автоматизират частично или напълно своите вътрешни бизнес процеси чрез внедряване на информационни системи. Но функционирането на една организация не се ограничава до вътрешните процеси; необходимо е и взаимодействие с контрагентите.

Например, след приключване на бизнес транзакция, счетоводителят изготвя отчет за завършена работа в своята счетоводна система, разпечатва го и го изпраща по пощата или по куриер. Контрагентът, след получаване на акта, го сканира и въвежда в информационната система, ако има такава. След това счетоводителят ръчно прави записи в счетоводната система и безпроблемно запазва хартиения оригинал. Удобно?

Ситуацията е парадоксална: вътрешните процеси са оптимизирани, но външните не са, докато външно рационализираните процеси водят до реално минимизиране на разходите, както материални, така и времеви. Доставката на хартиени документи отнема ценни дни и седмици, докато електронните документи се прехвърлят за минути.

Методи за обмен на електронни документи

И така, решихте да започнете да обменяте електронни документи. Контрагентите самостоятелно решават как ще бъде структурирано електронното взаимодействие. Има два основни вида обмен:
Разменете директно с контрагента Можете да започнете със сключване на предварителен договор, в който подробно се описват процедурата и условията на обмен. Ако и двамата контрагенти използват усъвършенстван квалифициран електронен подпис, тогава договорът не е необходимо да се сключва, съответно с други видове електронен подпис е необходимо споразумение. Очевидното предимство на тази опция е, че не е необходимо да плащате на оператори за изпращане на документи; Но не всички документи могат да бъдат изпратени директно на контрагента.
Друг вариант - обмен на фактури чрез оператор за електронен документооборот (EDO оператор SF). Този метод е по-добър, макар и само защото се свързвате към мрежата на оператора веднъж, присъединявате се към правилата за обмен и работите в услугата. Операторите на EDF на Северния флот имат технологични, кадрови и правни възможности, за да осигурят легитимен обмен на всякакви електронни документи и, най-важното, фактури.

Често ни питат защо имаме нужда от оператор, ако можем да обменяме директно. Първото и най-важно е, че при директен обмен на електронни документи, тоест без участието на оператор, няма да можете да обменяте електронни фактури. Съгласно Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 50n, обменът на електронни фактури (ESF) трябва да се извършва чрез EDI оператора SF, тъй като, ако е необходимо, операторът може да потвърди факта на издаване или получаване на EIF и други документи.

Карина Касис,анализаторSynerdocs

Три лесни стъпки към EDI

свържете се с оператора;
закупуване на сертификат за електронен подпис и средства за криптографска защита (CIPF);
свържете контрагенти (ако е необходимо) с помощта на оператор

Свързване с оператор

Първо се свържете с оператора, обсъдете цената и условията на връзка. Когато стартирате обмен, трябва да подпишете споразумение с оператора, тази процедура често се нарича присъединяване към правилата.

Регламентът е документ, който описва подробно принципите на работа, целите на услугата и правните аспекти.

Закупуване на сертификат за електронен подпис и средства за криптографска защита

Можете да получите сертификат за електронен подпис от всеки сертифициращ център, акредитиран от Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Руската федерация (Списък на акредитираните CA). Често операторите на SF електронни документи са самите CA или предоставят услуги за получаване на сертификати чрез свои партньори.

Според федералния законн63 „Относно електронния подпис“, сертификатът за електронен подпис, използван от фирма (юридическо лице), също идентифицира конкретно физическо лице, но действа от името на компанията въз основа на Устава или пълномощно. Разбира се, сертификатите не могат да се прехвърлят на други лица. Не можете да накарате някой да подпише автографа ви върху документи.

Карина Касис,анализаторSynerdocs

Електронният подпис (ЕП) е определена последователност от знаци, която е прикрепена към документ. Има три вида подписи: обикновени, подобрени неквалифицирани, подобрени квалифицирани.

