FKS-1Ya

Fedorova A. A.

Institutul National

lor. Ecaterina cea Mare

Facultate:

Economie și management

Test

Conform contabilitatii

„1. Organizarea fluxului de documente.

2. Documentele ca sursă de informații financiare.”

Organizarea fluxului de documente

O întreprindere modernă generează o cantitate semnificativă de informații contabile. Tehnologia formării sale începe din momentul înregistrării, verificării, acceptării, procesării și înregistrării documentelor primare în cărțile, declarațiile, jurnalele relevante etc. Procesul de deplasare a acestor documente, începând de la pregătirea, acceptarea și prelucrarea lor în toate etapele și terminând cu predarea lor la arhivă, se numește de obicei flux documentar. Este reglementat de Reglementările privind documentele și fluxul de documente în contabilitate.

Fiecare dintre procedurile incluse în sistemul de flux de documente trebuie să conţină un set de operaţii specifice, a căror respectare asigură o organizare clară a fluxului de documente. Astfel, în etapa de acceptare a documentelor în departamentul de contabilitate, acestea sunt supuse verificării obligatorii atât în ​​formă (completitudine și corectitudine a documentelor, completarea detaliilor), cât și

continut (respectarea legalitatii evenimentelor economice consemnate in document, legatura logica a indicatorilor individuali). Pentru a evita reutilizarea, toate documentele primare care au fost supuse procesării trebuie să aibă o marcă, a cărei formă depinde de modalitatea de prelucrare a documentelor: în metoda manuală, data intrării în registrul contabil și în condiții de contabilitate automatizată, ștampila persoanei responsabile de prelucrarea acestora.

Documentele care au servit drept bază pentru calculul salariilor, precum și documentele anexate chitanțelor de numerar și ordinelor de debitare, trebuie anulate cu ștampila sau inscripția de mână „Primit” sau „Plătit” indicând data, luna și anul.

Fluxul de documente poate fi de intrare (documentele sosesc din exterior de la alte organizații), de ieșire (documentele compilate sunt destinate utilizatorilor externi) și intern (pregătite de angajații unei anumite organizații pentru propriile nevoi).

Organizarea fluxului de documente este realizată de contabilul-șef al companiei. Funcțiile sale includ dezvoltarea regulilor de flux de documente și a tehnologiei de prelucrare a informațiilor contabile, prezentate sub forma unui program de flux de documente. Scopul programului este de a efectua un control sistematic asupra pregătirii și calendarului trecerii documentelor primare consolidate între diviziile structurale individuale și transferul acestora către departamentul de contabilitate. Aici sunt supuse verificării oficiale și controlului de numărare sub forma unei verificări aritmetice, se stabilește legalitatea și oportunitatea tranzacțiilor comerciale înregistrate în acestea, sunt grupate corespunzător în timpul procesării în registrele contabile și se întocmesc formularele de raportare necesare.

Respectarea acestor condiții contribuie la o organizare mai clară a producției și vânzării produselor și, în consecință, la un profit mai mare.

Dacă în procesul de realizare a acestor acțiuni se descoperă inexactități, lipsa completării anumitor detalii, erori intenționate și neintenționate, fapte de abuz și fraudă, acțiunile ulterioare în lucrul cu documentele ar trebui suspendate. În funcție de natura și amploarea încălcărilor comise, acestea sunt returnate artiștilor executanți pentru revizuire. Documentele care respectă în totalitate cerințele sunt acceptate de departamentul de contabilitate. În funcție de natura acestor documente, contabilul le acceptă spre executare cu chitanță în copie de pe registru sau indicând lista documentelor ce urmează a fi depuse. De exemplu, la primirea unui raport de casă de la casierie pentru următoarea zi lucrătoare sub formă de bonuri de numerar și chitanțe de numerar anexate acestuia, împreună cu documentele justificative, contabilul semnează chitanța acestora în cartea de casă.

Procesul de prelucrare a documentelor primite de la executorii din departamentul de contabilitate cuprinde trei etape: impozitare, grupare si repartizare.

impozitare, sau preț, prevede transferul măsurilor naturale și ale muncii într-o măsură monetară generalizantă. De regulă, această procedură se efectuează în documentul primar însuși prin înmulțirea cantității corespunzătoare în natură (m, kg etc.) cu prețul unitar. Dacă documentul indică un contor de muncă exprimat în unități de timp - zile lucrătoare, ore, minute, atunci valoarea acestuia este înmulțită cu costul unei unități a acestui timp.

Gruparea reprezintă următoarea etapă a procesării contabile a documentelor. Acestea din urmă sunt selectate în pachete omogene în ceea ce privește conținutul economic al tranzacțiilor comerciale înregistrate în ele. Natura grupării este determinată de lista documentelor taxate depuse. Astfel, documentele privind primirea materialelor sunt grupate pe depozite, denumiri surselor de primire etc.; după consum - după denumire și direcție de utilizare:

♦ pentru nevoi de producţie;

♦ în scopuri neproductive (producție neindustrială și ferme etc.);

♦ vânzări externe etc.

Scopul grupării este de a pregăti date rezumative privind mișcarea anumitor tipuri de proprietăți și datorii pentru perioada de raportare. Acest lucru simplifică întreținerea contabilității primare.

Alocarea contului- indicarea în documentul primar a unei înregistrări contabile, adică corespondența conturilor pentru o anumită tranzacție comercială care decurge din conținutul documentului. Această etapă reprezintă un nivel superior de procesare a documentelor. Prin urmare, această procedură este efectuată, de regulă, de un contabil care lucrează într-o zonă separată independentă a procesului contabil. Un loc anume este prevăzut pentru prezentarea unei înregistrări contabile în document. Dacă există un document consolidat, atunci intrarea specificată este înregistrată la sfârșitul documentului.

Automatizarea procesului contabil a determinat cerințele sale pentru organizarea fluxului de documente. Au apărut instrumente software care asigură introducerea, stocarea, căutarea și vizualizarea documentelor în formă electronică. În anii 80 secolul trecut, s-a realizat ideea traducerii documentelor pe hârtie în formă electronică. Este întruchipat în sistemele electronice de management al documentelor (Document Management Systems).

Componentele unui sistem modern de automatizare a documentelor corporative sunt:

— sisteme de gestionare a bazelor de date. Principalul lor avantaj este oferirea accesului la informații structurate. Pe piața rusă acestea sunt sisteme Oracle, Informix, Sybase;

— Sisteme de clasă de management al documentelor care oferă traducerea documentelor pe hârtie în formă electronică și oferă acces la informații nestructurate.

Pentru implementarea acestei idei și accesul la gestionarea documentelor reprezentate în matrice mari pentru a asigura o căutare clară a informațiilor pe toate conținuturile, a fost dezvoltat și funcționează sistemul Excalibur EFS.

Pentru a gestiona cantități mici de informații, funcționează sistemul PC DOSv - un sistem de clasă Workflow care asigură automat fluxuri de transport pentru mutarea documentelor în formă electronică între executanți, divizii structurale și management.

Astfel, managementul documentelor se realizează în mare măsură prin introducerea tehnologiei informatice care utilizează software, precum și a rețelelor locale. Cu ajutorul acestuia din urmă problema este rezolvată

transfer de informatii. Acesta este un nivel complet nou de organizare a managementului documentelor, care ar trebui mai corect numit sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS).

În această arhivă electronică, documentele primare sunt plasate nu în dosare și directoare, ci, prin analogie cu documentele obișnuite, în mape electronice, rafturi, dulapuri și secții. Pentru a găsi rapid astfel de documente, EDMS dispune de un sistem special de căutare. Punctele de control ale căutării sunt data creării documentului, destinatarul, numele organizației, cuvintele cheie și alți parametri.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor vă permite să simplificați formarea unei serii de informații contabile, creează baza pentru eliminarea pierderii documentelor și crește controlul asupra executării comenzilor legate de pregătirea și procesarea documentelor și stocarea acestora. La fiecare etapă a formării fluxului de documente se asigură controlul preliminar, curent și ulterior.

La sfârșitul anului, toate documentele din departamentul de contabilitate sunt transferate în arhiva generală a organizației. Timpul în care rămân în arhivă este determinat de Lista documentelor tipizate generate în activitățile comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații, întreprinderi, cu indicarea perioadelor de păstrare (aprobată de Direcția Principală de Arhivă din cadrul Consiliului de Miniștri). URSS la 15 august 1988, astfel cum a fost modificată de Serviciul Fiscal de Stat al Federației Ruse și Serviciul Federal de Arhive din Rusia din 27 iunie 1996), precum și art. 17 din Legea Federației Ruse „Cu privire la contabilitate”. În conformitate cu aceasta, organizațiile trebuie să asigure păstrarea documentelor contabile primare, a registrelor contabile și a situațiilor financiare pe perioade stabilite în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani.

