Upravljanje elektroničkim dokumentima. Elektronička razmjena dokumenata s protustrankama Kako povezati elektronički dokumentacijski protok s protustrankama

Prvo pitanje koje se nameće je: zašto? Koje su prednosti i mane prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima? Usporedimo to s papirom.

Prvo pitanje koje se nameće je: zašto? S obzirom da ne postoji zakon o prelasku na elektroničko upravljanje dokumentima, nitko ne tjera tvrtke da se odreknu papira, zašto je to potrebno? Koje su prednosti i mane prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima? Usporedimo to s papirom.

Za novac

Papirnati dokumenti	Elektronički dokumenti
Izrada dokumenta na listu A4 košta oko 1,5 rubalja, paket dokumenata na 6 listova A4 košta 9 rubalja.	Izradite elektronički dokument bilo kojeg volumena - 0 rub., paket dokumenata bilo kojeg volumena - 0 rub.
Pošaljite poštom - 40-60 rubalja, kurirskom službom - obično više od 10 puta skuplje, ovisno o odredištu.	Slanje - od 5 do 9 rubalja. ovisno o EDF operatoru, ne ovisi o odredištu.
Cijena najma prostora za arhiv ovisi o području i regiji.	Ne zahtijeva troškove najma prostora za arhiv. U Diadocu se dokumenti čuvaju besplatno i na neodređeno vrijeme.

S vremenom

Papirnati dokumenti	Elektronički dokumenti
Ispis, potpisivanje, pečat - od jednog do nekoliko dana. U poduzećima s velikim protokom odlazne dokumentacije svi zaposlenici računovodstva su time zauzeti nekoliko dana svakog mjeseca.	Sve to nije potrebno za elektronički dokument. Potpisivanje elektroničkim potpisom je nekoliko minuta. U Diadocu jednim klikom možete potpisati veliki broj dokumenata odjednom.
Slanje pošte traje od nekoliko dana do 2 tjedna; putem kurira - od 1 do 4 dana.	Primatelj prima dokumente u roku od nekoliko sekundi nakon slanja, bez obzira koliko je geografski udaljen od dobavljača.
Potpisani primjerci moraju se vratiti dobavljaču. Poštom - od nekoliko dana do mjesec dana; putem kurira - od 1 do 4 dana.	Primatelj potpisuje dokument i on postaje dostupan objema stranama. Nije potrebna povratna dostava.

Dakle, donijeli ste odluku – spremni ste odreći se papira u korist tehnologija 21. stoljeća. Što je potrebno za prelazak na elektroničko upravljanje dokumentima?

Prvi korak

Činjenica da tvrtka radi s dokumentima sastavljenim u elektroničkom obliku i potpisanim elektroničkim potpisom mora se odraziti na njezine računovodstvene politike.

Drugi korak

Pogledajte dijagram toka dokumenata koji radi u vašoj tvrtki. Koliko je zaposlenika uključeno, u koliko faza, u kojoj od njih dolazi do kašnjenja i gubitaka. Analizirajte ga i prenesite u elektronički oblik kako biste se riješili problema s papirnatim lancem.

Treći korak

Na temelju izgrađene sheme elektroničkog protoka dokumenata (EDF) koju želite dobiti kao rezultat, odredite tehničko rješenje koje vam odgovara: web verzija ili integracija.

Web verzija je najjednostavniji, svima dostupan način prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima, koji ne utječe na informacijske sustave tvrtke. Plaćate samo poslane dokumente. Prikladno za organizacije s malim prometom - oko 100 odlaznih dokumenata mjesečno - i malim brojem ugovornih strana.

Integracija s računovodstvenim sustavom tvrtke omogućuje zaposlenicima rad s elektroničkim dokumentima u jednom prozoru, te u poznatom sučelju programa s kojim inače rade. Omogućuje automatizaciju većine radnji.

Contour.Diadoc se može integrirati na nekoliko načina:

Kroz modul za 1C - integracijsko rješenje u kutiji za najrasprostranjeniji računovodstveni sustav u Rusiji. Univerzalno - pogodno za tvrtke bilo koje veličine.
Korištenje konektora - pogodno za one koji ne žele ometati konfiguraciju svog računovodstvenog sustava, ali trebaju automatizirati niz radnji s elektroničkim dokumentima.
Kroz gotovo integracijsko rješenje za vaš računovodstveni sustav.
Korištenje API alata - individualno integracijsko rješenje za određenu tvrtku.

Posljednje tri točke prikladne su za tvrtke s velikim prometom i velikim brojem partnera.

Četvrti korak

Kada otprilike shvatite kakav tok dokumenata želite primati i kako ga organizirati, vrijeme je da odaberete operatera. Pogledajte koja rješenja nude i po kojoj cijeni te odredite tko je pravi za vas.