Съгласно Федерален закон № 63 „За електронните подписи“ електронен документ, подписан с прост или подобрен неквалифициран електронен подпис, се признава за еквивалентен на хартиен документ, подписан със собственоръчен подпис.

Подобреният квалифициран подпис върху електронен документ е аналогичен на саморъчен подпис и печат върху хартиен документ. Федералната данъчна служба признава юридическата сила само на онези документи, които са подписани с квалифициран подпис .

Инструментът за криптографска защита на информацията (CIPF) е специална програма, която криптира и декриптира предаваната информация. CIPF в обменните услуги е необходим за създаване и проверка на електронен подпис. Лиценз за право на ползване може да закупите чрез оператора.

Свързване на контрагенти

Разбира се, можете да обменяте електронни документи само с тези контрагенти, които вече са свързани към услугата за обмен. По същия начин със социалните мрежи: няма смисъл да се регистрирате, ако там няма приятели. Други обаче може да последват вашата компания в експериментирането. Има ситуации, когато контрагентите се нуждаят само от допълнителна мотивация, преференциален или безплатен достъп за известно време. Операторът на EDO SF ще ви помогне да разрешите всичките си въпроси, тъй като самият той се интересува от висококачествена поддръжка за своите потребители и свързване на нови абонати.

Няма значение кой EDF оператор използва SF операторът - можете да сте свързани с един оператор, а контрагентът с друг. Днес редица водещи оператори разработват и тестват технологията за роуминг. Докато технологията е в етап на разработка, можете да използвате други опции за организиране на взаимодействие с контрагенти.

Първият вариант е да работите с множество оператори . Никой не забранява на участниците в обмена да използват услугите на няколко EDF оператора. Вие сами можете да се свържете с няколко оператора или да предложите този метод на работа на контрагент, ако е подходящо, разбира се.

Ако вие и вашият контрагент сте свързани с различни услуги и по някаква причина не искате да използвате услугите на няколко оператора за електронно управление на документи, тогава обърнете внимание на вторият вариант е, че можете да се свържете с вашите оператори с предложение за установяване на обмен между тях.

Вместо заключение

Нека обобщим накратко: какво трябва да знаете вие като счетоводител за това как да започнете да обменяте електронни документи с контрагенти? Първо, правната сила на документа се осигурява от подобрен квалифициран електронен подпис. Второ, EDF операторът SF гарантира бърза доставка и цялост на електронния документ. Трето, за да започнете да обменяте чрез оператор, е достатъчно да се присъедините към разпоредбите, както и да закупите сертификат за електронен подпис и инструмент за криптографска защита. Решаването на други въпроси всъщност пада върху плещите на операторите.

В следващия бр

Във втората глава „Счетоводител и електронен документ“ ще научите къде другаде можете да използвате електронни подписи и как да разграничите и трите електронни подписа един от друг. Ще разгледаме по-отблизо механизма за подписване и ще разберем кой електронен документ е признат за правно обвързващ. Ще научите и къде и как да съхранявате електронни документи, като същевременно запазите юридическата им сила.

Напоследък електронното управление на документи като един от инструментите за дигитална трансформация на организациите е на устните на всички. Повечето организации или вече са започнали да използват електронно управление на документи с контрагенти, а не само с държавни агенции, или планират да започнат да го правят в близко бъдеще. За съжаление все още има известно объркване в разбирането на това какво е EDI между контрагентите и поради тази причина бихме искали да обясним това явление на ясен и достъпен език, така че да имате възможност да направите информиран избор.

Какви са ползите от EDI с контрагентите?

Всеки специалист от финансовия отдел ежедневно създава или подготвя документи с данъчните власти, Руския пенсионен фонд или други държавни агенции, както и с бизнес партньори. Броят на документите, създадени на хартиен носител, непрекъснато се увеличава и води не само до допълнителни разходи за хартия и консумативи за печат, но и до разходи за поддържане на архиви, където документите трябва да се съхраняват дълго време, което е много точно и ясно регламентирано от действащото законодателство нашата страна. Освен това се отделя много време за създаване, отпечатване и изпращане на документи до контрагенти - това намалява общата ефективност на счетоводството. За да разрешим този проблем, предлагаме съвременните компании да преминат към електронно управление на документи с контрагенти.