Organizația este, de asemenea, obligată să stocheze procedurile de codificare și programele informatice de prelucrare a datelor (indicând termenii de utilizare a acestora) timp de cel puțin cinci ani după anul în care au fost utilizate ultima dată pentru întocmirea situațiilor financiare. Perioada maximă de păstrare a documentelor este determinată pentru calculul salariilor atât pentru angajații plătiți, cât și pentru cei neplătiți (conturi personale, borderouri).

Depunerea documentelor la arhivă este precedată de anumite proceduri pregătitoare. Documentele trebuie sortate în dosare în funcție de omogenitatea tranzacțiilor comerciale finalizate, în ordine cronologică. Documentele de stocare permanentă și temporară sunt plasate în foldere diferite. Totuși, ceea ce au în comun este că sunt grupate pe fiecare perioadă de raportare (lună, trimestru, semestru, 9 luni, an). Documentele din foldere trebuie legate. La transferul documentelor în arhivă se întocmește un certificat.

Sechestrul de documente de la o organizație poate avea loc numai pe baza unor decizii în conformitate cu legislația în vigoare a organelor de anchetă, de cercetare preliminară și a parchetului, instanțelor judecătorești, inspectoratelor fiscale și poliției fiscale.

Sechestrarea documentelor se efectuează în prezența oficialilor organizației.

Reprezentantul organului prin ordinul căruia se ridică actele este obligat, la finalizarea sechestrului, să întocmească un inventar al documentelor ridicate. Sechestrul este documentat într-un protocol. O copie a acestuia se dă împotriva semnăturii angajatului organizației de la care au fost ridicate documentele relevante.

Contabilul-șef sau alt funcționar aflat în această situație are dreptul, cu permisiunea reprezentanților acestor organe, să facă copii de pe documentele sechestrate indicând temeiul și data sechestrului.

Nu este permisă confiscarea documentelor care constituie secret de stat.

Responsabilitatea personală pentru respectarea condițiilor și procedurii de stocare a documentelor contabile, registrelor contabile și situațiilor financiare revine șefului organizației.

Documentele ca sursă de informații financiare

Observația primară este prima verigă inițială a lanțului de funcționare a contabilității economice. Completitudinea și fiabilitatea informațiilor contabile pe care departamentul de contabilitate le va pregăti pentru utilizatorii săi depinde de modul în care sunt realizate. Prin urmare, se acordă multă atenție conținutului și pregătirii observației inițiale.

Procedura de observare inițială poate fi reprezentată schematic după cum urmează:

Pe baza rezultatelor observației inițiale se întocmește un document.

Dintre caracteristicile distinctive ale contabilității, cea mai semnificativă este documentarea acesteia. Numai că se caracterizează prin înregistrarea completă și documentată a tranzacțiilor comerciale.

Documentul este baza și confirmarea conturilor. Toate tranzacțiile comerciale sunt documentate. Acestea servesc ca documente contabile primare (PUD). Contabilitatea se face pe baza lor. Fără document, nu există evidență contabilă.

Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul producerii evenimentului economic. Dacă în această etapă procedura specificată nu este posibilă, atunci o astfel de condiție trebuie îndeplinită imediat după încheierea unui astfel de eveniment.

Documentele contabile primare stau la baza întocmirii documentelor contabile consolidate.

Documentație— înregistrarea unui eveniment economic (tranzacție comercială) cu un document. În sens larg, documentația contabilă reprezintă documente contabile primare, registre contabile și situații financiare.

Document(lat. docuraentum - exemplu instructiv, dovezi, probe) - un certificat scris cu completarea detaliilor necesare, dându-i putere juridică probantă. Este documentul care sta la baza sistemului informatic al intreprinderii. Importanța sa nu numai că nu a scăzut din cauza automatizării pe scară largă a activității contabile și de calcul din ultimii ani, dar a crescut și mai mult. Un sistem informatic modern este un complex hardware și software complex, ale cărui origini sunt documentul contabil primar care reflectă procesele de afaceri ale unei entități economice. Potrivit unor estimări străine, după două săptămâni de nefuncţionare a sistemelor informaţionale la 75% dintre companii, pierderea funcţionării devine critică sau completă. Pierderea bazelor de date în 80% dintre companii duce la falimentul acestora. Prin urmare, rolul documentelor este important în procesul de management operațional al activităților economice și implementarea funcțiilor de control și analitice. Cu ajutorul lor, se evaluează nivelul de calificare al managerilor și se formează rezultatele financiare ale organizației.

Devine posibil să se ofere un temei juridic pentru faptele vieții economice. Sunt una dintre principalele surse utilizate în procesul de analiză a activităților de afaceri, ceea ce face posibilă identificarea abaterilor de la planul de afaceri.

Cu ajutorul documentelor, se efectuează monitorizarea constantă a mișcării resurselor materiale, forței de muncă și financiare. Prin semnarea unui document, persoana autorizată în acest sens controlează legalitatea și oportunitatea operațiunii. Acest lucru promovează economiile și plasează responsabilitatea personală asupra fiecărui angajat care a semnat documentul pentru acțiunile pe care le efectuează. În acest fel, se exercită controlul asupra siguranței proprietății, acțiunile persoanelor responsabile din punct de vedere financiar și sunt relevate fapte de necinste sau abuz direct.

Dacă documentul este pregătit pe suport informatic, atunci organizația este obligată să facă o copie a acestuia pe hârtie pentru alți participanți la tranzacțiile comerciale, inclusiv autoritățile de reglementare.

În unele cazuri, cel mai adesea pentru uz intern, un document contabil este întocmit sub orice formă.

Un formular contabil este o foaie de hârtie liniată sub formă de linii, coloane (coloane, celule), în care informațiile despre tranzacțiile comerciale sunt introduse cu detalii pre-tipărite în ele. Recuzită (lat. requisitum - necesar, necesar) - o singură parte a documentului, indivizibilă, strict specificată. Acesta este în esență un element de informare care poartă o încărcare independentă de conținut. De exemplu, unitatea de măsură, codul materialului etc.

Detaliile sunt împărțite pas recunoscutȘi plin de înțeles.

Detalii recunoscute afișarea obiectelor contabile (denumirea mijloacelor fixe etc.).

Pentru a face documentul mai ușor de citit, detaliile sunt așezate compact într-un singur loc. Ele sunt adesea conturate cu linii groase.

Detaliile care au o caracteristică permanentă (numele organizației, semnătura etc.) sunt tipărite folosind o metodă tipografică.

Ca fapt de confirmare a unei tranzacții comerciale finalizate, documentul contabil primar trebuie întocmit și acceptat pentru contabilitate în forma conținută în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare de importanță intersectorială elaborate de Comitetul de Stat pentru Statistică al Federației Ruse. . O listă cu astfel de forme de documente contabile primare este elaborată în raport cu domeniile individuale ale contabilității. De exemplu, pentru contabilitatea mijloacelor fixe, a fost elaborată următoarea documentație contabilă primară, inclusiv 14 articole:

— act de recepție și transfer de mijloace fixe (cu excepția clădirilor și structurilor) (formular nr. OS-1);

— act de recepție și transfer al unei clădiri (structurii) (formular nr. OS-1a);

— act de acceptare și transfer de grupuri de mijloace fixe (cu excepția clădirilor și structurilor) (formular nr. OS-1 b);

— factura pentru deplasarea internă a mijloacelor fixe (formular nr. OS-2);

— act de recepție și transfer de instalații reparate, reconstruite și modernizate (formular nr. OS-3);

— să acționeze cu privire la radierea mijloacelor fixe (cu excepția vehiculelor) (formular nr. OS-4);

— acționează cu privire la radierea autovehiculelor (formular nr. OS-4 a);

— acționează asupra radierii grupurilor de mijloace fixe (cu excepția vehiculelor) (formular nr. OS-4 b);

— card de inventar pentru înregistrarea unui obiect de mijloc fix (formular nr. OS-6);

— card de inventar pentru contabilizarea grupului de mijloace fixe (formular nr. OS-6 a);

— cartea de inventar pentru evidența mijloacelor fixe (formular nr. OS-6 b);

— actul de recepție (primire) echipament (formular nr. OS-14);

— act de recepție și transfer de echipamente pentru instalare (formular nr. OS-15);

— acționează asupra defectelor echipamentelor identificate (formular nr. OS-16). În toate celelalte cazuri, ca documente a căror formă nu este prezentată în aceste albume, ele dobândesc forță de probă legală în mod egal cu documentele unificate dacă sunt prezente următoarele detalii obligatorii:

♦ denumirea documentului (împuternicire, carnet de depozit de materiale etc.);

♦ data întocmirii (data, lună, an);

♦ numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;

♦ unitate de măsură (în termeni fizici, cantitativi și monetari);

♦ denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea unei tranzacții comerciale și corectitudinea executării acesteia;

♦ semnăturile personale ale persoanelor indicate.