Peti korak

Povežite druge ugovorne strane. Ukoliko Vaši klijenti i partneri ne prihvate i ne potpišu elektroničke dokumente, svi rezultati postignuti prethodnim koracima bit će beskorisni. Stoga je vrijedno potrošiti vrijeme i energiju kako biste svojim sugovornicima poručili da će od sada dokumente od vas primati samo u elektroničkom obliku, štoviše, od toga imaju samo prednosti.

Za prelazak na elektronički protok dokumenata s drugim ugovornim stranama možete koristiti različite kanale za prenošenje tih informacija do njih: svoju web stranicu, web stranicu EDF operatera, obavijesti e-poštom, pozive, odredišne stranice.

Često se puno govori o elektroničkom upravljanju dokumentima, no teško je snaći se u velikom broju novih pojmova, a još teže razumjeti kako to sve funkcionira. Serija članaka "Računovođa i elektronički dokument" osmišljena je posebno da na pristupačan jezik ispriča sve što računovođa treba znati o ovoj vrsti interakcije. Kako započeti razmjenu? Kako raditi s primarnim izvješćima i dostavljati izvješća elektroničkim putem? Odgovore na ova i druga pitanja pronaći ćete u našim brojevima.

U prvom poglavlju govorit ćemo o tome kako prijeći na elektroničku interakciju s drugim ugovornim stranama te što je potrebno za pokretanje razmjene.

Pogled odozgo: je li potrebna promjena?

Računovodstvo je neraskidivo povezano s izradom različite dokumentacije. Sheme protoka papirnatih dokumenata usavršavale su se desetljećima, no danas papirnate dokumente zamjenjuju elektronički.

Pogledajmo trenutnu situaciju odozgo: mnoge tvrtke implementacijom informacijskih sustava djelomično ili potpuno automatiziraju svoje interne poslovne procese. Ali funkcioniranje organizacije nije ograničeno na interne procese; također je potrebno komunicirati s drugim ugovornim stranama.

Na primjer, nakon obavljene poslovne transakcije, računovođa u svom računovodstvenom sustavu sastavlja izvješće o obavljenom poslu, ispisuje ga i šalje poštom ili kurirskom službom. Suprotna ugovorna strana po primitku akta ga skenira i unosi u informacijski sustav ako postoji. Zatim računovođa ručno vrši unose u računovodstveni sustav i bez greške sprema papirnati original. Udobno?

Situacija je paradoksalna: interni procesi su optimizirani, ali eksterni nisu, dok su eksterno usmjereni procesi ti koji dovode do stvarnog minimiziranja troškova, materijalnih i vremenskih. Dostava papirnatih dokumenata traje dragocjene dane i tjedne, dok se elektronički dokumenti prenose u roku od nekoliko minuta.

Metode razmjene elektroničkih dokumenata

Dakle, odlučili ste započeti s razmjenom elektroničkih dokumenata. Druge ugovorne strane samostalno odlučuju kako će biti strukturirana elektronička interakcija. Postoje dvije glavne vrste razmjene:
Razmjena s drugom ugovornom stranom izravno Možete započeti sklapanjem predugovora u kojem su detaljno navedeni postupak i uvjeti razmjene. Ukoliko obje ugovorne strane koriste poboljšani kvalificirani elektronički potpis, tada ugovor nije potrebno sklapati, shodno tome, za ostale vrste elektroničkog potpisa potreban je ugovor. Očita prednost ove opcije je da ne morate plaćati operaterima za prijenos dokumenata, možete koristiti običnu e-poštu. Ali ne mogu se svi dokumenti poslati izravno drugoj ugovornoj strani.
Druga varijanta - razmjena računa putem operatera za elektroničko upravljanje dokumentima (EDO operater SF). Ova je metoda bolja makar samo zato što se jednom povežete s mrežom operatera, pridružite se pravilima razmjene i radite u usluzi. Operateri EDF-a Sjeverne flote imaju tehnološke, kadrovske i pravne mogućnosti da osiguraju legitimnu razmjenu bilo kakvih elektroničkih dokumenata i, što je najvažnije, faktura.

Često nas pitaju zašto nam treba operater ako možemo izravno mijenjati. Prva i najvažnija stvar je da prilikom razmjene elektroničkih dokumenata izravno, odnosno bez sudjelovanja operatera, nećete moći razmjenjivati elektroničke račune. Prema Naredbi Ministarstva financija Ruske Federacije br. 50n, razmjena elektroničkih faktura (ESF) mora se provesti putem EDI operatera SF, budući da, ako je potrebno, operater može potvrditi činjenicu izdavanja ili primanja EIF-a i druge dokumente.

Karina Kassis,analitičarSynerdocs

Tri jednostavna koraka do EDI-ja

povezati se s operaterom;
kupiti certifikat za elektronički potpis i sredstva kriptografske zaštite (CIPF);
povezati druge ugovorne strane (ako je potrebno) pomoću operatera

Povezivanje s operaterom

Prije svega, kontaktirajte operatera, razgovarajte o troškovima i uvjetima povezivanja. Prilikom pokretanja razmjene potrebno je potpisati ugovor s operaterom, ovaj postupak se često naziva pridruživanje propisima.