Ако вече автоматизирате бизнес процесите си, например, работите в програмата VLSI Electronic Reporting, която може значително да оптимизира всичко, свързано с подготовката и генерирането на различни отчети за повечето надзорни органи, тогава документооборотът трябва да бъде следващият по пътя на цифровизацията . Можете да автоматизирате както вътрешния, така и външния обмен на документи. Освен това външният EDI върши чудеса и позволява на организациите да достигнат безпрецедентни висоти!

Нека да илюстрираме какво означава EDI с контрагенти, използвайки конкретни примери. Приключването на всяка бизнес счетоводна операция е акт на приключване на работата. Счетоводителят трябва да го разпечата и да го изпрати на контрагента за подпис. След това документът трябва да бъде обработен и съхранен в архива. Всичко това отнема много време и като цяло не е ефективно, когато е възможно да се направи по електронен път. Но този пример ясно илюстрира колко неавтоматизирани са процесите на външно взаимодействие между съвременните организации и техните контрагенти. Човек трябва само да си представи как ще се оптимизират материалните и времевите разходи след автоматизирането на тези елементарни действия чрез въвеждането на електронен документооборот. Например, изпращането на плик до друг град струва приблизително 50-60 рубли и трае от 4 до 7 дни. За да направите това в система за управление на документи (например в VLSI Electronic Document Management), ще похарчите не повече от 9 рубли, а самият процес ще отнеме няколко секунди. Почти веднага след като кликнете върху бутона „Изпращане“, вашият контрагент ще получи своето копие и ще може да предприеме действията, които се изискват от него. Икономическият ефект от въвеждането на EDI е доста осезаем, особено за големите корпорации, които ежедневно извършват редица транзакции със своите бизнес партньори.

Характеристики на организиране на EDI с контрагенти

Много хора се интересуват от напълно логичен въпрос: как да преминат към електронно управление на документи с контрагенти? Как точно трябва да бъде структуриран този процес? Като цяло могат да се разграничат два варианта за развитие на събитията в тази посока:

Директен обмен с контрагента. В този случай ще трябва да сключите споразумение с всеки бизнес партньор, в което да се съгласите и да запишете основните условия за този вид взаимодействие. Въпреки това, за да избегнете необходимостта да подписвате много договори, можете да закупите квалифициран подпис. Между другото, това може да се направи удобно и доста бързо на уебсайта на EDS Center. Тук ще намерите всеки подпис за вашите бизнес нужди. Ако изберете този сценарий за работа с електронни документи, няма да бъдете обременени с плащания към посредници;
Има втори начин за организиране на EDI с контрагенти - работа не директно, а чрез посредническа организация. Имайте предвид обаче, че ако изберете този път, ще трябва да работите чрез посредник и ще можете да прехвърляте само фактури.

Разбира се, първият вариант е много по-предпочитан, тъй като ви позволява да оптимизирате много задачи в областта на вътрешния и външния документооборот.

Да разберете дали можете да започнете работа с определен контрагент е доста лесно. Най-често точно в програмата, която използвате, в картата с информация за фирмата можете да намерите информация за нейното състояние. Например VLSI ще покаже:

Организацията използва EDI;
Организацията не използва EDI, но е получила покана за използване на EDI, но все още не е отговорила;
Организацията не използва EDI и не е получила покана за използване на EDI.

EDO: как да поканим контрагент?

Ако контрагентът, с когото взаимодействате много често, не използва EDF и не е получил покана за използване на EDF, тогава можете да го поканите да се присъедини директно в системата. За да направите това, намерете го в директорията на организациите, проверете състоянието му, уверете се, че компанията не е свързана с VLSI, щракнете върху иконата на самолет и системата ще му изпрати покана.