Aceste cerințe sunt consacrate în paragraful 2 al art. 9 din Legea „Cu privire la contabilitate”.

Recunoașterea ultimei cerințe într-o interpretare largă, și anume prin decodarea semnăturilor funcționarilor, inclusiv a cazurilor de creare a documentelor cu ajutorul tehnologiei informatice, sporește evidența juridică a faptelor specifice vieții economice consemnate în documentul relevant.

În cazul în care o întreprindere încalcă aceste cerințe legale pentru întocmirea documentelor primare, conducerea acesteia poate fi trasă la răspundere administrativă. Informațiile în sine conținute în astfel de documente sunt considerate nesigure.

Indiferent de modul în care este întocmit documentul - manual sau cu mașina, pentru a controla corectitudinea și legalitatea înregistrării evenimentelor economice, documentul trebuie să indice nu numai semnăturile personale ale funcționarilor, așa cum prevede Legea „Cu privire la contabilitate”, dar de asemenea decodificarea lor . Ultima condiție este stipulată în mod clar în clauza 13 din Regulamentul privind contabilitatea și raportarea financiară în Federația Rusă (aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n). Deși aceste documente sunt de niveluri diferite, respectarea ultimei condiții este obligatorie. Cert este că dacă ne întoarcem la conținutul clauzei 3 a art. 9 din Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate”, se afirmă în mod direct că „lista persoanelor care au dreptul de a semna documente contabile primare este aprobată de șeful organizației în acord cu contabilul șef”. Prin urmare, în înscris, împreună cu semnătura personală a persoanei care a întocmit documentul, trebuie să fie indicată transcrierea acestuia.

Semnăturile persoanelor identificate prin statut pentru întocmirea documentelor primare citibile automat pot fi înlocuite cu o parolă sau altă metodă de autorizare, dând dreptul de a identifica în mod unic semnătura persoanei corespunzătoare.

Autoritatea unui funcționar de a semna un document contabil primar este confirmată printr-un ordin al conducătorului unei entități economice de comun acord cu contabilul-șef și nu trebuie să se îndepărteze de lista persoanelor agreate de acesta pentru dreptul de a confirma valabilitatea tranzacții comerciale relevante.

Pe baza specificului documentelor individuale, detaliile de mai sus pot fi extinse. De exemplu, în conformitate cu Regulamentul privind plățile fără numerar din Federația Rusă, documentele de plată trebuie să îndeplinească cerințele standardelor stabilite și să conțină:

♦ denumirea actului de decontare și codul formularului conform OKUD OK 011-93;

♦ numărul documentului de plată, ziua, luna, anul emiterii acestuia. Data este indicată în cifre, luna în cuvinte și anul în cifre. Pe documentele de plată completate cu ajutorul tehnologiei informatice este permisă indicarea lunii cu cifre;

♦ tip de plată;

♦ numele plătitorului, numărul de cont al acestuia, numărul de identificare a contribuabilului (TIN);

♦ numele și locația băncii plătitorului, codul de identificare a băncii (BIC), numărul contului corespondent sau al subcontului;

♦ numele beneficiarului fondurilor, numărul contului acestuia, numărul de identificare a contribuabilului (TIN);

♦ denumirea și locația băncii destinatarului, codul de identificare a băncii (BIC), numărul contului corespondent sau al subcontului;

♦ scopul plății. Impozitul de plătit este evidențiat în documentul de plată ca un rând separat (în caz contrar trebuie să existe indicația că taxa nu este plătită;

♦ suma de plată, indicată în cifre și cuvinte;

♦ ordin de plată;

♦ tipul operațiunii în conformitate cu „Lista simbolurilor (cifrurilor) documentelor înregistrate în conturile bancare”;

♦ semnătura (semnătura) persoanelor autorizate (persoanele) și amprenta sigiliului (în cazurile stabilite);

♦ pe primul exemplar al documentului de plată (cu excepția unui cec) - semnătura șefului și contabilului șef al întreprinderii, indiferent de modalitatea de întocmire a documentului de plată, se aplică și ștampila sigiliului oficial; copie a comenzii.

În funcție de localizarea anumitor detalii în documente, forma acestora din urmă poate fi:

♦ zonal;

♦ chestionar;

♦ foaie de pontaj;

♦ combinate.

Forma zonală documentele este cea mai comună. Când este construit conform acestei forme, documentul este împărțit în zone separate. Fiecare detaliu este plasat în propria zonă, care este constantă pentru acest tip de document, ceea ce facilitează lucrul executorului direct cu ele.

Formular presupune plasarea numelui detaliilor în partea stângă a documentului și completarea lor una sub alta, adică de sus în jos.

Documentați în foaia de pontaj există o continuare a formei zonale. În ea (de exemplu, o foaie de salarizare), detaliile sunt aranjate vertical și orizontal, cu mai multe rânduri alocate pentru fiecare grup, formând un tabel (matrice) independent.

Document prezentat în forma combinata, combină caracteristicile construcției formelor discutate anterior - zonal și chestionar, chestionar și fișă de pontaj.

Pentru a preveni reutilizarea documentelor, un număr de documente trebuie anulate cu ștampila „Primit” sau „Plătit” care indică data (zi, lună, an). Acest lucru se aplică în primul rând documentelor monetare atașate ordinelor în numerar primite și ieșite.

Alte documente primare prelucrate trebuie să aibă un marcaj care exclude posibilitatea reutilizării lor: în cazul prelucrării manuale - data înscrierii în registrul contabil, iar în condițiile contabilității automatizate - amprenta ștampilei (indicarea codului) a angajat responsabil cu procesarea documentului relevant.

Adesea, pentru a evita înregistrările repetate în contabilitatea curentă, se face o inscripție sau amprentă pe documentul „La intrarea nr.... atașament... foi, data... 2004”. În conformitate cu procedura stabilită de lege, o serie de documente pot fi clasificate ca formulare stricte de raportare. Acestea din urmă trebuie numerotate și păstrate separat (carte de cecuri etc.).

Indicarea detaliilor necesare într-un document este de obicei numită compilare document.

Un document dobândește forță juridică dacă conține nu numai detaliile relevante, ci și semnăturile de autorizare necesare, rezoluțiile, sigiliile și ștampilele, în funcție de scopul documentului. Îndeplinirea acestor condiții o predetermina decor.

Pentru contabilul care a primit documentul, în această etapă principalul lucru este să stabilească nu atât prezența detaliilor obligatorii în acesta, cât să confirme legalitatea faptului vieții economice reflectate în acesta și să evalueze nivelul de influență. asupra rezultatelor finale ale activităților organizației. Se efectuează proceduri tehnice pentru a confirma corectitudinea calculelor și calculelor aritmetice. După aceasta, documentele sunt evaluate (taxate).

Lista literaturii folosite

1. Astahov V.P. Teoria contabilității Rostov n/a 2004

2. Belov A.A. Contabilitate. Teorie și practică M. 2004

3. Kuter M. I. Teoria contabilității M. 2004

4. Nikitin V.M. Teoria contabilității M. 2002

O.V. Kulagina, expert fiscal

Fluxul documentelor: îl construim „conform contabilității”

Documentele sunt atât create în cadrul organizației, cât și primite din exterior. Cea mai mare parte a documentelor sunt documentele primare, care trebuie să treacă prin departamentul de contabilitate. Și, uneori, contabilul trebuie să „scuture” aceste documente de la alte departamente. Vă vom spune cum să organizați fluxul de documente astfel încât documentele să ajungă la departamentul de contabilitate la timp.

Ce este fluxul de documente și de ce este necesar?

