Минфин уточнил, как нужно заполнять счета-фактуры при реализации товаров через обособленные подразделения. Правила заполнения и регистрации упд Упд покупатель головная организация грузополучатель обособленное подразделение

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов. Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

Бухгалтерские и юридические услуги

Поэтому, если вы ошибетесь при нумерации счетов-фактур, штрафы вам не грозят. Полагаем, что в рассматриваемой ситуации вы можете нумеровать счета-фактуры отдельно по каждому подразделению. Примечание. Как нумеровать УПД при наличии нескольких обособленных подразделений Вместо счетов-фактур компания может оформить УПД (его форма рекомендована Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры»).

Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы универсального передаточного документа, приведенные в Приложении N 3 к указанному выше Письму, не разъясняют, как компании следует нумеровать УПД при наличии обособленных подразделений. По мнению авторов, компания может применять тот же порядок нумерации, что и при проставлении номеров счетов-фактур.

Ошибка 404

Кто подписывает от имени руководителя и главбуха счет-фактуру, оформленный в подразделении, если указанные сотрудники трудятся в головном офисе Виктор Чернышев, генеральный директор, г. Санкт-Петербург: «Головной офис нашей компании и три магазина расположены в г. Санкт-Петербурге. Раньше я раз в неделю объезжал все торговые точки и подписывал отгрузочные документы.

Но недавно мы открыли магазин в г. Выборге и в Московской области. Ездить туда для визирования документов нецелесообразно. Могу ли я доверить бухгалтерам этих подразделений подписывать документы от своего имени?» Заверять сведения в счетах-фактурах может не только руководитель организации и ее главный бухгалтер, но и иные уполномоченные на то лица (п.
6 ст. 169 НК РФ). Для этого необходимо оформить приказ или доверенность (ст. 185 НК РФ). Осенью 2014 г.
В этот же день бухгалтер «Альфы» выставил в адрес обособленного подразделения «Гермеса» УПД № 15. УКД В зависимости от цели использования УКД может иметь статус 1 или 2. Если организация собирается заменить универсальным корректировочным документом и корректировочный счет-фактуру, и первичный учетный документ, то УКД нужно присвоить статус 1 и заполнить все реквизиты, обязательные для корректировочного счета-фактуры.

Помимо этого должны быть заполнены строки 8 «Предлагаю изменить стоимость» или 9 «Уведомляю об изменении стоимости», а также строка 12 «С изменением стоимости согласен». В УКД со статусом 2 тоже должны быть заполнены строки 8 (или 9) и строка 12. При этом в той части, которая дублирует корректировочный счет-фактуру, достаточно заполнить только те реквизиты, где отражаются изменения стоимостных или количественных показателей.

Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, и Письмо Минфина России от 22.05.2012 N 03-07-09/59). Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением N 1137 (далее - Правила), с 01.10.2017 по этим строкам должен быть указан (смотрите также письмо Минфина России от 10.11.2016 N 03-07-14/65748):- для юридических лиц - адрес, указанный в Едином государственном реестре юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ), в пределах места нахождения юридического лица;- для индивидуальных предпринимателей - место жительства, указанное в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (далее - ЕГРИП).На основании пп. «д» п.

Инфо

Мы проанализировали позицию ведомств и судов на этот счет и составили для читателей полезную шпаргалку. Как заполнить счет-фактуру, если компания продает товар через свое обособленное подразделение Ирина Гуськова, бухгалтер, г. Петушки, Владимирская область: «Наша компания занимается пошивом чехлов для автомобильных сидений.

Основное производство расположено в г. Дмитрове. А торговые представительства разбросаны по разным городам. Правильно ли я понимаю, что в счетах-фактурах, которые я выставляю покупателям, в качестве продавца я указываю не адрес фабрики в г. Дмитрове, а наш адрес — г. Петушки?» Обособленные подразделения российских компаний не являются самостоятельными юридическими лицами (п.
3 ст. 55 ГК РФ). А значит, не являются и плательщиками НДС (ст. 143 НК РФ). Поэтому, если компания продает товары через свое обособленное подразделение, счет-фактуру она оформляет от своего имени.