Pravilnik je dokument koji detaljno opisuje načela rada, zadaće službe i pravne aspekte.

Kupnja certifikata elektroničkog potpisa i sredstava kriptografske zaštite

Certifikat za elektronički potpis možete dobiti u bilo kojem certifikacijskom centru akreditiranom od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije (Popis akreditiranih CA). Često su SF operateri protoka e-dokumenata sami CA ili pružaju usluge za dobivanje certifikata preko svojih partnera.

Prema saveznom zakonuN63 „O elektroničkom potpisu“, certifikat elektroničkog potpisa koji koristi tvrtka (pravna osoba) također identificira određenu osobu, ali koja djeluje u ime tvrtke na temelju Povelje ili punomoći. Naravno, certifikati se ne mogu prenositi na druge osobe. Ne možete dopustiti da netko potpiše vaš autogram na dokumentima.

Karina Kassis,analitičarSynerdocs

Elektronički potpis (ES) je određeni niz znakova koji se prilaže dokumentu. Postoje tri vrste potpisa: jednostavni, poboljšani nekvalificirani, poboljšani kvalificirani.

Prema Saveznom zakonu br. 63 "O elektroničkim potpisima", elektronički dokument potpisan jednostavnim ili poboljšanim nekvalificiranim elektroničkim potpisom smatra se istovjetnim papirnatom dokumentu potpisanom vlastoručnim potpisom.

Pojačani kvalificirani potpis na elektroničkom dokumentu analogan je vlastoručnom potpisu i pečatu na papirnatom dokumentu. Savezna porezna služba priznaje pravnu snagu samo onih dokumenata koji su potpisani kvalificiranim potpisom .

Alat za kriptografsku zaštitu podataka (CIPF) poseban je program koji kriptira i dekriptira prenesene informacije. CIPF u mjenjačnicama je neophodan za izradu i provjeru elektroničkog potpisa. Licenca za pravo korištenja može se kupiti preko operatera.

Povezivanje ugovornih strana

Naravno, elektroničke dokumente možete razmjenjivati samo s onim ugovornim stranama koje su već spojene na uslugu razmjene. Slično je i s društvenim mrežama: nema smisla registrirati se ako tamo nema prijatelja. Međutim, drugi mogu slijediti vašu tvrtku u eksperimentiranju. Postoje situacije kada druge strane trebaju samo dodatnu motivaciju, povlašteni ili besplatni pristup na neko vrijeme. Operater EDO SF pomoći će vam riješiti sva vaša pitanja, jer je i sam zainteresiran za kvalitetnu podršku svojim korisnicima i povezivanje novih pretplatnika.

Nije bitno kojeg EDF operatera koristi SF operater - možete biti povezani s jednim operaterom, a druga ugovorna strana s drugim. Danas brojni vodeći operateri razvijaju i testiraju tehnologiju roaminga. Dok je tehnologija u fazi razvoja, možete koristiti druge opcije za organiziranje interakcije s drugim ugovornim stranama.

Prva opcija je rad s više operatera . Sudionicima razmjene nitko ne zabranjuje korištenje usluga nekoliko EDF operatera. Možete se sami povezati s nekoliko operatera ili ponuditi ovaj način rada drugoj ugovornoj strani, ako je to potrebno, naravno.

Ako ste vi i vaša druga ugovorna strana povezani s različitim uslugama i iz nekog razloga ne želite koristiti usluge nekoliko operatera za elektroničko upravljanje dokumentima, obratite pozornost na druga opcija je da se možete obratiti svojim operaterima s prijedlogom da uspostave međusobnu razmjenu.

Umjesto zaključka

Rezimirajmo ukratko: što vi kao računovođa trebate znati o tome kako započeti razmjenjivati elektroničke dokumente s drugim ugovornim stranama? Prvo, pravnu snagu dokumenta osigurava poboljšani kvalificirani elektronički potpis. Drugo, EDF operator SF jamči brzu dostavu i cjelovitost elektroničkog dokumenta. Treće, da biste započeli razmjenu putem operatera, dovoljno je pristupiti regulativi, te kupiti certifikat elektroničkog potpisa i alat za kriptografsku zaštitu. Rješenje ostalih problema zapravo pada na pleća operatera.

U sljedećem broju

U drugom poglavlju, "Računovođa i elektronički dokument", saznat ćete gdje još možete koristiti elektroničke potpise i kako međusobno razlikovati sva tri elektronička potpisa. Pobliže ćemo pogledati mehanizam potpisivanja i saznati koji je elektronički dokument priznat kao pravno obvezujući. Također ćete naučiti gdje i kako pohraniti elektroničke dokumente uz zadržavanje njihove pravne snage.