Pe parcursul „vieții”, un document trece prin mai multe etape: creare, procesare, transfer pentru depozitare și distrugere. Acesta este fluxul de documente. Acest proces poate fi reglementat folosind un program de flux de documente, instrucțiuni de flux de documente, reglementări privind fluxul de documente etc. Dar majoritatea organizațiilor folosesc un program de flux de documente Reglementări privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate, aprobate. Ministerul de Finanțe al URSS 29/07/83 Nr. 105.

ÎI SPUNEM MANAGERULUI

Schema fluxului de documente este unul dintre elementele sistemului de control intern(SVK) clauza 41 din Regula federală (Standard) de audit nr. 8, aprobată. Hotărârea Guvernului din 23 septembrie 2002 nr.696. Cu cât este mai mare fiabilitatea sistemului de control intern, cu atât este mai mare probabilitatea de a obține un raport de audit cu un număr minim de comentarii.

Contabilitatea, mai mult decât orice alt departament, este interesată de disponibilitatea unui astfel de document și de respectarea regulilor stabilite de acesta, deoarece din cauza primirii premature a contabilității primare, tranzacțiile nu se reflectă în perioada în care au fost efectuate și uneori apar chiar erori care trebuie corectate conform regulilor PBU 22 /2010. De exemplu, dacă șoferul de redirecționare nu a trimis facturile către departamentul de contabilitate la timp, atunci aceasta va trebui corectată ulterior ca o eroare, deoarece, în general, aceasta nu este o informație nouă pentru organizație și este nouă doar pentru contabil. care a primit documentul cu întârziere. În plus, pentru a deduce TVA la facturile primite de organizație la timp, dar care ajung în departamentul de contabilitate abia în trimestrul următor, conform autorităților fiscale, este necesară depunerea unei actualizări de la Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal din 30 martie 2012 Nr. ED-3-3/1057@.

Cu ajutorul unui grafic al fluxului de documente puteți numi persoane responsabile cu pregătirea și transferul documentelor, precum și stabilirea unor termene specifice pentru transferul documentelor primare către departamentul de contabilitate. Acest lucru va permite contabilului să primească documentele la timp. În plus, contabilul nu va trebui să explice fiecărui angajat ce documente trebuie depuse la departamentul de contabilitate și când.

Apropo, graficul fluxului de documente face parte din sistemul de control intern, iar fiecare organizație trebuie să stabilească controlul intern al activităților de afaceri. Acest lucru este impus de noua lege contabilă Artă. 19 din Legea din 6 decembrie 2011 Nr.402-FZ.

Elaborăm un program de flux de documente

Nu există o formă unificată a programului - fiecare organizație trebuie să o dezvolte în mod independent. Și cu cât organizația este mai mare, cu atât are mai multe tipuri de activități, cu atât programul ar trebui să fie mai detaliat.

Decizia asupra documentelor

În prima etapă, trebuie să subliniați gama de documente care sunt generate în procesul activităților organizației. Pe lângă casa de marcat primară zilnică, evidențele de inventar și personal, includeți în program documente pentru operațiuni care au loc rar (de exemplu, evenimente de divertisment și promoții). Executarea corectă a acestor documente este esențială pentru recunoașterea cheltuielilor.

De asemenea, graficul trebuie să descrie procesul de deplasare a documentelor care confirmă anumite fapte ale vieții economice, a căror apariție contabilul poate să nu cunoască, dar care trebuie reflectate în contabilitate.

Să explicăm cu un exemplu. În contabilitate și contabilitate fiscală, conturile de plătit către un furnizor lichidat trebuie să fie anulate ca venit la data înscrierii în Registrul Unificat de Stat al Entităților Juridice cu privire la lichidarea acestuia. clauza 6 PBU 4/99; clauza 16 PBU 9/99; subp. secolul al 18-lea 250 Cod fiscal al Federației Ruse. Dar contabilul nu este obligat să monitorizeze procesul de lichidare a contrapartidei pur și simplu pentru că aceasta nu este sarcina lui. Aceasta înseamnă că angajatul a cărui competență include lucrul cu conturile de plătit trebuie să raporteze lichidarea. Și sunt multe astfel de situații. Astfel de informații pot fi transmise departamentului de contabilitate sub formă de certificate sau memorii, care trebuie incluse și în graficul fluxului de documente. În exemplul nostru, angajatul responsabil trebuie să depună un extras din Registrul de stat unificat al persoanelor juridice.

Numim persoane responsabile

Totul este simplu cu documentele primare. Angajații ale căror responsabilități de serviciu includ întocmirea raportului primar sunt responsabili pentru executarea corectă a acestuia clauza 6, partea 2, art. 9 din Legea din 6 decembrie 2011 Nr.402-FZ. Acești angajați ar trebui să fie numiți responsabili pentru transferul documentelor către departamentul de contabilitate. Cu cât sunt mai puțini intermediari între redactorul de documente și departamentul de contabilitate, cu atât este mai mare șansa ca documentul să nu se piardă și să ajungă la timp.

Pentru a distribui responsabilitatea pentru pregătirea și transmiterea notelor sau certificatelor oficiale, numiți o persoană responsabilă în cadrul fiecărui departament. De exemplu:

• debitori problematici - manager senior de vanzari;
• deciziile reuniunii participanților organizației - consilier juridic principal;
• determinarea valorii de piata a proprietatii – specialist principal al departamentului de marketing de comun acord cu seful departamentului productie si tehnica;
• date privind concediile regulate pentru calcularea cuantumului pasivului estimat corespunzător (rezervei) - șeful departamentului de personal;
• determinarea duratei de viață utilă a unui mijloc fix – specialist principal al departamentului de producție și tehnic.

Dacă nu desemnați un funcționar responsabil, atunci dacă un document este pierdut sau termenul limită pentru depunerea acestuia este ratat, nu va fi pe cine să întrebați. Aceasta înseamnă că contabilul nu își va atinge obiectivele.

Stabilirea termenelor limită

Termenul în care un anumit angajat trebuie să depună documentele la departamentul de contabilitate este poate cel mai important în graficul fluxului de documente. Această perioadă poate fi stabilită ca o anumită zi a lunii sau numărul de zile care au trecut de la data întocmirii sau executării documentului. De asemenea, este necesar să se țină cont de faptul că contabilul poate avea nevoie de mai mult de o zi pentru a procesa documentele primite și a transfera datele din acestea în registru. De exemplu, într-o organizație, ziua de plată este stabilită pe 7. Contabilul grupului contabil calculează salariile pentru toate departamentele, iar toate documentele pentru înregistrarea orelor de lucru trebuie procesate, de exemplu, până în a 5-a zi a lunii. Prin urmare, foile de pontaj, comenzile pentru bonusuri etc. trebuie să fie primite de departamentul de contabilitate cel târziu în prima zi a lunii.

Nu uitați să indicați separat în grafic termenele limită de transmitere a documentelor pentru călătoriile de afaceri. Nu este un secret pentru nimeni că unii angajați au obiceiul să țină documente la ei până în ultima clipă și să se prezinte cu întârziere, nici măcar nu bănuiesc că termenul de depunere a raportului este stabilit prin lege. Prin urmare, în graficul fluxului de documente, notați obligația ca aceștia să raporteze în termen de trei zile de la încheierea călătoriilor de afaceri și clauza 26 din HG nr.749 din 13 octombrie 2008.

Așadar, s-a întocmit lista de documente, s-au stabilit termenele de trecere prin direcții și au fost desemnați responsabilii. Să trecem la design.

Alegerea unei metode de proiectare

Schema fluxului documentelor poate fi prezentat sub formă de text, tabele sau diagrame. Dacă organizația este mică și există puține documente, atunci un formular text este potrivit. Unii contabili preferă să întocmească o diagramă flux pentru fiecare document deoarece este clară, simplă și informativă. Dar modalitatea clasică de a proiecta un grafic este un tabel, în care fiecare linie conține informații despre un document. Este mai bine să dezvoltați un grafic în Excel, deoarece este convenabil să utilizați unele dintre funcțiile sale atunci când procesați date.

Indiferent de metoda pe care o alegeți, informațiile trebuie prezentate în așa fel încât programul să fie ușor de citit pentru angajații dumneavoastră responsabili cu mutarea documentelor. Prin urmare, documentele din program trebuie aranjate după un anumit principiu, de exemplu, în ordine alfabetică, apoi orice document poate fi găsit cu ușurință.

