Az első kérdés, ami felmerül: miért? Milyen előnyei és hátrányai vannak az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásnak? Hasonlítsuk össze a papírral.
Az első kérdés, ami felmerül: miért? Tekintettel arra, hogy nincs törvény az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásról, senki nem kényszeríti a vállalkozásokat a papír feladására, miért van szükség erre? Milyen előnyei és hátrányai vannak az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásnak? Hasonlítsuk össze a papírral.
A pénzért
|
Papír dokumentumok |
Elektronikus dokumentumok |
|---|---|
|
Egy A4-es lapon lévő dokumentum létrehozása körülbelül 1,5 rubelbe kerül, egy 6 A4-es lapon lévő dokumentumcsomag 9 rubelbe kerül. |
Hozzon létre bármilyen mennyiségű elektronikus dokumentumot - 0 dörzsölje, tetszőleges mennyiségű dokumentumcsomagot - 0 dörzsölje. |
|
Postai küldés - 40-60 rubel, futárral - általában több mint 10-szer drágább, a rendeltetési helytől függően. |
Küldés - 5-9 rubel. az EDF kezelőjétől függően nem függ a célállomástól. |
|
Az archívum helybérlésének költsége a területtől és régiótól függ. |
Nem igényel helyiségbérlési költségeket az archívum számára. A Diadocban a dokumentumokat díjmentesen és határozatlan ideig tárolják. |
Idővel
|
Papír dokumentumok |
Elektronikus dokumentumok |
|---|---|
|
Nyomtatás, aláírás, bélyegzés - egy naptól több napig. Azokban a cégekben, ahol nagy a kimenő dokumentumáramlás, minden könyvelői dolgozó havonta több napig ezzel van elfoglalva. |
Mindez nem szükséges egy elektronikus dokumentumhoz. Elektronikus aláírással történő aláírása percek kérdése. A Diadoc-ban egyszerre több dokumentumot írhat alá egyetlen kattintással. |
|
A levelezés néhány naptól 2 hétig tart; futárral - 1-4 nap. |
A címzett a küldés után másodperceken belül megkapja a dokumentumokat, függetlenül attól, hogy földrajzilag milyen távolságra vannak a szállítótól. |
|
Az aláírt másolatokat vissza kell küldeni a szállítónak. Postai úton - több naptól egy hónapig; futárral - 1-4 nap. |
A címzett aláírja a dokumentumot, és az mindkét fél számára elérhetővé válik. Nincs szükség visszaküldésre. |
Tehát döntést hozott – készen áll arra, hogy feladja a papírt a 21. századi technológiák javára. Mi szükséges az elektronikus dokumentumkezelésre való átálláshoz?
Első lépés
A számviteli politikájában tükröződnie kell annak, hogy a társaság elektronikus formában összeállított és elektronikus aláírással aláírt dokumentumokkal dolgozik.
Második lépés
Tekintse meg a cégénél működő dokumentumfolyamat-diagramot. Hány alkalmazottról van szó, hány szakaszban, melyiknél fordulnak elő késések, veszteségek. Elemezze és helyezze át elektronikus formában, hogy megszabaduljon a papírlánc problémáitól.
Harmadik lépés
A megszerzett elektronikus dokumentum-folyamat (EDF) séma alapján határozza meg az Önnek megfelelő műszaki megoldást: webes verzió vagy integráció.
A webes változat a legegyszerűbb, mindenki számára elérhető módja az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásnak, amely nem érinti a cég információs rendszereit. Csak az elküldött dokumentumokért fizet. Alkalmas alacsony forgalmú szervezeteknek - havonta körülbelül 100 kimenő dokumentum - és kis számú szerződő fél számára.
A cég könyvelési rendszerével való integráció lehetővé teszi alkalmazottai számára, hogy egyetlen ablakban, a program megszokott felületén dolgozhassanak az elektronikus dokumentumokkal, amellyel általában foglalkoznak. Lehetővé teszi a legtöbb művelet automatizálását.
A Contour.Diadoc többféleképpen integrálható:
- Az 1C modulon keresztül - egy dobozos integrációs megoldás Oroszország legelterjedtebb számviteli rendszeréhez. Univerzális - bármilyen méretű vállalkozás számára alkalmas.
- Csatlakozó használata - alkalmas azok számára, akik nem akarnak beavatkozni a számviteli rendszerük konfigurációjába, de számos műveletet automatizálniuk kell elektronikus dokumentumokkal.
- Egy kész integrációs megoldással az Ön könyvelési rendszeréhez.
- API eszközök használata – egyedi integrációs megoldás egy adott vállalat számára.
Az utolsó három pont a nagy forgalmú és nagyszámú partnerrel rendelkező cégek számára alkalmas.