Внимание

Так, ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.02.2008 N Ф09-141/08-С2 напомнил, что подразделения российских организаций исполняют обязанности организации по уплате налогов по месту нахождения таких подразделений (абз. 2 ст. 19 НК РФ). При этом НК РФ не запрещает филиалу возместить НДС, уплаченный продавцу в составе цены товара, если в счете-фактуре в качестве покупателя указан именно этот филиал. Значит, в рассматриваемой ситуации вычет НДС правомерен.

Также напомним, что в строке 4 («Грузополучатель и его адрес») продавец указывает фактическое местонахождение помещения, где покупатель принимает товар. В рассматриваемой ситуации продукция отгружается на склад подразделения. Значит, именно его наименование и почтовый адрес необходимо указать в соответствующей строке.

На это указал Минфин России в Письме от 13.04.2012 N 03-07-09/35.

ММВ-20-15/86;

при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).

Об этом сказано в приложении 2 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Заполнение универсальных документов УПД Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты.

Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ). Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно.

Нередко компания приобретает товары для нужд подразделения. Головной офис может закупить продукцию и затем перераспределить ее в филиал (подробнее о нюансах налогового учета внутреннего перемещения имущества читайте на с. 56 текущего номера). Или сразу приобрести товары для «обособки». В редакцию поступает много вопросов от подписчиков с просьбой разъяснить порядок оформления счетов-фактур, если компания закупает товар для подразделения. Кроме того, несмотря на множество разъяснений ведомств, налогоплательщики сомневаются, правильно ли они заполняют счета-фактуры, если продавцом товара выступает филиал компании.
Правильность такого вывода подтверждается письмами Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664 и ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Когда можно применять УКД УКД можно оформить в двух случаях:

если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);

если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

УКД не применяется:

для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Порядок исправления ошибок в УПД приведен в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г.

Дату составления универсального передаточного документа необходимо указать в строке 1 «Счет-фактура № ___ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи)„__“ ___________ 20__ г.».

При этом допускается незначительное расхождение между моментом составления универсального передаточного документа и датой отгрузки (передачи) ценностей в следующих случаях:

если отгрузка фактически состоялась на следующий день после оформления документа;
если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки (передачи).

Такой вывод следует из части 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, приложения № 3 к письму № ММВ-20-3/96.

Нумерация УПД

Организации, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость и применяющие универсальные передаточные документы, в качестве счетов-фактуры и передаточных документов (статус «1»), нумеруют их (поле «Счет-фактура № «) в хронологическом порядке, для нумерации счетов-фактур. Это связано с тем, что для счетов-фактур номер является обязательным реквизитом.

Согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Правительства РФ № 1137, порядковые номера счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке. Таким образом, нумерация счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур на аванс, универсальных передаточных документов со статусом документа «1» должна быть единой.

Кстати, покупатель вправе заявить вычет по налогу на добавленную стоимость по счету-фактуре, даже если поставщик неправильно нумерует такие документы. Такие разъяснение приведены в письме от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466.

Универсальный передаточный документ со статусом «2» нумеруется в порядке, установленном в организации, поскольку для первичных учетных документов законодательством о бухгалтерском учете такой реквизит, как «Номер документа», в качестве обязательного не установлен.

А вот если организация, являющаяся плательщиком налога на добавленную стоимость, оформляет универсальный передаточный документ как со статусом «1», так и со статусом «2», тогда эти документы подлежат раздельной нумерации.

Обязательные реквизиты УПД

Для вычета НДС. С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу, в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Для подтверждения расходов. Эти данные можно определить из таблиц, приведенных в приложении № 3 и 4к письму ФНС России № ММВ-20-3/96. Часть показателей уже содержится в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные, которые не связаны с НДС.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка

В рекомендациях прямо не сказано, что эта строка является обязательной для заполнения. Тем не менее ее лучше не оставлять пустой. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы - строки , . А также собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , .

Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только должность.

Наименование компаний, которые составили документ, - строки и .