Această opțiune de design este convenabilă deoarece tabelul acoperă întreaga listă de documente și va fi folosit de toți angajații. Dar dacă există o mulțime de documente, atunci programul va fi greoi și greu de înțeles. Prin urmare, această formă este optimă pentru organizațiile mici.

Programul fluxului de documente (conform formularelor de document) poate arăta astfel.

Titlul documentului	Numarul copiilor	Crearea unui document		Prezentarea documentului				Termen de valabilitate	Depozitare
				OMS	La care	Când?
Ordin de plata	1	Senior Contabil		Senior Contabil	consultant bancar	În fiecare zi, nu mai târziu de ora 15.00	Senior Contabil
Comandă de primire M-4	1	Depozitar	Depozitar, lucrător în depozit sau reprezentant al furnizorului	Depozitar	Contabil secția uzine de petrol și gaze	10, 20 și 30 ale lunii	Contabil secția uzine de petrol și gaze	5 ani de la data radierii activelor valorificate pe acesta
Chitanță comandă numerar KO-1	1	Casier	Contabil șef, casier	Casier	Senior Contabil	În fiecare zi la sfârșitul zilei de lucru	Senior Contabil	5 ani de la 1 ianuarie a anului următor celui de compilare
Foaia de transport pentru camion	1	Manager logistica	Manager logistica, mecanic	Conducător auto	Contabil secția uzine de petrol și gaze	Zilnic	Contabil secția uzine de petrol și gaze

O altă opțiune este să aranjați documentele cu o ancoră:

• <или>la o tranzacție comercială;
• <или>la funcții și profesii;
• <или>la diviziunile structurale.

De exemplu, pentru fiecare tranzacție comercială este descris un bloc de documente care trebuie compilat, deplasarea acestora, persoanele responsabile, termenii și locațiile de depozitare. Documentele în sine în cadrul blocului pot fi aranjate în ordinea în care au fost întocmite. Acest grafic este ușor de citit, deoarece toate informațiile necesare pentru un anumit angajat sau unitate structurală sunt grupate într-un singur loc. Dezavantajele unei astfel de prezentări de informații sunt repetarea repetată a acelorași documente primare pentru diferite operațiuni, de exemplu, ordine de numerar, ordine de plată, extrase contabile, facturi. Prin urmare, elaborarea unui astfel de program va dura mai mult timp, dar este ușor să faceți un extras din acesta pentru un anumit angajat. Puteți utiliza acest grafic ca exemplu.

numele operațiunii	Titlul documentului	Numarul copiilor	Crearea unui document		Prezentarea documentului			Responsabil cu procesarea documentelor	Termen de valabilitate	Depozitare
			Cine este responsabil pentru crearea și designul	Cine aprobă (aprobă, semnează)	OMS	La care	Când?
Plata facturilor emise de furnizori	O factură pentru plată	1	Directorul diviziei de achiziții	Șef departament Achiziții	Directorul diviziei de achiziții	Contabil șef	În ziua eliberării vizei de către șeful departamentului achiziții	-	5 ani de la 1 ianuarie a anului următor celui de plată	Înainte de sfârșitul anului calendaristic - cameră. 301, apoi - camera. 308
	Lista plăților planificate	1	Contabil șef	Supraveghetor	Contabil șef	Senior Contabil	În fiecare zi, nu mai târziu de ora 12.00	Senior Contabil	1 an de la data întocmirii
	Ordin de plata	1	Senior Contabil	Manager, contabil șef	Senior Contabil	consultant bancar	În fiecare zi, nu mai târziu de ora 15.00	Senior Contabil	5 ani de la 1 ianuarie a anului următor celui de compilare

Programul terminat trebuie aprobat și pus în aplicare de către manager prin ordinul acestuia.

O punem în practică

Acum trecem la etapa de „notificare”. Fiecare angajat implicat în fluxul de documente trebuie să știe ce, cum și când este obligat să facă. Există două opțiuni:

• <или>întocmește o fișă suplimentară la graficul fluxului de documente, în care angajații își vor lăsa semnăturile care indică familiaritatea cu programul.

Costurile cu forța de muncă ale contabilului pentru această opțiune sunt minime, dar va fi dificil pentru angajat să-și amintească ce, cui și în ce interval de timp trebuie să se transfere;

• <или>face extrase din program pentru fiecare angajat și distribuie-le împotriva semnăturii. Funcția Excel „Date - Filter - AutoFilter” vă va ajuta să faceți rapid un extras din programul unui angajat. Documentele care se aplică tuturor angajaților simultan, de exemplu, concediu medical, rapoarte de cheltuieli, trebuie incluse și în declarație prin plasarea mai multor filtre cu condiția „sau”.

Un extras din programul fluxului de documente care utilizează simultan două filtre „specialist departament service” și „angajat” cu condiția „sau” în coloana „Prezentare document → Cine” din program arată astfel.

Dar acest lucru nu este suficient; documentul trebuie respectat cu strictețe de către toate departamentele. Pentru a implementa cu succes inovațiile:

• <или>efectuați modificări la fișele de post ale angajaților: furnizați un link către graficul fluxului de documente, includeți în responsabilități respectarea termenelor de depunere a documentelor. De exemplu, descrierea postului unui depozitar după efectuarea modificărilor poate arăta astfel (modificările sunt scrise cu caractere cursive).

DESCRIEREA POSTULUI
depozitar

2. Responsabilitățile postului:

Acceptă valori materiale;

- verifică conformitatea materialelor acceptate pentru depozitare cu documentele însoțitoare;

- întocmește documente în conformitate cu graficul de flux de documente pentru primirea și anularea materialelor;

Ține evidența disponibilității materialelor în depozit și menține documentația de raportare privind deplasarea acestora;

Participă la realizarea inventarelor.

Depozitarul este obligat:

Purtați îmbrăcăminte specială la locul de muncă;

Respecta reglementarile interne de munca;

- respectă termenele de depunere a documentelor stabilite prin graficul fluxului documentelor.

• <или>stabiliți obligația de a respecta termenele de transfer de documente prin ordin al organizației, dacă nu aveți fișe de post.

În vederea organizării raționale a fluxului de documente

EU COMAND:

1. Toți angajații Kalinka LLC, atunci când întocmesc, primesc, procesează și transferă documente, trebuie să fie ghidați de graficul fluxului de documente.

2. Respectați cu strictețe termenele de transfer de documente stabilite prin graficul de flux de documente.

3. Încredințați controlul asupra executării ordinului contabilului șef.

Este posibil să se includă în regulamentul bonusului o condiție privind o reducere a mărimii bonusului sau o reducere a bonusurilor dacă sunt încălcate termenele de transfer a documentelor. Aceasta este o măsură extremă, dar pedeapsa în ruble este de obicei cea mai eficientă.

SCHIMB DE EXPERIENTA

Contabil șef al MM Industry LLC

„O altă dificultate în implementarea unui program de flux de documente este că nu toți angajații sunt pregătiți să-l respecte. Una dintre modalitățile eficiente de a obliga angajații să respecte programul este modificarea mărimii bonusului. De exemplu, in cadrul firmei noastre, regulamentele de bonusuri stabilesc procedura de calcul a bonusurilor in functie de rezultatele obtinute. Și definește, de asemenea, cazurile în care și cu cât poate fi redusă prima. În special, am indicat ca unul dintre motivele pentru reducerea mărimii bonusului următoarele: „Încălcarea termenelor stabilite prin ordine și instrucțiuni ale administrației la depunerea documentelor financiare către departamentul de contabilitate”. Această măsură a făcut posibilă realizarea unui transfer de 100% a facturilor către departamentul de contabilitate până în a 15-a zi a lunii a.”

Atunci când se utilizează un program de flux de documente, este adesea relevat un dezechilibru al unor termene limită. De exemplu, un document a fost aprobat de mult timp, iar termenul limită pentru depunerea lui a trecut deja. O situație comună: apar noi tipuri de activități, documentele pentru care nu sunt luate în considerare în graficul fluxului de documente. De exemplu, o organizație a început să lucreze cu cambii sau monedă electronică. Este imposibil să previi toate nuanțele în avans, dar nu este nimic în neregulă cu asta: poți face modificări programului, îmbunătățindu-l treptat.

Organizarea fluxului de documente în Serviciul Fiscal Federal nr. 30

Fluxul de documente este mișcarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii.

Principala regulă pentru organizarea fluxului de documente este trecerea promptă a unui document de-a lungul celei mai scurte și directe rute cu cel mai mic timp.