Във всеки случай, дори ако сте изпратили документ на контрагент и той не е свързан с EDF, той определено ще получи имейл, че сте му изпратили писмо с инструкции как да получи достъп до него. Във всеки случай можете да сте абсолютно сигурни, че вашият документ със сигурност ще стигне до адресата.

Все още имате въпроси? Задайте ги на нашите консултанти!

Какво трябва да направи една фирма, ако реши да премине към електронен документооборот? Какъв е алгоритъмът на действията, откъде да започнем?

Първото нещо, което трябва да направите, е да помислите какви резултати иска да постигне компанията. В момента има две области на работа. Това е B2G документооборот, тоест между предприятия и държавни агенции. И B2B, тоест обмен на документи между предприятията. Що се отнася до B2G, говорим за свързване с необходимите държавни агенции за дадено предприятие, в зависимост от спецификата на дейността му. Всички наши фирми се отчитат пред данъчната служба.

След това всичко зависи от сферата на дейност - например една фирма търгува с алкохолни напитки, друга по време на производството по един или друг начин оказва влияние върху околната среда, трета фирма се занимава със застрахователни услуги, пазар на ценни книжа и т.н. . Трябва да разгледаме какви други органи изискват докладване. След като е определен списъкът с отдели, на които ще докладваме, трябва да разгледаме какви предложения може да направи операторът за електронен документооборот. В зависимост от това компанията избира подходящия тарифен план. След това се сключва договор, изготвят се необходимия брой електронни подписи, инсталира се необходимият софтуер и се провеждат семинари за обучение на работа с този софтуер. Това е всичко - осъществява се документооборот с държавните органи.

- Разкажете ни повече за B2B?

Това, както казах, е вторият вид обмен на цифрови документи. Организира се между стопански субекти. Всичко зависи от конкретното предприятие. Няма обща рецепта за започване на изпращане на документи. Има ситуации, когато едно предприятие просто е принудено да премине към електронно управление на документи със своите контрагенти, просто за да оцелее.

Във връзка с влизането в сила на новата норма от 1 януари 2014 г., всички потребители на електронен подпис без изключение ще трябва да се свържат със сертификационен център за подмяна на сертификати за ключове. Засега всички виртуални книжа, подписани с валиден сертификат, се признават за документи, удостоверени с квалифициран електронен подпис.

Например: една от големите търговски вериги наскоро започна да работи със своите доставчици, като обменя изключително цифрови документи. По този начин, за да доставя продуктите си в тази мрежа, фермерът трябва да премине към електронен документооборот.

Предимства на EDI

Има ли полза от преминаването към EDI за малки и средни предприятия? Изглежда, че досега „дигиталното“ може да донесе реални ползи само на големите организации.

За малкия и среден бизнес преминаването към електронен документооборот сега не е основна задача. Но можете да го разгледате по-отблизо, да го „почувствате“. Скорост на документооборота - това ще бъде предимство. Но използването на EDI не се отнася само до взаимоотношенията с контрагентите. Това включва отношенията с държавните агенции и тук бизнесмените ще бъдат принудени да се преместят, няма опции.

Друг много важен момент, който малките и средни предприятия трябва да запомнят е, че използването на електронен подпис в платформи за търговия е начин за разширяване на бизнеса им. От 2014-2015 г. 15 процента от държавните поръчки ще трябва да бъдат за малкия и среден бизнес. Сега се работи сериозно за привличането на тези компании за изпълнение на държавни поръчки. И това е реален шанс да разширите бизнеса си. Кой би отказал да получи договор за 100-200 хиляди рубли с гарантирано плащане?

Има ли предимства за малките фирми при плащане на услуги за електронен документооборот? В крайна сметка много организации не преминават към EDI поради страх от високи тарифи.