В данном случае налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строка

Здесь должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа (строка 1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке 1 и будут отличаться-то есть компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал. В таком случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Хотя напомним, раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ). А вот по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке 1. Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке - строка

В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Бланк УПД предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички обязательным не является.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять универсальный документ печатью. К тому же, если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели

По разъяснениям ФНС России, налогоплательщик вправе добавлять в составляемый документ дополнительные сведения, необходимые сторонам оформляемой операции (п. 3 письма от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Ведь и в счет-фактуру, заменой которого, по сути, и является УПД, можно вводить дополнительные реквизиты (письма Минфина России от 4 сентября 2012 г. № 03-07-08/264 и от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17).

В частности, ФНС России (письмо от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121) указала, что налогоплательщик вправе внести в УПД дополнительные столбцы по аналогии со столбцами «А» и «Б» или добавить новые строки по аналогии со строками 8-19.

Впрочем, непосредственно в УПД и так предусмотрены поля, в которых стороны могут отразить дополнительную информацию по сделке. В частности, в строке 12 продавец может указать иные важные сведения, касающиеся отгрузки товара или передачи иного актива покупателю. В свою очередь покупатель вправе отразить дополнительные сведения об их получении или приемке в строке 17. Хотя, конечно, при заполнении типовой формы УПД в этих строках может просто не хватить места для указания всей необходимой информации. Так что проще вводить в УПД дополнительные реквизиты или поля.

Кроме того, ФНС России не против добавления в УПД дополнительных подписей должностных лиц продавца или покупателя, если, согласно утвержденному у них документообороту, за правильность оформления конкретной операции отвечают одновременно несколько работников. Это указано в рекомендациях по заполнению строк 13 и 18 УПД (приведены в приложении № 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96).

Также в ФНС России указали, что применение УПД не ограничивает права компаний на использование иных форм первичных учетных документов (письма от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402 и от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96). Главное, чтобы эти документы соответствовали требованиям, предъявляемым к первичке (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Например, чтобы факт оказания услуг контрагенту, российская организация может в дополнение к УПД составить акт об их оказании. Причем она вправе оформить его на двух языках (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402). Впрочем, в этом случае использование УПД вряд ли будет иметь смысл. Ведь главная цель перехода на использование данного документа заключается в упрощении документооборота. Если же организация станет дублировать УПД другими первичными документами, ей, наоборот, потребуется больше времени на оформление хозяйственных операций и сбор подписей всех ответственных лиц. Хотя в отдельных случаях, наверное, и это допустимо (например, по просьбе крупного или особо важного контрагента).

Таким образом, если форма универсального передаточного документа по определенным причинам не удовлетворяет требования сторон сделки, российская организация, использующая в отношениях с российскими деловыми универсальный передаточный документ, вправе применять документ иной формы (в том числе составленный на двух языках) для оформления аналогичных хозяйственных операций с иностранными контрагентами, не зарегистрированными на территории России. Таким иным документом может быть, например, самостоятельно разработанный двуязычный акт сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, который должен содержать все семь обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, и был утвержден в составе учетной организации или в отдельном приложении к договору.

Это значит, что применение универсального передаточного документа можно совмещать с применением иных форм первичных учетных документов. В этом случае часть сделок, например по оказанию услуг, у организации будет оформлена универсальным передаточным документом, а часть - двуязычным актом и счетом-фактурой. Никаких налоговых рисков здесь не возникнет.

Поэтому организация вправе оставить за собой свободу действий при выборе того или иного первичного документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как российским, так и иностранным контрагентам. Она может утвердить универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа, который может использоваться для отражения фактов хозяйственной жизни. Наравне с этим организация может оставить в перечне применяемых первичных документов и товарную накладную, акт выполненных работ/оказанных услуг или иной документ. Также в своей учетной политике организация может указать, что по выбору либо по согласованию с контрагентом, в том числе иностранным, она вправе использовать любую из форм первичных учетных документов, которые подтверждают передачу контрагенту товара, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав.

Регистрация документа

Для регистрации УПД в книге продаж и книге покупок нужно разобраться с датой совершения операции.