Nedavno je svima na ustima elektroničko upravljanje dokumentima kao jedan od alata za digitalnu transformaciju organizacija. Većina organizacija je ili već počela koristiti elektroničko upravljanje dokumentima s drugim ugovornim stranama, a ne samo državnim tijelima, ili to planira početi raditi u bliskoj budućnosti. Nažalost, još uvijek postoji određena zabuna u razumijevanju što je EDI među ugovornim stranama, pa bismo iz tog razloga željeli objasniti ovaj fenomen jasnim i pristupačnim jezikom kako biste imali priliku napraviti informirani izbor.

Koje su prednosti EDI-ja s drugim ugovornim stranama?

Svaki stručnjak financijskog odjela svakodnevno izrađuje ili priprema dokumente s poreznim vlastima, Ruskim mirovinskim fondom ili drugim državnim agencijama, kao i s poslovnim partnerima. Broj dokumenata koji nastaju u papirnatom obliku je u stalnom porastu i podrazumijeva ne samo dodatne troškove za papir i tiskarski materijal, već i troškove održavanja arhiva u kojima se papiri moraju čuvati dulje vrijeme, što je vrlo precizno i jasno regulirano važećim zakonskim propisima. naša zemlja. Osim toga, puno se vremena troši na izradu, ispis i slanje dokumenata drugim ugovornim stranama - to smanjuje ukupnu učinkovitost računovodstva. Kako bismo riješili ovaj problem, predlažemo da suvremene tvrtke prijeđu na elektroničko upravljanje dokumentima s drugim ugovornim stranama.

Ako već automatizirate svoje poslovne procese, primjerice, radite u programu VLSI Electronic Reporting, koji može značajno optimizirati sve vezano uz pripremu i generiranje raznih izvješća za većinu nadzornih tijela, onda bi dokumentotok trebao biti sljedeći na putu digitalizacije . Možete automatizirati internu i eksternu razmjenu dokumentacije. Štoviše, vanjski EDI čini čuda i omogućuje organizacijama da dosegnu neviđene visine!

Ilustrirajmo što znači EDI s drugim ugovornim stranama na konkretnim primjerima. Završetak svake poslovno knjigovodstvene transakcije je čin završetka posla. Računovođa ga mora ispisati i poslati drugoj ugovornoj strani na potpisivanje. Nakon toga dokument je potrebno obraditi i pohraniti u arhivu. Sve to oduzima puno vremena i uglavnom nije učinkovito kada je to moguće učiniti elektroničkim putem. Ali ovaj primjer jasno pokazuje koliko su neautomatizirani procesi vanjske interakcije između modernih organizacija i njihovih partnera. Treba samo zamisliti kako će se materijalni i vremenski troškovi optimizirati nakon automatizacije ovih elementarnih radnji uvođenjem elektroničkog upravljanja dokumentima. Na primjer, slanje koverte u drugi grad košta otprilike 50-60 rubalja i traje od 4 do 7 dana. Da biste to učinili u sustavu za upravljanje dokumentima (na primjer, u VLSI elektroničkom upravljanju dokumentima), nećete potrošiti više od 9 rubalja, a sam proces će trajati nekoliko sekundi. Gotovo odmah nakon što kliknete na gumb "Pošalji", vaša druga ugovorna strana će dobiti svoju kopiju i moći će poduzeti radnje koje se od njega traže. Ekonomski učinak uvođenja EDI-ja je prilično vidljiv, posebno za velike korporacije koje svakodnevno obavljaju niz transakcija sa svojim poslovnim partnerima.

Značajke organiziranja elektroničkog tijeka dokumenata s protustrankama

Mnogi su zainteresirani za potpuno logično pitanje: kako se prebaciti na elektroničko upravljanje dokumentima s drugim ugovornim stranama? Kako bi točno ovaj proces trebao biti strukturiran? Općenito, mogu se razlikovati dvije mogućnosti razvoja događaja u ovom smjeru:

Izravna razmjena s drugom ugovornom stranom. U tom slučaju sa svakim poslovnim partnerom trebat ćete sklopiti ugovor u kojem ćete dogovoriti i napisati osnovne uvjete za ovu vrstu interakcije. Međutim, kako biste izbjegli potpisivanje gomile ugovora, možete kupiti kvalificirani potpis. Usput, to se može učiniti povoljno i prilično brzo na web mjestu EDS Center. Ovdje ćete pronaći bilo koji potpis za svoje poslovne potrebe. Ako odaberete ovaj scenarij za rad s elektroničkim dokumentima, nećete biti opterećeni plaćanjem posrednicima;
Postoji drugi način organiziranja EDI-ja s drugim ugovornim stranama - ne radeći izravno, već putem posredničke organizacije. Međutim, imajte na umu da ćete, ako odaberete ovaj put, morati raditi preko posrednika i moći ćete samo prenositi fakture.