Дадох пример днес на семинара: 995 рубли - пълен набор от услуги за управление на документи с държавни агенции. Ако изчислите разходите за пътуване из Москва с обществен транспорт няколко пъти годишно в органа, където трябва да подадете документи, а също и в двете посоки, тогава размерът на разходите ще бъде много близък до цената, която обявих.

Ако един счетоводител не разбира компютъра, възможно ли е да сгреши? Изобщо колко трудно се работи с такива програми?

Има елементи на формат и логически контрол. Ако няма злонамерено намерение при създаването на документ, тогава е почти невъзможно да се пропусне. Е, ако нещо е направено нарочно или потребителят е невнимателен, никоя програма не е застрахована, че човек ще въведе 1 000 000 вместо 1000.

Цифров подпис

Защо, според вас, преходът към електронен документооборот все още не е широко разпространен? Какво плаши компаниите?

Наистина ли е страшно? Да видим, в нашия 63-ти [Федерален закон от 06.04.2011 г. № 63-FZ „За електронните подписи” - прибл. ред.] законът формулира понятието три вида електронен подпис. Това е просто, всъщност е комбинация от потребителско име и парола. Подсилен е подпис, използващ криптографска защита. А електронният подпис е квалифициран, този издаден от акредитиран удостоверителен център. 90 процента от хората у нас използват логин и парола. Или на банкоматите, или в социалните мрежи, или в имейла. Тоест можем да кажем, че почти всеки използва обикновен подпис.

Такъв брой цифрови подписи, използвани днес, не е неудобен нито за сертификационните центрове, нито за информационните системи, нито за потребителите. Надявам се през 2014-2015 г. да имаме еднаквост и броят на подписите да намалее.

Що се отнася до квалифицирания подпис, той все още се използва на малко места. Но се използва например на портала. И колкото повече услуги може да предостави, толкова повече хора ще използват този подпис. Използването му е ограничено не толкова от страха на хората, колкото от липсата на ресурси, върху които може да се използва.

С корпоративния сектор всичко е още по-просто. Сега около половината от предприятията използват електронни системи за отчитане и всички те са внедрени с електронен подпис. И в тези компании работят същите хора, които изглежда се страхуват да преминат към електронно управление на документи. Така че този страх е по-скоро мит, отколкото реалност.

- Да очакваме ли съществени промени в законодателството в областта на електронния документооборот?

Все пак мнозина сега говорят за несъвършенство на правната сфера в тази област... Не бих го нарекъл несъвършенство, това е нормален процес на развитие на законодателството. Всъщност активното използване на електронни подписи в Русия е добро, ако има пет години. Естествено, просто е невъзможно да се формира добре установена регулаторна рамка за такъв период, като се вземе предвид развитието на технологиите. В момента тече систематичен процес на законодателно развитие. От това, което си струва да се изчака: това е окончателното влизане в сила на 63-ия закон за електронните подписи и отмяната на 1-ви закон [Федерален закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ „За електронните цифрови подписи“. Тази норма отпада от 1 юли тази година - ок. ред.]. Законът, между другото, е доста адекватен и компетентен. В него няма очевидни пропуски. Доста е структуриран. Надяваме се, че с въвеждането му броят на видовете цифрови подписи ще намалее. Сега много държавни агенции и информационни системи излагат свои собствени изисквания за електронни подписи, които не винаги са в съответствие със закона.

Наличието на такъв брой цифрови подписи не е неудобно нито за удостоверителните центрове, нито за информационните системи, нито за потребителите. Представете си, че на ключодържателя ви висят пет подписа, но трябва да запомните, че единият е за данъчната служба, друг за платформата за търговия, третият за Rosreestr и т.н. Надявам се през 2014-2015 г. да имаме еднаквост и броят на подписите да намалее.

Ако една компания планира да премине към електронно управление на документи, нашите препоръки ще ви помогнат да създадете план за действие. Те ще ви кажат как да преговаряте с изпълнители, да изберете доставчик и да подготвите персонала за промени в работата.