По мнению налоговиков, регистрация УПД, так же как и счета-фактуры, производится в том налоговом периоде (квартале), в котором возникает налоговое обязательство у продавца (исполнителя).

Напомним, что моментом определения налоговой базы при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) является одна из следующих дат (п. 1 ст. 167 НК РФ):

день передачи товара (груза) покупателю или перевозчику для доставки покупателю;
день передачи имущественного права;
день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода, то есть квартала);
день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

Если УПД составлен на одну из этих дат, то она и считается днем совершения операции в целях налогообложения.

Универсальный передаточный документ регистрируется в книге продаж за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, а это дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры (кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки).

Ситуация меняется, если дата оформления (выставления) универсального передаточного документа не совпадает с днем совершения хозяйственной операции. Тогда день составления УПД является просто показателем, позволяющим однозначно документ. В книге продаж УПД регистрируется не на дату его составления, а исходя из момента определения налоговой базы, то есть даты фактической отгрузки, кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится по мере возникновения права на налоговые вычеты и не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг.

Право на налоговые вычеты возникает у налогоплательщика в налоговом периоде, в котором приобретенные товары (работы, услуги), имущественные права приняты к учету на основании первичных учетных документов, и при наличии счетов-фактур (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № ГД-4-3/7593).

В этой связи исправленный счет-фактура (УПД) регистрируется покупателем в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляются покупателем к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД), при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных главой 21 Налогового кодекса РФ.

А как быть, если покупатель товаров (работ, услуг), имущественных прав до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру (УПД) зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму НДС к вычету?

Тогда покупателю следует внести соответствующие изменения в книгу покупок в порядке, установленном пунктом 9 Правил ведения книги покупок, применяемом при по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

При регистрации исправленного УПД в книге продаж продавцу товаров (работ, услуг), имущественных прав необходимо руководствоваться порядком, установленным пунктом 11 Правил ведения книги продаж, применяемом при расчетах по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

Обратите внимание: начиная с I квартала 2015 года большинство компаний больше не должны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ). Значит, и отражать в нем УПД больше не нужно.

Журнал учета обязателен только для посредников (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Не важно, работают они на общей системе или спецрежиме. Под посредниками в данном случае понимаются:

комиссионеры и агенты, которые реализуют или приобретают товары от своего имени;
застройщики;
компании, которые работают по договору транспортной экспедиции и учитывают в доходах только посредническое вознаграждение.

Порядок и срок хранения УПД

Обычно организация хранит первичные учетные документы и счета-фактуры отдельно друг от друга. Универсальный передаточный документ - это комплексный документ, объединивший счет-фактуру и передаточный (отгрузочный) документ. Если организация приняла решение применять универсальный передаточный документ, ей придется самой утвердить правила хранения таких документов. Ведь ни бухгалтерское законодательство, ни постановление Правительства РФ № 1137 не устанавливают специальных требований к хранению первичных учетных документов, в том числе являющихся основанием для получения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость (п. 2 письма ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Возможны такие варианты хранения универсальных передаточных документов (см. также таблицу):

1) хранить универсальные передаточные документы отдельно от первичных учетных документов и счетов-фактур (первичных и корректировочных);

2) хранить универсальные передаточные документы вместе со счетами-фактурами.

Хранение универсального передаточного документа

Статус УПД Назначение УПД Какие традиционные документы нужны/не нужны Нумерация УПД Хранение УПД

Статус «1» Используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточный документ (для получения вычетов по НДС и подтверждения расходов в бухгалтерских и налоговых целях) Обычный счет-фактура и обычный первичный учетный документ не нужны В хронологическом порядке, установленном для нумерации счетов-фактур По выбору организации, закрепленному в учетной политике:

или отдельное хранение УПД от первичных учетных документов и от счетов-фактур (первичных и корректировочных);
или хранение УПД вместе со счетами-фактурами. Срок хранения - не менее пяти лет после года составления

Статус «2» Используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухгалтерского учета, и в целях при упрощенке (с объектом «доходы минус расходы»), при уплате ЕСХН Необходим еще обычный счет-фактура В порядке, установленном в организации (в зависимости от действующей в организации системы идентификации документов)

По нашему мнению, последний вариант является наиболее предпочтительным, поскольку хронология нумерации универсальных передаточных документов и счетов-фактур едина. Используя такой способ хранения, организация сможет быстро найти необходимый документ. Выбранный вариант хранения надо отразить в учетной политике организации.