Naravno, prva opcija je mnogo poželjnija jer vam omogućuje optimizaciju mnogih zadataka u području unutarnjeg i vanjskog protoka dokumenata.

Prilično je jednostavno saznati možete li započeti suradnju s određenom ugovornom stranom. Najčešće, upravo u programu koji koristite, na kartici s podacima o tvrtki, možete pronaći podatke o njezinom statusu. Na primjer, VLSI će pokazati:

Organizacija koristi EDI;
Organizacija ne koristi EDI, ali je primila poziv za korištenje EDI-ja, ali još nije odgovorila;
Organizacija ne koristi EDI i nije primila poziv za korištenje EDI-ja.

EDO: kako pozvati drugu stranu?

Ako druga ugovorna strana s kojom vrlo često komunicirate ne koristi EDF i nije primila pozivnicu za korištenje EDF-a, tada je možete pozvati da se pridruži izravno u sustavu. Da biste to učinili, pronađite ga u imeniku organizacija, provjerite njegov status, provjerite da tvrtka nije spojena na VLSI, kliknite na ikonu aviona i sustav će mu poslati pozivnicu.

U svakom slučaju, čak i ako ste poslali dokument drugoj ugovornoj strani, a on nije povezan s EDF-om, on će sigurno dobiti e-mail da ste mu poslali pismo s uputama kako mu može pristupiti. U svakom slučaju, možete biti potpuno sigurni da će vaš dokument sigurno stići do primatelja.

Još uvijek imate pitanja? Pitajte ih našim konzultantima!

Što tvrtka treba učiniti ako odluči prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima? Koji je algoritam akcija, odakle početi?

Prvo što treba učiniti je razmisliti o tome kakve rezultate tvrtka želi postići. Trenutno postoje dva područja rada. To je B2G protok dokumenata, odnosno između poduzeća i državnih agencija. I B2B, odnosno razmjena papira između poduzeća. Što se tiče B2G, govorimo o povezivanju s potrebnim državnim agencijama za određeno poduzeće, ovisno o specifičnostima njegovih aktivnosti. Sve naše tvrtke prijavljuju se poreznoj upravi.

Zatim sve ovisi o području djelatnosti - npr. jedna tvrtka trguje alkoholnim pićima, druga tijekom proizvodnje na ovaj ili onaj način utječe na okoliš, treća se bavi uslugama osiguranja, tržištem vrijednosnih papira itd. . Moramo pogledati koja druga tijela zahtijevaju izvješćivanje. Nakon što je određen popis odjela kojima ćemo odgovarati, moramo pogledati koje prijedloge operater za elektroničko upravljanje dokumentima može dati. Ovisno o tome, tvrtka odabire odgovarajući tarifni plan. Slijedi sklapanje ugovora, izrada potrebnog broja elektroničkih potpisa, instaliranje potrebnog softvera i održavanje seminara o radu s tim softverom. To je sve - odvija se protok dokumenata s državnim tijelima.

- Recite nam nešto više o B2B?

Ovo je, kao što sam rekao, druga vrsta razmjene digitalnih dokumenata. Organizira se između poslovnih subjekata. Sve ovisi o konkretnom poduzeću. Ne postoji opći recept za početak slanja dokumenata. Postoje situacije kada je poduzeće jednostavno primorano prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima sa svojim ugovornim stranama samo kako bi preživjelo.

U vezi sa stupanjem na snagu nove norme od 1. siječnja 2014., svi korisnici digitalnog potpisa, bez iznimke, morat će se obratiti certifikacijskom centru radi zamjene certifikata ključeva. Za sada se svi virtualni papiri potpisani važećim certifikatom priznaju kao dokumenti ovjereni kvalificiranim elektroničkim potpisom.

Na primjer: jedan od velikih trgovačkih lanaca nedavno je počeo surađivati sa svojim dobavljačima, razmjenjujući isključivo digitalne papire. Dakle, da bi opskrbljivao svoje proizvode ovoj mreži, poljoprivrednik mora prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima.

Prednosti EDI-ja

Ima li koristi od prelaska na EDI za male i srednje tvrtke? Čini se da digitalno do sada može donijeti prave koristi samo velikim organizacijama.

Za mala i srednja poduzeća prelazak na elektronički protok dokumenata sada nije veliki zadatak. Ali možete ga bolje pogledati, "osjetiti". Brzina protoka dokumenata - to će biti prednost. No korištenje EDI-ja ne odnosi se samo na odnose s drugim ugovornim stranama. To uključuje odnose s državnim tijelima, a tu će gospodarstvenici biti prisiljeni seliti, nema opcija.