Ако една компания ще премине към електронно управление на документи (EDF) с контрагенти, преценете предварително каква част от документите ще могат да бъдат предадени по електронен път. От това зависи мащабът на проекта, работният план за него, разходите за труд и разходите на компанията.

Как да съставим работен план за преминаване към електронен документооборот с изпълнители

Разделете работата по прехода на компанията към електронно управление на документи на блокове:

организационни въпроси;
контрагенти;
документооборот;
персонал;
доставчик;
бюджет.

Избройте задачите, които трябва да бъдат изпълнени във всеки блок (вж. ). Коригирайте списъка, ако е необходимо. Да приемем, че една компания може да не се нуждае от автоматизация: удобно е да се проследява състоянието на регистрация на документи чрез счетоводната система на компанията, но ако обемът на документооборота не е голям, тогава разходите за автоматизация няма да се изплатят.

Решете сами в какъв ред да изпълните изброените точки. Някои работи могат да се извършват едновременно, например разработване на презентационни материали за персонала и преговори с изпълнители.

Как да преговаряме с контрагентите за прехода към електронно управление на документи

Разделете контрагентите на компанията на четири групи. Всяка група ще трябва да предприеме специален подход, за да се споразумеят за преминаване към електронен документооборот. Възможно е не всички контрагенти да се съгласят, ще трябва да продължите да обменяте хартиени документи с тях или да прекратите сътрудничеството.

Значими контрагенти, които използват електронен документооборот.Такива компании вече работят със своите доставчици, може би не с организациите, с които вашата компания възнамерява да си сътрудничи. Можете да действате с контрагенти от тази група, както следва:

1. Помислете дали е препоръчително да сключите споразумение с доставчика, с когото купувачът (доставчикът) си сътрудничи.

2. Разберете дали има роуминг между планирания доставчик на вашата компания и доставчика на контрагента.

3. Поканете контрагента да сключи споразумение с доставчика, избран от вашата компания.

Значими контрагенти, които не използват електронен документооборот.Ако купувачът (доставчикът) откаже да използва електронно управление на документи и не е изгодно за компанията да спре да си сътрудничи с него, продължете според един от сценариите:

1. Използвайте с такъв контрагент .

2. Уговорете среща и се опитайте да ги убедите да използват електронно управление на документи.

Обещайте, че ще бъдете толерантни към евентуални недостатъци и ще помогнете за установяване на електронен документооборот при работа с вашата компания.

малъкконтрагенти, които използват електронен документооборот.За тази група купувачи и доставчици могат да се прилагат същите опции, както по отношение на значимите контрагенти. Но е препоръчително да водите преговори под формата на кореспонденция, за да не губите допълнително време. Ако не може да се постигне споразумение, може да е по-лесно да откажете сътрудничество.

малъкконтрагенти, които не използват електронен документооборот.Ако купувачът (доставчикът) не е един от ключовите партньори на компанията, опитайте се да го мотивирате да използва електронен документооборот с удобен за вас доставчик. Настроики:

1. Обявете, че например от началото на новото тримесечие вашата фирма приема и изпраща документи само в електронен вид.

2. Вземете комисионна, ако контрагентът загуби и изпратени дубликати; глоба, ако е подал оригинални документи след крайния срок. Прилагане на такива мерки по отношение на купувачи (доставчици), които не предават документите в срок.

За малки фирми, които обменят документи на хартиен носител, си струва да подготвите ясна презентация. Ако контрагентите разбират нюансите на електронното управление на документи, ще бъде по-лесно да ги убедите да променят процедурата си на работа. Едва ли е възможно да се срещнат всички малки купувачи и доставчици на компанията, така че презентацията ще убеди.

Как да изберем доставчик на електронен документооборот

Ако една компания има много контрагенти, тогава най-вероятно ще трябва да работи с няколко доставчици. Опитайте се да сведете до минимум броя на последните.