Schematic, locul fluxului de documente în sistemul de suport al documentației de management poate fi reprezentat după cum urmează (Fig. 2).

Fig.2.

Fluxul documentelor include mai multe etape:

Recepția și procesarea primară (sau procesarea de transmitere) a documentelor primite;

Revizuirea preliminară a documentelor de către un serviciu autorizat;

Înregistrarea documentelor;

Organizarea circulației documentelor în cadrul organizației (inclusiv lucrări de informare și referință, aducerea documentelor la executanți, monitorizarea executării acestora, precum și obținerea aprobării și semnarea proiectelor de documente);

Prelucrarea (transmiterea) documentelor executate și trimise.

Întregul flux documentar al organelor fiscale este format din fluxuri de documente, care sunt fluxuri de documente care circulă între punctele de prelucrare și creare a informațiilor (șef, specialiști) și punctele de prelucrare tehnică a documentelor: secretariat, serviciu de copiere etc.

Se pot distinge următoarele fluxuri de documente:

Fluxul documentației de intrare, constând în documente primite de organele fiscale;

Fluxuri de documentație internă, constând în documente create de autoritățile fiscale și care nu sunt destinate să depășească limitele acesteia;

Un flux de documentație de ieșire constând în documente destinate a fi trimise altor organizații sau cetățeni.

În fiecare dintre fluxurile de documente, se disting fluxurile de documente de al doilea nivel. De exemplu, documentele primite de o instituție pot include documente de la organizații de nivel superior, de la organizații terțe, solicitări de la cetățeni etc. Documentele de ieșire pot consta și în documente trimise organizațiilor de nivel superior, organizațiilor terțe, cetățenilor, etc. Documentele interne includ fluxuri separate de documente întocmesc documente administrative, protocoale, informații și documente de referință (rapoarte, memorii etc.). Fiecare flux de document are propriul model de flux de documente (Anexele 4-9).

Propun să luăm în considerare circulația documentelor în autoritățile fiscale folosind exemplul organizării fluxului de documente al Inspectoratului Serviciului Fiscal Federal al Rusiei nr. 30 pentru Republica Bashkortostan.

Serviciul Fiscal Federal al Rusiei nr. 30 pentru Republica Belarus este un organism executiv federal autorizat care efectuează înregistrarea de stat a persoanelor juridice, persoanelor fizice ca antreprenori individuali și fermelor țărănești, precum și un organism executiv federal autorizat care oferă reprezentare în cazurile și procedurile de faliment falimentul cererilor de plată a plăților obligatorii și creanțelor Federației Ruse pentru obligații bănești.

Inspectoratul Serviciului Fiscal Federal nr. 30 este direct subordonat Oficiului Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Republica Bashkortostan.

Federal Tax Service No. 30 este situat la: 450095, Rusia, Republica Bashkortostan, Ufa, st. Levitana, casa 14.

Șeful serviciului - Marnyukov Alexander Viktorovich.

Structura Serviciului Fiscal Federal nr. 30 include următoarele departamente:

Directia generala si suport economic.

Departamentul suport financiar.

Departamentul legal.

Departamentul de evidență și contabilitate a contribuabililor.

Departamentul Relații cu Contribuabilii.

Departamentul Tehnologia Informației.

Compartiment introducere si prelucrare date.

Departamentul de contabilitate, raportare si analiza.

Departamentul de decontare a datoriilor.

Departamentul de inspecție de birou nr. 1.

Departamentul de inspecție de birou nr. 2.

Departamentul de inspecție la fața locului.

Departamentul de audit fiscal.

Departamentul de control operațional.

Locuri de muncă izolate geografic:

TORM în districtul Karmaskalinsky.

TORM în regiunea Arhangelsk.

Funcția de gestionare a biroului Serviciului Federal de Impozite este atribuită departamentului de sprijin general și economic, care, totuși, nu exclude îndeplinirea funcțiilor de management al biroului de către alte departamente de inspecție. Prin urmare, procesul Inspectoratului DOU al Serviciului Fiscal Federal, pe de o parte, este centralizat, deoarece funcții precum primirea și înregistrarea întregii corespondențe primite; înregistrarea și expedierea întregii corespondențe trimise; contabilitatea, înregistrarea și controlul executării ordinelor și instrucțiunilor emise; controlul executării deciziilor și instrucțiunilor din procesele-verbale de ședințe cu șeful inspecției, instrucțiuni de la șef, se realizează direct de către compartimentul general și de sprijin economic, pe de altă parte, procesul instituției de învățământ preșcolar este descentralizat, din moment ce evidența contabilă și controlul executării documentelor de intrare transmise direct șefului, adjunctul acestuia sau șefilor de departamente de inspecție; Contabilitatea și controlul executării instrucțiunilor managerului, adjunctului acestuia și șefilor de departamente se efectuează de către personalul de recepție al managerului și adjuncții sau angajații de departament.

Sarcinile, funcțiile și procedura de funcționare ale compartimentului general și de sprijin economic sunt determinate de reglementările privind compartimentul, iar drepturile, îndatoririle și responsabilitățile angajaților acestui departament, precum și ale angajaților altor compartimente aferente muncii de birou, sunt determinate de fișele posturilor relevante (Anexa 2, 3).

Principalul document care reglementează fluxul de documente al Serviciului Fiscal Federal nr. 30 este Instrucțiunile standard temporare pentru munca de birou în Oficiul Serviciului Fiscal Federal pentru Republica Bashkortostan, aprobate prin Ordinul Oficiului din 29 decembrie 2006 nr. 621/19-04. Această instrucțiune a fost elaborată pe baza prevederilor actelor juridice de reglementare și normativ-metodologice în domeniul organizării și implementării muncii de birou în Federația Rusă.

Prevederile Instrucțiunilor determină regulile de lucru cu toate documentele din Serviciul Federal de Taxe și Serviciul Federal de Taxe pentru Republica Bashkortostan, cu excepția acelor, procedura de lucru cu care este reglementată de reglementări speciale.

Pentru a lucra eficient cu documentele, în activitățile autorităților fiscale a fost introdus un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS). Acest sistem a fost creat pe baza pachetului software BOSS-Referent dezvoltat de compania IT pe platforma Lotus Domino/Notes. Inspectoratul Serviciului Fiscal Federal nr. 30 lucrează cu o versiune adaptată pentru inspecțiile teritoriale ale Serviciului Fiscal Federal - „regiunea SED”.

În general, funcționalitatea Regiunii EDMS acoperă toate procesele cheie ale autorității fiscale în domeniul suportului documentației pentru management:

Prelucrarea documentației de intrare/ieșire, inclusiv cererile contribuabililor;

Lucrul cu documente organizatorice și administrative, memorii și instrucțiuni, inclusiv coordonarea și semnarea documentelor;

Mentinerea directoarelor departamentale unificate (structura organizatorica a departamentului, informatii despre angajati etc.).

Arhitectura EDMS este construită ținând cont de structura ierarhică a autorităților fiscale și conține peste 50 de baze de date.

Caracteristica principală a Serviciului Fiscal Federal este un sistem de birouri pe trei niveluri. Nu numai șeful de departament, ci și adjuncții săi, precum și șefii de departamente au propriul birou. În acest sens, la nivelurile biroului central și departamentelor funcționează o structură cu mai multe birouri, ceea ce face posibilă asigurarea faptului că numai acei utilizatori care au drepturi de acces adecvate lucrează cu documente ale diferitelor grupuri.

Angajații inspectoratelor raionale lucrează cu bazele de date „Chancery-IFTS”, create special pentru fiecare inspecție.

EDMS generează automat registre săptămânale ale documentelor livrate și înregistrate în departamentele de servicii fiscale, care sunt transferate la sediul central. Registre similare sunt primite de la inspectoratele raionale către departamentul relevant.

De asemenea, baze de date precum „Pentru uz oficial” (pentru documente cu un grad ridicat de confidențialitate) și „Declarații de cetățeni” (pentru solicitările contribuabililor) sunt împărțite pentru biroul central, departamente și inspecții.

EDMS al Serviciului Federal de Taxe a implementat capacitatea de a arhiva documente în baza de date Office. Arhivele departamentelor regionale, inspectoratelor și biroului central sunt autonome.

A fost dezvoltat special pentru angajații serviciilor fiscale un sistem de învățământ la distanță, care ia în considerare toate caracteristicile EDMS al Serviciului Fiscal Federal și este modulul acestuia.