Još jedna vrlo važna stvar koju bi mala i srednja poduzeća trebala zapamtiti je da je korištenje elektroničkog potpisa na platformama za trgovanje način da prošire svoje poslovanje. Od 2014. do 2015. 15 posto državnih narudžbi morat će se plasirati malim i srednjim poduzetnicima. Sada je u tijeku ozbiljan rad na privlačenju tih tvrtki za ispunjavanje državnih naloga. A ovo je prava prilika da proširite svoje poslovanje. Tko bi odbio primiti ugovor za 100-200 tisuća rubalja uz zajamčeno plaćanje?

Postoje li pogodnosti za male tvrtke pri plaćanju usluga elektroničkog upravljanja dokumentima? Uostalom, mnoge organizacije ne prelaze na EDI zbog straha od visokih tarifa.

Danas sam na seminaru dao primjer: 995 rubalja - cijeli niz usluga za upravljanje dokumentima s državnim agencijama. Ako izračunate troškove putovanja po Moskvi u javnom prijevozu nekoliko puta godišnje kod tijela gdje trebate predati dokumente, a također iu oba smjera, tada će iznos troškova biti vrlo blizu troška koji sam najavio.

Ako računovođa nije prijatelj računala, je li moguće pogriješiti? Općenito, koliko je teško raditi s takvim programima?

Postoje elementi formatne i logičke kontrole. Ako prilikom izrade dokumenta nema zlonamjerne namjere, onda ga je gotovo nemoguće promašiti. Pa, ako je nešto napravljeno namjerno ili je korisnik nepažljiv, nijedan program nije osiguran da će osoba unijeti 1.000.000 umjesto 1000.

Digitalni potpis

Zašto, po Vašem mišljenju, prijelaz na elektroničko upravljanje dokumentima još nije postao raširen? Što plaši tvrtke?

Je li stvarno strašno? Da vidimo, u našem 63. [Savezni zakon od 06.04.2011. br. 63-FZ “O elektroničkim potpisima” - cca. ur.] zakon formulira koncept tri vrste digitalnog potpisa. Ovo je jednostavno, zapravo je kombinacija prijave i lozinke. Ojačani je potpis koji koristi kriptografsku zaštitu. A elektronički potpis je kvalificirani, onaj koji izdaje akreditirani certifikacijski centar. 90 posto ljudi u našoj zemlji koristi login i lozinku. Bilo na bankomatima, bilo na društvenim mrežama, bilo u mailu. Odnosno, možemo reći da gotovo svi koriste jednostavan potpis.

Toliki broj digitalnih potpisa koji se danas koriste nije nepovoljan ni za certifikacijske centre, ni za informacijske sustave, ni za korisnike. Nadam se da ćemo tijekom 2014.-2015. godine imati ujednačenost i da će se broj potpisa smanjiti.

Što se tiče kvalificiranog potpisa, on se još uvijek koristi na nekoliko mjesta. Ali koristi se npr. na portalu. I što više usluga može pružiti, to će više ljudi koristiti ovaj potpis. Njegova uporaba ograničena je ne toliko strahom ljudi koliko nedostatkom resursa na kojima bi se mogla koristiti.

S korporativnim sektorom sve je još jednostavnije. Sada oko polovice poduzeća koristi elektroničke sustave izvješćivanja, a svi su implementirani s elektroničkim potpisom. A te tvrtke zapošljavaju iste ljude koji se, čini se, boje prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima. Dakle, ovaj strah više liči na mit nego na stvarnost.

- Treba li očekivati značajnije izmjene zakonodavstva u području elektroničkog tijeka dokumenata?

Uostalom, mnogi sada govore o nesavršenosti pravnog polja u ovoj oblasti... Ja to ne bih nazvao nesavršenošću, to je normalan proces razvoja zakonodavstva. Zapravo, aktivna uporaba elektroničkih potpisa u Rusiji je dobra ako postoji pet godina. Naravno, jednostavno je nemoguće formirati dobro uspostavljen regulatorni okvir u takvom razdoblju, uzimajući u obzir razvoj tehnologije. Trenutno je u tijeku sustavni proces razvoja zakonodavstva. Od onoga što vrijedi čekati: ovo je konačno stupanje na snagu 63. zakona o elektroničkim potpisima i ukidanje 1. zakona [Savezni zakon od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ “O elektroničkim digitalnim potpisima”. Ova norma prestala je važiti od 1. srpnja ove godine - cca. ur.]. Zakon je, usput, sasvim adekvatan i kompetentan. U njemu nema očitih praznina. Prilično je strukturiran. Nadamo se da će se njegovim uvođenjem smanjiti broj vrsta digitalnih potpisa. Sada mnoge državne agencije i informacijski sustavi postavljaju vlastite zahtjeve za elektronički potpis, koji nisu uvijek u skladu sa zakonom.