Изберете доставчици:

с които контрагентите на компанията вече работят и на които можете да прехвърлите значителен обем транзакции;
които имат максимален роуминг;
които могат да използват сертификатите за подпис на компанията (ако има такива).

Ценовият фактор не е необходимо да се взема предвид. Ако доставчикът няма роуминг с доставчиците на вашите контрагенти, той не е подходящ, дори ако услугите му са по-евтини.

Как да формализираме документооборота на фирмата

Преди да преминете към електронно управление на документи, трябва да формализирате движението на фирмените документи. Съставете или коригирайте, ако е необходимо:

1. Списък на документите, които компанията използва при работа с контрагенти.

2. Актуален списък на длъжностните лица, участващи в документооборота. Моля, посочете кой:

създава документ – качва го в личния акаунт на доставчика;
подписва документа. Тези служители ще се нуждаят от потребителско име и парола, за да влязат в личния си акаунт и сертификати за електронен подпис;
контролира подписването на документа от контрагента;
отпечатва документа и го архивира в папка или го записва на сървъра на компанията.

Този списък трябва постоянно да се актуализира. Веднага след напускане на служител електронният му подпис трябва да бъде анулиран и издаден на новоназначеното лице.

Подгответе и документирайте във вътрешния правилник график за движение на документите от момента на създаване до изпращане в архива (вж. ).

Как да подготвим персонала на компанията за преминаване към електронен документооборот

Колко бързо и успешно компанията ще премине към , зависи от служителите. За да им попречим да саботират проекта, е важно не да ги насилваме, а да ги убедим в ползите от иновациите.

Съществен разход при внедряването на електронен документооборот е заплащането на работното време на служителите, което те ще изразходват за обучение за работа в новата система и разрешаване на извънредни ситуации. Провеждайте централизирани усилия за достигане и обучение, за да намалите тези разходи.

Започнете да обяснявате и обучавате предварително - когато ръководството реши да премине към електронно управление на документи. Организирайте презентация, обясняваща принципите на работа за целия персонал на компанията, включително служителите, които не участват в електронното управление на документи.

Обърнете специално внимание на обучението на подписалите. Създайте им ясни и подробни инструкции, за предпочитане със скрийншоти: кой сайт да отидат, каква информация да въведат и къде, какви бутони да натиснат и в кой момент, как да работят със сертификата за подписване.

Следните аргументи ще помогнат да се убедят служителите да подкрепят проекта за въвеждане на електронно управление на документи:

По отношение на степента на отговорност на длъжностното лице електронният подпис не се различава от физическия;
Електронното управление на документи ви позволява бързо да създавате и обработвате документи. Не е необходимо да се обаждате и да разберете кога контрагентът ще подпише и изпрати необходимия документ;
документите няма да бъдат загубени. Ще бъде по-лесно да ги намерите.

Как да планираме разходите за внедряване на електронен документооборот

се състои от следните части:

1. Цената на услугите на доставчика е 10 000–20 000 рубли. на година, зависи от тарифния план. Разберете цените и бюджета за тях.

2. Цената на сертификат за електронен подпис е 1000–2000 рубли. на година, зависи от тарифния план на производителя на сертификата.

3. Заплати на служителите - допълнително заплащане или цената на времето, което персоналът ще отдели извън преките си задължения. Разходите зависят от продължителността на задачите и цената на един час работа на служителя.

Следните видове работа ще бъдат трудоемки: срещи и телефонни разговори с контрагенти, изготвяне на презентации и инструкции за контрагенти и служители на вашата компания, обучение на служители, разрешаване на извънредни ситуации (вж. ). Планирайте колко време ще отнеме.

Бюджетирайте не само заплатите на служителите, но и социалните вноски от тях.

4. Цената на автоматизацията – зависи от задачите, които компанията иска да реши, сложността на изпълнението им и цената на един час работа на разработчиците.

Приготвени от материали