Toate tranzacțiile comerciale sunt reflectate în evidențele fiscale și contabile pe baza documentelor primare. Pentru funcționarea normală este necesar ca aceștia să ajungă la departamentul de contabilitate în timp util. În consecință, trebuie organizat procesul de emitere a documentelor și transferul acestora între diviziile organizației (cu excepția cazului în care, desigur, întregul flux de documente este gestionat de o singură persoană). Și tocmai pentru a face acest lucru - pentru a organiza procedurile interne și controlul asupra emiterii documentelor - ei întocmesc un astfel de document ca un program de flux de documente.

Faptul că circulația documentelor primare într-o organizație trebuie să aibă loc în conformitate cu graficul fluxului de documente este menționat în clauza 15 din Regulamentul privind contabilitatea și raportarea financiară din Federația Rusă, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din iulie. 29, 1998 N 34n.

Notă: responsabilitatea pentru nerespectarea unui program nu a fost stabilită. Acest document este întocmit în primul rând în interesul organizației în sine. Dacă nu ați avut până acum un program, acum este momentul să vă gândiți la necesitatea unuia. La urma urmei, începând cu 2013, organizațiile simplificate vor fi obligate să țină înregistrări contabile în întregime (clauza 1, clauza 1, articolul 2 și clauza 1, articolul 6 din Legea federală din 6 decembrie 2011 N 402-FZ). Aceasta înseamnă că vor crește și cerințele pentru executarea la timp și competentă a documentelor.

Cerințele pentru graficul fluxului de documente sunt stabilite prin Regulamentul privind documentele și fluxul documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul de Finanțe al URSS la 29 iulie 1983 N 105 (denumit în continuare Regulamente).

Scopul graficului este stabilirea ordinii în care vor fi întocmite documentele în organizație. În acest sens, este recomandabil să includeți următoarele informații:

— cine emite un anumit document primar și când;

— când și de către cine este transferat documentul către departamentul de contabilitate;

— cine este responsabil pentru crearea și transmiterea documentului;

— care dintre angajați prelucrează documentul și pentru cât timp;

— cât timp trebuie păstrat documentul în organizație.

În mod obișnuit, se utilizează o versiune tabelară a programului de flux de documente, a cărei formă aproximativă este propusă de Regulamentul nr. 105.

Aprobat prin Ordinul N _____

din "__"___________ 20__

Nume document

Crearea unui document

Verificarea documentelor

Prelucrarea documentelor

Transferați în arhivă

Cantitate copii

Responsabil pentru un extras

Responsabil pentru înregistrare

Responsabil pentru executare

Termen execuţie

Responsabil pentru verificare

OMS este

Ordin reprezentare

Termen reprezentare

OMS execută

Termen execuţie

OMS execută

Termen transferuri

Proiectul de program pregătit este înaintat spre aprobare șefului organizației, după care fiecare angajat care realizează programul de deplasare a documentelor trebuie să fie familiarizat cu acesta.

Acest lucru se poate realiza prin înmânarea fiecărui angajat un extras din graficul fluxului de documente, în care sunt enumerate toate documentele aferente domeniului de activitate al angajatului specific și, de asemenea, se indică la ce divizie a companiei și în ce interval de timp este obligat să depună documente relevante. Trebuie avut în vedere faptul că responsabilitatea pentru respectarea graficului fluxului documentelor revine executorilor săi, iar controlul asupra respectării graficului fluxului documentelor este exercitat de contabilul-șef al companiei.

De regulă, clasificarea documentelor companiei se realizează prin combinarea acestora în fișiere, iar un caz include doar documente legate de o problemă sau un domeniu al activităților companiei. O carte de referință care vă permite să înțelegeți lista cazurilor deschise într-o organizație este nomenclatorul cazurilor. În munca de birou, nomenclatura cazurilor este înțeleasă ca o listă sistematică a numelor cazurilor deschise într-o organizație, indicând perioadele de stocare ale acestora, așa cum este indicat în GOST R 51141-98.

Trebuie remarcat faptul că nomenclatorul fișierelor ar trebui elaborat în orice organizație, deoarece aplicarea sa practică este direct legată de determinarea ordinii de stocare a documentelor organizației. Vă reamintim că cerința de a stoca documentele organizațiilor pentru anumite perioade este propusă de legislația contabilă și fiscală a Rusiei, precum și de alte reglementări.

Întrucât nomenclatura, pe lângă titlurile de caz, conține și perioade de stocare a documentelor, utilizarea sa oferă de fapt organizației posibilitatea de a efectua un fel de examinare a valorii documentelor în stadiul inițial al formării dosarelor.

În plus, nomenclatura este utilizată și la întocmirea inventarelor de cutii de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani), precum și pentru evidența cazurilor de depozitare temporară (până la 10 ani).

Printre altele, observăm că, în conformitate cu nomenclatura, fiecărui caz deschis într-o organizație i se atribuie propriul index - o denumire digitală și (sau) alfanumerică aplicată pe copertă și, prin urmare, utilizarea sa este posibilă și la elaborarea unei înregistrări a documentului. sistem.

Kulyukina N.A. De ce aveți nevoie de un program de flux de documente și cum să îl întocmiți // Simplificat. 2012. N 9. P. 24 - 31.

Reglementarea fluxului de documente prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal din 31 iulie 2014 nr. ММВ-7-6/398. Declarații informative. Documente electronice neformalizate E-mailuri de ieșire „Contestații”: ​​Avizele primite de la fisc.

Serviciul Fiscal a aprobat prin Ordinul nr. 2/149@ din 15.04.2015 . Acest ordin a fost publicat pe portalul www.pravo.gov.ru la 14 august 2015 și a intrat în vigoare la 25 august 2015.

Necesitatea adoptării Ordinului este evidentă. Cert este că prima parte a Codului Fiscal stabilește numeroase reguli cu privire la transmiterea documentelor de la organele fiscale către contribuabili și a documentelor de răspuns obligatorii în sens invers. În acest caz, se stabilesc termenele în care contribuabilul trebuie să dea un răspuns.

Potrivit paragrafului 4 al art. 31 din Codul fiscal al Federației Ruse, documentele utilizate de autoritățile fiscale în exercitarea atribuțiilor lor în relațiile reglementate de legislația privind impozitele și taxele pot fi, în special, transferate în formă electronică prin canale de telecomunicații printr-un operator de gestionare a documentelor electronice. sau prin contul personal al contribuabilului, dacă procedura de transfer al acestora nu este prevăzută direct de Codul Fiscal al Federației Ruse. Persoanele cărora le este încredințată de către Codul Fiscal al Federației Ruse obligația de a depune o declarație fiscală (calcul) în formă electronică, aceste documente sunt trimise de către autoritatea fiscală în formă electronică prin canale de telecomunicații printr-un operator de gestionare a documentelor electronice.

În plus, persoanelor cărora le este încredințată de către Codul Fiscal al Federației Ruse obligația de a depune o declarație fiscală (calcul) în formă electronică, astfel de documente sunt trimise de către autoritatea fiscală în formă electronică prin canale de telecomunicații printr-un operator de gestionare a documentelor electronice. sau contul personal al contribuabilului, adică nu se trimit prin poștă sau se prezintă personal.

În procesul de gestionare a documentelor electronice, părțile schimbă următoarele documente electronice:

Recurs;

Mesaj informativ despre împuternicire;

chitanta de admitere;

Notificarea refuzului admiterii;

Confirmarea datei de expediere;

Confirmarea datei primirii;

Aviz de primire;

Răspuns la cerere;

Mesaj de eroare.

Autoritățile fiscale furnizează servicii de informare în formă electronică folosind TCS dacă contribuabilul (reprezentantul) interacționează electronic cu autoritățile fiscale folosind TCS și este înregistrat ca participant la fluxul de documente electronice în conformitate cu cerințele Sistemului.
Baza pentru informarea contribuabililor și furnizarea autorităților fiscale a serviciilor de informare în formă electronică în temeiul TCS este o cerere (cerere) a contribuabilului (reprezentantului) în formă electronică, semnată prin semnătura electronică a contribuabilului (reprezentantului) către organul fiscal de la locul respectiv. de înregistrare a contribuabilului.
Serviciile de informare către contribuabili (reprezentanți) includ furnizarea de către autoritățile fiscale în formă electronică a următoarelor documente:

Certificat privind starea decontărilor pentru impozite, taxe, penalități și amenzi. Forma documentului a fost aprobată prin Ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 18 ianuarie 2008 nr. 9n (Anexa nr. 8.9 la Regulamentul Administrativ al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei);

Extragerea tranzactiilor pentru decontari cu bugetul. Forma documentului este dată în Anexa nr. 7;

Lista declarațiilor fiscale (calculelor) și situațiilor financiare depuse în anul de raportare. Forma documentului este dată în Anexa nr. 8;

Un act de reconciliere a calculelor pentru impozite, taxe, penalități și amenzi, a cărui formă a fost aprobată prin ordin al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 20 august 2007 N MM-3-25/494@. Documentul furnizat pentru acest serviciu constă dintr-o pagină de titlu și secțiunea II a actului pentru o anumită listă de taxe.
Răspunsurile la solicitări sunt generate automat pe baza datelor din resursele de informații ale autorităților fiscale.