Prisutnost tolikog broja digitalnih potpisa nije pogodna ni za certifikacijske centre, ni za informacijske sustave, ni za korisnike. Zamislite da vam na privjesku za ključeve visi pet potpisa, ali morate zapamtiti da je jedan za poreznu upravu, drugi za trgovinsku platformu, treći za Rosreestr i tako dalje. Nadam se da ćemo tijekom 2014.-2015. godine imati ujednačenost i da će se broj potpisa smanjiti.

Ako tvrtka planira prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima, naše preporuke pomoći će vam u izradi akcijskog plana. Reći će vam kako pregovarati s izvođačima, odabrati ponuđača i pripremiti osoblje za promjene u radu.

Ako će tvrtka prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima (EDF) s ugovornim stranama, unaprijed procijenite koji će se dio dokumenata moći prenijeti elektronički. O tome ovisi opseg projekta, plan rada za njega, troškovi rada i troškovi tvrtke.

Kako s izvođačima izraditi plan rada za prelazak na elektroničko upravljanje dokumentima

Podijelite rad na prelasku tvrtke na elektroničko upravljanje dokumentima u blokove:

organizacijska pitanja;
protustranke;
protok dokumenata;
osoblje;
pružatelj usluga;
proračun.

Navedite koji će se zadaci izvršiti unutar svakog bloka (vidi. ). Po potrebi prilagodite popis. Pretpostavimo da tvrtka možda ne treba automatizaciju: prikladno je pratiti status registracije dokumenata kroz računovodstveni sustav tvrtke, ali ako obujam protoka dokumenata nije velik, tada se troškovi automatizacije neće isplatiti.

Sami odlučite kojim ćete redoslijedom izvršiti gore navedene korake. Neki se poslovi mogu obavljati istovremeno, na primjer, izrada prezentacijskih materijala za osoblje i pregovaranje s izvođačima.

Kako pregovarati s drugim ugovornim stranama o prijelazu na elektroničko upravljanje dokumentima

Podijelite druge ugovorne strane poduzeća u četiri skupine. Svaka skupina će morati zauzeti poseban pristup kako bi se dogovorili oko prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima. Moguće je da se sve druge ugovorne strane neće složiti, morat ćete nastaviti razmjenjivati papirnate dokumente s njima ili prekinuti suradnju.

Značajne druge ugovorne strane koje koriste elektroničko upravljanje dokumentima. Takve tvrtke već surađuju sa svojim pružateljima usluga, možda ne s organizacijama s kojima vaša tvrtka namjerava surađivati. S protustrankama iz ove skupine možete postupati na sljedeći način:

1. Razmislite je li uputno sklopiti ugovor s ponuđačem s kojim kupac (dobavljač) surađuje.

2. Saznajte postoji li roaming između namjeravanog pružatelja vaše tvrtke i pružatelja druge ugovorne strane.

3. Pozovite drugu ugovornu stranu da sklopi ugovor s pružateljem usluga kojeg je odabrala vaša tvrtka.

Značajne druge ugovorne strane koje ne koriste elektroničko upravljanje dokumentima. Ako kupac (dobavljač) odbije koristiti elektroničko upravljanje dokumentima, a tvrtki je neisplativo prekinuti suradnju s njim, postupite prema jednom od scenarija:

1. Koristite s takvom drugom ugovornom stranom .

2. Ugovorite termin i pokušajte ih uvjeriti da koriste elektroničko upravljanje dokumentima.

Obećajte da ćete biti tolerantni prema mogućim nedostacima i pomoći uspostaviti elektronički dokumentotok u radu s Vašom tvrtkom.

Malidruge ugovorne strane koje koriste elektroničko upravljanje dokumentima. Na ovu skupinu kupaca i dobavljača mogu se primijeniti iste opcije kao iu odnosu na značajne druge ugovorne strane. Ali preporučljivo je voditi pregovore u obliku dopisivanja kako ne biste gubili dodatno vrijeme. Ako se ne može postići dogovor, možda je lakše odbiti suradnju.

Malidruge ugovorne strane koje ne koriste elektroničko upravljanje dokumentima. Ako kupac (dobavljač) nije jedan od ključnih partnera tvrtke, pokušajte ga motivirati da koristi elektroničko upravljanje dokumentima kod dobavljača koji vam odgovara. Mogućnosti:

1. Najavite da npr. od početka novog tromjesečja vaša tvrtka prihvaća i šalje dokumente samo u elektroničkom obliku.

2. Uzmite proviziju ako druga ugovorna strana izgubi i poslani duplikati; novčano ako je dostavio originalne dokumente nakon roka. Takve mjere primijeniti u odnosu na kupce (dobavljače) koji ne predaju papire na vrijeme.

Za male tvrtke koje razmjenjuju papirnate dokumente vrijedi pripremiti jasnu prezentaciju. Ako druge ugovorne strane razumiju nijanse elektroničkog upravljanja dokumentima, bit će ih lakše uvjeriti da promijene svoj radni postupak. Teško je moguće upoznati sve male kupce i dobavljače tvrtke, stoga će prezentacija uvjeriti.