Конкретные сроки хранения универсального передаточного документа ФНС России в своих рекомендациях и разъяснениях не установила. Безопаснее универсальные передаточные документы хранить, как и обычные первичные учетные документы, - не менее пяти лет после года составления, то есть по правилам, которые действуют для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете).

Необходимость применения передаточного документа

В статье собраны образцы операций, наиболее часто встречающихся в организации и образцы документов, которыми они оформляются. Рассмотрим на примере заполнение, оформленние выполненных работ и поставку товара универсальным передаточным документом (далее УПД). Применяется УПД вместо следующих документов: товарной накладной, счет-фактуры и акта приемки-сдачи работ (услуг).

УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность давно назрела, но получила правовую поддержку только, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете ». Закон упростил формы первичных учетных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст.9 402-ФЗ ), ведь каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.

Реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование;
дата составления;
наименование экономического субъекта составителя;
содержание факта операции;
величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления;
подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц.

УПД был разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ .

Важно! С 1 июля 2017 г. внесены изменения в Постановление Правительства № 1137, следовательно, с июля 2017 г. форма УПД отличается от счет-фактуры, строкой, которую включили в форму счет-фактуры. Строка 8 счет-фактуры "Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)" является отличительным показателем между формой счет-фактуры и УПД. Использование УПД рекомендовано, и руководители организаций самостоятельно принимают решение о том, какие формы документов использовать. Несмотря на то, что УПД содержит реквизиты счет-фактуры, применять его можно организациям на любых формах налогообложения.

Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения УПД, также как и счет-фактура, дает право на зачет входящего НДС при уплате в бюджет.

Образец заполнения УПД универсального передаточного акта

Итак, УПД — универсальный передаточный документ; когда можно применять УПД? Правила заполнения актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг):

вместо Акта и Счет-фактуры;
вместо Накладной и Счет-фактуры;

Для заполнения УПД вместо товарной накладной (ТОРГ12) необходимо изменить статус с «1» на «2», а также строки Грузоотправитель и его адрес (3) и Грузополучатель и его адрес (4) оставить не заполненными.

Полный текст Требования по заполнению граф УПД содержится в Рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Письмо № ММВ-20-3/96@ ). В таблице приведены важные моменты, на которые стоит обратить внимание:

Строки, графы	Реквизит УПД
		Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. В случае, если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного лица, подписавшего конкретный счет-фактуру. Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни могут также быть отражены в строках, (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
	Товар (груз) передал/ услуги, результаты работ, права сдал	Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ . Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
	Ответствен-ный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку и (или) лицо уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то при наличии подписи в строке в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке так же могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица.
	Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял	Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица.
		Печати экономических субъектов-составителей документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Нужно ли ставить косую черту в счете-фактуре филиала. Может ли работник филиала подписать счет-фактуру за директора. Откажут ли в вычете НДС, если в счете-фактуре указан КПП «головы». Нередко компания приобретает товары для нужд подразделения. Головной офис может закупить продукцию и затем перераспределить ее в филиал (подробнее о нюансах налогового учета внутреннего перемещения имущества читайте на с. 56 текущего номера). Или сразу приобрести товары для «обособки». В редакцию поступает много вопросов от подписчиков с просьбой разъяснить порядок оформления счетов-фактур, если компания закупает товар для подразделения. Кроме того, несмотря на множество разъяснений ведомств, налогоплательщики сомневаются, правильно ли они заполняют счета-фактуры, если продавцом товара выступает филиал компании.