Formularele documentelor (act, extras, listă, certificat) sunt fișiere RTF, XML, EXCEL. În acest caz, numele fișierelor în formatele RTF și EXCEL trebuie să se potrivească cu numele fișierului în format XML, dar cu extensia .rtf, .xls.

Atunci când furnizează servicii de informare unui contribuabil (reprezentant), formularele de documente (act, extras, listă, certificat) în general pentru organizație sunt fișiere XML.
Interacțiunea informațiilor în formă electronică conform TKS se realizează între contribuabili (reprezentanți) și autoritățile fiscale, în care contribuabilii sunt înregistrați la locația organizației, locația diviziilor sale separate, locul de reședință al unei persoane, precum și ca la locația proprietății imobiliare, a fondurilor de transport și a altor motive prevăzute de Codul fiscal al Federației Ruse.
Contribuabilii clasificați drept cei mai mari (denumiti în continuare cei mai mari contribuabili) (reprezentanți) realizează interacțiunea informatică prin intermediul TKS cu autoritatea fiscală de la locul de înregistrare ca cel mai mare contribuabil. Autoritățile fiscale de la locația celui mai mare contribuabil, locația diviziilor sale separate, precum și la locația imobilelor și vehiculelor deținute de acestea și din alte motive prevăzute de Codul Fiscal al Federației Ruse interacționează cu cel mai mare contribuabilii prin organul fiscal de la locul de înregistrare ca cel mai mare contribuabil .

Interacțiunea informațiilor dintre contribuabil și organul fiscal prin intermediul unui operator special sau direct se realizează în formă criptată, cu excepția confirmării datei expedierii, confirmării datei primirii, trimiterii prin poștă de către organele fiscale, notificării de primire și mesaje de eroare.
Documentele sunt criptate de expeditor pentru destinatar.
Dacă este imposibilă decriptarea documentului electronic primit, destinatarul generează și trimite un mesaj de eroare expeditorului.

Participanții la interacțiunea informațională asigură stocarea documentelor electronice în formă electronică în modul și în termenele stabilite de legislația Federației Ruse și de prezentele Recomandări Metodologice.

Software-ul și hardware-ul autorității fiscale și un operator de telecomunicații specializat care asigură fluxul de documente electronice trebuie să funcționeze non-stop. Caracteristicile de timp pentru îndeplinirea funcțiilor (2 ore, 4 ore) se aplică funcționării automate a complexului de recepție al organului fiscal.
La trimiterea unei contestații sau a unei cereri electronic prin TCS de către un reprezentant al contribuabilului, se furnizează la impozit o procură (copie după procură) care confirmă dreptul reprezentantului de a primi servicii de informare sau un răspuns de la organul fiscal. autoritate înainte de depunerea cererii (cererii). O copie a procurii se păstrează de către organul fiscal timp de 3 ani de la expirarea procurii.

Funcționarii contribuabilului (reprezentant), autorității fiscale, operatorului special, ale căror atribuții sunt stabilite (confirmate) în conformitate cu legislația Federației Ruse, au dreptul de a semna documentele care participă la gestionarea documentelor electronice cu semnătură electronică.
Informațiile privind o cerere (cerere) nu sunt furnizate contribuabilului (reprezentantului său) din următoarele motive:

Transmiterea unei cereri (cerere) de către un contribuabil (reprezentant) către o autoritate fiscală a cărei competență nu include furnizarea de informații cu privire la cerere (cerere);

Nerespectarea cererii (contestației) contribuabilului (reprezentantului) cu formatul stabilit;

Transmiterea de către un reprezentant al contribuabilului a unei cereri (apel) fără a atașa un mesaj informativ despre împuternicire, confirmând în modul prescris autoritatea reprezentantului de a primi informații la cerere;

Data de la care sunt solicitate informațiile este ulterioară datei solicitării; - lipsește semnătura electronică a contribuabilului (reprezentantului), titularul semnăturii electronice care a semnat cererea (cererea) nu are autoritatea corespunzătoare, datele semnatarului din cerere (cerere) nu corespund cu datele titularului certificatul cheie de semnătură, semnătura electronică nu corespunde documentului.

În acest caz, contribuabilului (reprezentantul) i se transmite o notificare de refuz de a accepta, indicând motivul refuzului.
Răspunsul la cerere, scrisoarea organului fiscal, primirea de acceptare sau înștiințarea de refuz de acceptare se semnează prin semnătura electronică a funcționarului autorității fiscale și se transmite contribuabilului (reprezentantului) prin TKS.

O solicitare conține informații despre un contribuabil pentru un an de raportare, pentru o perioadă. Doar unul dintre documente poate fi solicitat într-o singură cerere.

Când un contribuabil (reprezentant) trimite o solicitare pentru a primi informații despre organizație în ansamblu, identificatorul destinatarului final în numele fișierului și detaliile „Inspectoratul Serviciului Fiscal Federal” sunt completate egal cu „0000”. Detaliul „Punctul de control al contribuabililor” nu este completat.

Ca răspuns la o solicitare de informații privind organizația în ansamblu, contribuabilului (reprezentantului) i se transmite un set de răspunsuri și/sau notificări de refuz de a accepta, generate de organele fiscale de la locul de înregistrare a contribuabilului, locația al organizației, locația diviziilor sale separate, precum și la locație imobilele și vehiculele care le aparțin și din alte motive prevăzute de Codul fiscal al Federației Ruse.

Detaliile suplimentare ale cererii (KBK, OKATO) pot fi completate la solicitarea unui extras al tranzacțiilor de decontare bugetară. Dacă nu se completează detalii suplimentare, se generează răspuns la cerere pentru toate obligațiile fiscale ale contribuabilului.

„Actul de reconciliere a calculelor pentru impozite, taxe, penalități și amenzi” are ca scop doar informarea plătitorului despre stadiul calculelor sale și nu este supus returnării organului fiscal cu câmpurile „Date contribuabil”, „Diferențe” , „Rezultatele reconcilierii comune” finalizate.

În cererea de furnizare a unui „Act de reconciliere a calculelor impozitelor, taxelor, penalităților și amenzilor”, este obligatorie indicarea KBK, OKATO.
Un certificat privind starea decontărilor pentru impozite, taxe, penalități și amenzi este generat de organul fiscal pentru toate obligațiile fiscale deschise cu organul fiscal.

În cazul în care cererea specifică KBK și OKATO, pentru unele dintre care organul fiscal nu are obligații fiscale deschise, organul fiscal generează un răspuns doar pentru obligații fiscale deschise.

În cazul în care organul fiscal nu are obligații fiscale deschise pentru KBK și OKATO solicitate, organul fiscal generează o notificare de refuz de acceptare, indicând motivul refuzului.

Dacă contribuabilul (reprezentantul) nu a primit documentul stabilit de la operatorul special sau de la autoritatea fiscală în conformitate cu fluxul de documente la momentul specificat, atunci contribuabilul (reprezentantul) contactează operatorul special sau autoritatea fiscală pentru a clarifica motivele. .

O contestație a unui contribuabil (reprezentant) și o scrisoare din partea autorității fiscale pot conține cel mult 64 de fișiere atașate și au o dimensiune de cel mult 25 MB.

Pentru documente neformalizate în formate JPEG, TIFF, precum și imagini încorporate în documente în PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Open Document, Open Document Spreadsheet, Open XML Word și Open XML Spreadsheet care conține imagini scanate, sunt îndeplinite următoarele cerințe: o imagine alb-negru cu o rezoluție a documentului scanat de nu mai puțin de 150 și nu mai mult de 300 dpi folosind 256 de nuanțe de gri.