Kako odabrati pružatelja usluga upravljanja elektroničkim dokumentima

Ako tvrtka ima mnogo partnera, najvjerojatnije će morati raditi s nekoliko pružatelja usluga. Pokušajte minimizirati broj potonjih.

Odaberite pružatelje usluga:

s kojima druge ugovorne strane tvrtke već rade i na koje možete prenijeti značajan obujam transakcija;
koji imaju maksimalni roaming;
koji mogu koristiti certifikate potpisa tvrtke (ako postoje).

Faktor cijene ne treba uzimati u obzir. Ako pružatelj nema roaming s pružateljima vaših sugovornika, nije prikladan, čak i ako su njegove usluge jeftinije.

Kako formalizirati dokumentaciju tvrtke

Prije prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima potrebno je formalizirati kretanje dokumenata tvrtke. Sastavite ili prilagodite prema potrebi:

1. Popis dokumenata koje tvrtka koristi u radu s drugim ugovornim stranama.

2. Aktualni popis službenika uključenih u protok dokumenata. Navedite tko:

stvara dokument - učitava ga na osobni račun pružatelja usluga;
potpisuje dokument. Ovi će zaposlenici trebati prijavu i lozinku za ulazak u svoj osobni račun i certifikate elektroničkog potpisa;
kontrolira potpisivanje dokumenta od strane druge ugovorne strane;
ispisuje dokument i arhivira ga u mapu ili sprema na poslužitelj tvrtke.

Ovaj popis se mora stalno ažurirati. Čim zaposlenik ode, njegov elektronički potpis mora se poništiti i izdati novoprimljenoj osobi.

Pripremiti i internim pravilnikom dokumentirati raspored kretanja dokumenata od trenutka izrade do slanja u arhiv (vidi. ).

Kako pripremiti osoblje tvrtke za prelazak na elektroničko upravljanje dokumentima

Koliko brzo i uspješno će se tvrtka prebaciti na , ovisi o zaposlenicima. Kako bismo ih spriječili da sabotiraju projekt, važno je ne forsirati ih, već ih uvjeriti u dobrobiti inovacije.

Značajna stavka troška pri implementaciji elektroničkog upravljanja dokumentima je plaćanje radnog vremena zaposlenika koje će potrošiti na osposobljavanje za rad u novom sustavu i rješavanje izvanrednih situacija. Provedite centralizirane napore u obuci i obuci kako biste smanjili te troškove.

Počnite objašnjavati i trenirati unaprijed - kada je menadžment odlučio prijeći na elektroničko upravljanje dokumentima. Organizirajte prezentaciju s objašnjenjem principa rada za sve zaposlenike tvrtke, uključujući i zaposlenike koji ne sudjeluju u elektroničkom upravljanju dokumentima.

Obratite posebnu pozornost na potpisnike obuke. Napravite im jasne i detaljne upute, po mogućnosti sa snimkama zaslona: koju stranicu posjetiti, koje podatke unijeti i gdje, koje gumbe pritisnuti iu kojem trenutku, kako raditi s potpisnim certifikatom.

Sljedeći argumenti pomoći će uvjeriti zaposlenike da podrže projekt uvođenja elektroničkog upravljanja dokumentima:

U pogledu razine odgovornosti službenika, elektronički potpis se ne razlikuje od fizičkog;
Elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje vam brzo kreiranje i obradu dokumenata. Ne morate zvati i saznati kada će druga ugovorna strana potpisati i poslati traženi dokument;
dokumenti neće biti izgubljeni. Bit će ih lakše pronaći.

Kako planirati troškove implementacije elektroničkog upravljanja dokumentima

sastoji se od sljedećih dijelova:

1. Trošak usluga davatelja je 10 000–20 000 rubalja. godišnje, ovisi o tarifnom planu. Saznajte cijene i budžet za njih.

2. Trošak certifikata elektroničkog potpisa je 1000–2000 rubalja. godišnje, ovisi o tarifnom planu proizvođača certifikata.

3. Plaće zaposlenika - dodatno plaćanje ili trošak vremena koje će osoblje provesti izvan svojih izravnih dužnosti. Troškovi ovise o trajanju zadataka i cijeni jednog sata rada zaposlenika.

Radno intenzivne će biti sljedeće vrste poslova: sastanci i telefonski razgovori s izvođačima, priprema prezentacija i uputa za izvođače i zaposlenike Vaše tvrtke, obuka zaposlenika, rješavanje izvanrednih situacija (vidi. ). Planirajte koliko će trajati.

U proračun uključite ne samo plaće zaposlenika, već i socijalne doprinose iz njih.

4. Cijena automatizacije – ovisi o zadacima koje tvrtka želi riješiti, složenosti njihove implementacije, te cijeni sata rada programera.

Pripremljeno od materijala