Оформление упд обособленного подразделения если платит голова

При этом при заполнении счетов-фактур по товарам (работам, услугам), реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения (письма Минфина России от 18.05.2017 N 03-07-09/30038, от 30.05.2016 N 03-07-09/31053, от 03.06.2014 N 03-07-15/26524, от 04.07.2012 N 03-07-14/61, от 03.04.2012 N 03-07-09/32, от 10.02.2012 N 03-07-09/06, от 26.01.2012 N 03-07-09/03, от 02.11.2011 N 03-07-09/36, ФНС России от 16.11.2016 N СД-4-3/ , письмо ФНС России от 08.07.2014 N ГД-4-3/ (размещено на сайте ФНС в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»)).В силу пп. «л» п.

Регистрация обособленного подразделения — пошаговая инструкция 2018

НК РФ в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя.При этом нормы главы 21 НК РФ не раскрывают порядка заполнения указанных реквизитов, равно как и не устанавливают каких-либо особенностей их заполнения при отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ) через обособленное подразделение (обособленным подразделением) организации или при получении товаров (оказании услуг, выполнении работ) на склад обособленного подразделения (обособленному подразделению) организации.Пунктом 8 ст.

Универсальный передаточный документ (упд) в 2018 году: бланк, образец

Какую строку заполнять – 8 или 9 – зависит от того, как составлен договор. Если с самого начала в нем не было условия об изменении стоимости, продавец заполняет строку 8 «Предлагаю изменить стоимость».

Если же в договоре уже было условие о возможности изменить стоимость поставки, то продавец заполняет строку 9 «Уведомляю об изменении стоимости». В первом случае (продавец заполнил строку 8) свое согласие на изменение стоимости покупатель отражает в строке 12 «С изменением стоимости согласен».

Кроме того, покупатель обязательно должен заполнить строки 14 и 15. Во втором случае (продавец заполнил строку 9) строки 14 и 15 заполнять не обязательно.

Но если покупатель их заполнит, то он сможет рассматривать поступивший УКД в качестве своего внутреннего учетного документа (аналога справки бухгалтера), который подтвердит изменение стоимости полученных ранее товаров (работ, услуг).
НК РФ) (смотрите постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 30.07.2009 по делу N А53-18001/2008-С5-46, ФАС Московского округа от 14.07.2010 N КА-А40/5923-10, от 08.09.2011 N КА-А41/9713-11, Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.07.2011 N 09АП-14445/11, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2012 N 17АП-1211/12, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.01.2013 N 11АП-16278/12, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.06.2017 N 15АП-4606/17). Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТВахромова Наталья Ответ прошел контроль качества 2 ноября 2017 г.

Внимание

Ведь внесение в счет-фактуру дополнительных сведений не является нарушением, которое может привести к отказу в вычете НДС (Письма Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39 и УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827). Нам не удалось найти официальных разъяснений ведомств и позиции суда о том, кто должен подписывать счет-фактуру от имени руководителя и главбуха, если документ выставляет подразделение, а указанные сотрудники работают в головном офисе.

Инфо

Полагаем, что это может сделать любой уполномоченный сотрудник подразделения. Как нумеровать счета-фактуры, выставленные от имени подразделений Светлана Степанова, бухгалтер, г.

Оренбург: «Я веду бухгалтерию в компании, у которой есть два филиала. Всегда нумеровала счета-фактуры по порядку. Но недавно открыли новый крупный магазин и наняли туда отдельного бухгалтера.
Получается, я буду не одна составлять документы на отгрузку.
В этот же день бухгалтер «Альфы» выставил в адрес обособленного подразделения «Гермеса» УПД № 15. УКД В зависимости от цели использования УКД может иметь статус 1 или 2.
Если организация собирается заменить универсальным корректировочным документом и корректировочный счет-фактуру, и первичный учетный документ, то УКД нужно присвоить статус 1 и заполнить все реквизиты, обязательные для корректировочного счета-фактуры. Помимо этого должны быть заполнены строки 8 «Предлагаю изменить стоимость» или 9 «Уведомляю об изменении стоимости», а также строка 12 «С изменением стоимости согласен».

Важно

В УКД со статусом 2 тоже должны быть заполнены строки 8 (или 9) и строка 12. При этом в той части, которая дублирует корректировочный счет-фактуру, достаточно заполнить только те реквизиты, где отражаются изменения стоимостных или количественных показателей.

1 Что заменяют собой универсальные документы
2 Назначение универсальных документов
3 Кто может использовать универсальные документы
4 Для каких операций можно применять УПД
5 Когда можно применять УКД
6 Заполнение универсальных документов

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД). После отгрузки стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) может измениться. Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов.

Минфин России подтвердил, что ни НК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» не обязывает выдавать главбуху доверенность на подписание счетов-фактур (Письмо Минфина России от 21.10.2014 N 03-07-09/53005). Получается, подписать счет-фактуру может любое уполномоченное на то лицо, а не только руководитель и главный бухгалтер. Кроме того, по мнению ведомства, счет-фактуру может подписать один сотрудник, наделенный правом подписи на основании доверенности как за руководителя, так и за главного бухгалтера организации. Аналогичные выводы содержит Письмо ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/
Обращаем внимание, что, если сотрудник компании подписывает счет-фактуру по доверенности, в документе целесообразнее указать фамилию и инициалы этого лица.

Он представляет собой набор символов, который является дополнением к обычному ИНН – идентификационному налоговому номеру. Важной особенностью кода постановки на учет является то, что одна и та же организация может иметь несколько КПП.

Причина тому очень проста – регистрация порой осуществляется в нескольких налоговых органах и по разным направлениям. В каждом случае формируется индивидуальный код причины постановки на учет.

Так, КПП присваивается:

по месту регистрации самого юридического лица;
по месту регистрации обособленных подразделений;
в регионе, где юридическое лицо владеет каким-либо имуществом (недвижимость, автомобили).

Счет-фактура представляет собой документ строгой отчетности, необходимый для отражения в бухгалтерском учете всей необходимой информации. В нем обязательно должен быть обозначен соответствующий КПП.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если товары (работы, услуги) поставляются (выполняются, оказываются) обособленному подразделению покупателя, то поставщик (подрядчик, исполнитель) в строке 6б счета-фактуры должен указать ИНН покупателя и КПП соответствующего обособленного подразделения покупателя.

Обоснование вывода:
Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном НК РФ ( , НК РФ).
Требования к оформлению счетов-фактур, выставляемых при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, изложены в и НК РФ.
Если счета-фактуры не соответствуют требованиям, перечисленным, в и НК РФ, то по таким счетам-фактурам вычет покупателю не предоставляется ( НК РФ).
Однако ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога ( НК РФ).
Согласно НК РФ в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя.
При этом нормы НК РФ не раскрывают порядка заполнения указанных реквизитов, равно как и не устанавливают каких-либо особенностей их заполнения при отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ) через обособленное подразделение (обособленным подразделением) организации или при получении товаров (оказании услуг, выполнении работ) на склад обособленного подразделения (обособленному подразделению) организации.
НК РФ установлено, что форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ.
Во исполнение данной нормы принято и действует Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС" (далее - Постановление N 1137). В указанное Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 N 981 внесен ряд изменений, вступивших в силу с 01.10.2017.
В частности, изменения затронули порядок заполнения строк 2а "Адрес" и 6а "Адрес" счета-фактуры. Так, на основании пп.пп. "г", "к" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утвержденных N 1137 (далее - Правила), с 01.10.2017 по этим строкам должен быть указан (смотрите также Минфина России от 10.11.2016 N 03-07-14/65748):
- для юридических лиц - адрес, указанный в Едином государственном реестре юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ), в пределах места нахождения юридического лица;
- для индивидуальных предпринимателей - место жительства, указанное в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (далее - ЕГРИП).
На основании пп. "д" п. 1 Правил в строке 2б счета-фактуры указывается идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца. В данной норме не говорится, каким образом заполнять ИНН и КПП продавца, если товары (работы, услуги) реализуются через обособленные подразделения организации.
С 01.10.2017 Правительства РФ от 19.08.2017 N 981 в пп. "д" п. 1 Правил внесены изменения, заключающиеся в добавлении абзаца 6 следующего содержания: "При составлении счета-фактуры экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, приобретающими у одного и более продавцов товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, указываются идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца (экспедитора, застройщика или заказчика, выполняющего функции застройщика)". То есть новации, внесенные в пп. "д" п. 1 Правил с 01.10.2017, не изменяют порядка указания ИНН и КПП продавца при условии, что реализацию товаров (работ, услуг) налогоплательщик осуществляет через свое обособленное подразделение. Также в пп. "д" п. 1 Правил не говорится об указании в счете-фактуре КПП исходя из данных, указанных в ЕГРЮЛ.
Согласно позиции уполномоченных органов, если организация реализует товары (работы, услуги) через свое обособленное подразделение, то счета-фактуры по отгруженным товарам (выполненным работам, оказанным услугам) могут выписываться обособленными подразделениями только от имени организаций. При этом при заполнении счетов-фактур по товарам (работам, услугам), реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б "ИНН/КПП продавца" счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения ( Минфина России от 18.05.2017 N 03-07-09/30038, от 30.05.2016 N , от 03.06.2014 N , от 04.07.2012 N , от 03.04.2012 N , от 10.02.2012 N , от 26.01.2012 N , от 02.11.2011 N , ФНС России от 16.11.2016 N СД-4-3/21730@, письмо ФНС России от 08.07.2014 N ГД-4-3/13250@ (размещено на сайте ФНС в разделе "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами")).
В силу пп. "л" п. 1 Правил в строке 6б счета-фактуры указывается идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет налогоплательщика-покупателя.
В данной норме не сказано, какой КПП указывать продавцу при реализации товаров (работ, услуг) обособленным подразделениям покупателя.
Правительства РФ от 19.08.2017 N 981 с 01.10.2017 никак не изменило норму пп. "л" п. 1 Правил, в том числе не обязывает продавца указывать КПП покупателя, согласно данным, указанным в ЕГРЮЛ.
В связи с этим в данный момент можно применять разъяснения уполномоченных органов по рассматриваемому вопросу, данные до 01.10.2017.
По мнению специалистов финансового ведомства в случае реализации товаров (работ, услуг) обособленному подразделению покупателя по строке 6б счета-фактуры "ИНН/КПП покупателя" указывается КПП соответствующего обособленного подразделения ( Минфина России от 04.05.2016 N 03-07-09/25719, от 26.02.2016 N , от 05.09.2014 N , от 15.05.2012 N , от 13.04.2012 N , от 02.11.2011 N , от 14.01.2010 N ). Аналогичной позиции придерживаются налоговые органы ( УФНС России по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049391, от 20.03.2008 N ).
При этом специалисты Минфина России считают, что только в случае приобретения непосредственно головной организацией товаров (на ее склад), которые в дальнейшем будут переданы обособленному подразделению, по строке 6б "ИНН/КПП покупателя" в счете-фактуре указывается КПП головной организации ( Минфина России от 15.05.2012 N 03-07-09/55, от 26.01.2012 N ).
Таким образом, если товары (работы, услуги) поставляются (выполняются, оказываются) обособленному подразделению покупателя, то поставщик (подрядчик, исполнитель) в строке 6б счета-фактуры должен указать ИНН покупателя и КПП соответствующего обособленного подразделения покупателя.
При этом заметим, что НК РФ прямо не определяет КПП продавца (покупателя) в качестве обязательного реквизита счета-фактуры. Необходимость его указания в счетах-фактурах установлена Правилами.
В то же время акты исполнительных органов власти, в том числе Правительства РФ, не могут изменять или дополнять законодательство о налогах и сборах, то есть нормы НК РФ в целом и НК РФ в частности, что прямо установлено НК РФ.
Поэтому если рассматривать возможное неверное указание КПП как ошибку в счете-фактуре, то она не препятствует налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров, наименование товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, что не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС (смотрите, например, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2012 N 17АП-1211/12, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.01.2013 N 11АП-16278/12, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.06.2017 N 15АП-4606/17).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.