Negyedik lépés
Ha nagyjából megérti, hogy milyen dokumentumfolyamatot szeretne fogadni, és hogyan kell azt rendszerezni, ideje operátort választani. Tekintse meg, milyen megoldásokat kínálnak és milyen áron, és döntse el, hogy ki a megfelelő az Ön számára.
Ötödik lépés
Csatlakoztassa a partnereket. Ha ügyfelei és partnerei nem fogadnak el és nem írnak alá elektronikus dokumentumokat, az előző lépésekkel elért összes eredmény hiábavaló lesz. Ezért érdemes időt és energiát szánni arra, hogy közvetítse partnerei felé, hogy ezentúl csak elektronikus formában kapják meg Öntől a dokumentumokat, sőt, ebből csak előnyük van.
A partnerekkel való elektronikus dokumentumáramlásra való átálláshoz különböző csatornákon keresztül juthat el ezekhez az információkhoz: az Ön webhelye, az EDF üzemeltetőjének honlapja, e-mail értesítések, hívások, céloldalak.
Az elektronikus dokumentumkezelésről sokszor sokat beszélnek, de nehéz eligazodni a nagyszámú új kifejezésben, és még nehezebb megérteni, hogyan működik mindez. A „A könyvelő és az elektronikus dokumentum” című cikksorozatot kifejezetten arra tervezték, hogy érthető nyelven elmondja mindazt, amit egy könyvelőnek tudnia kell az ilyen típusú interakciókról. Hogyan indítsunk cserét? Hogyan lehet az elsődleges jelentésekkel dolgozni és a jelentéseket elektronikusan benyújtani? Ezekre és más kérdésekre is választ talál lapszámainkban.
Az első fejezetben arról lesz szó, hogyan lehet áttérni az elektronikus interakcióra a partnerekkel, és mi kell a tőzsde elindításához.
Felülnézet: szükség van a változtatásra?
A számvitel elválaszthatatlanul összefügg a különféle dokumentációk elkészítésével. A papíralapú iratkezelési sémákat évtizedek óta tökéletesítették, ma azonban a papíralapú dokumentumokat felváltják az elektronikusak.Nézzük felülről a jelenlegi helyzetet: sok cég információs rendszerek bevezetésével részben vagy teljesen automatizálja belső üzleti folyamatait. De a szervezet működése nem korlátozódik a belső folyamatokra, hanem a partnerekkel való interakcióra is szükség van.
Például egy könyvelő egy üzleti tranzakció befejezése után a könyvelési rendszerében munkavégzési jegyzőkönyvet készít, azt kinyomtatja és postai úton vagy futárral elküldi. A szerződő fél, miután megkapta az aktust, azt beszkenneli, és amennyiben rendelkezésre áll, beviszi az információs rendszerbe. Ezután a könyvelő manuálisan rögzíti a könyvelési rendszert, és hiba nélkül elmenti a papír eredetijét. Kényelmes?
A helyzet paradox: a belső folyamatokat optimalizálják, a külsőket viszont nem, miközben éppen a külső folyamatok ésszerűsítése vezet a költségek valódi minimalizálásához, mind az anyagi, mind az időbeli költségekhez. A papíralapú dokumentumok kézbesítése értékes napokat, heteket vesz igénybe, az elektronikus dokumentumok pedig perceken belül megtörténik.
Elektronikus dokumentumok cseréjének módszerei
- Tehát úgy döntött, hogy megkezdi az elektronikus dokumentumok cseréjét. A szerződő felek önállóan döntik el, hogy az elektronikus interakció hogyan épül fel. A cserének két fő típusa van:
- Csere közvetlenül a partnerrel Kezdheti egy előszerződés megkötésével, amely részletesen rögzíti a csere menetét és feltételeit. Ha mindkét fél fokozottan minősített elektronikus aláírást használ, akkor a szerződést ennek megfelelően nem kell megkötni, más típusú elektronikus aláírással megállapodás szükséges. Ennek a lehetőségnek az az előnye, hogy nem kell fizetnie az üzemeltetőknek a dokumentumok továbbításáért, használhatja a szokásos e-mailt. De nem minden dokumentumot lehet közvetlenül elküldeni a partnernek.
- Egy másik változat - számlacsere elektronikus dokumentumkezelő operátoron keresztül (EDO operátor SF). Ez a módszer jobb, már csak azért is, mert egyszer csatlakozik a szolgáltató hálózatához, csatlakozik a csereszabályzathoz és dolgozik a szolgáltatásban. Az Északi Flotta EDF üzemeltetői rendelkeznek azokkal a technológiai, személyi és jogi képességekkel, amelyek biztosítják az elektronikus dokumentumok, és ami a legfontosabb, a számlák jogszerű cseréjét.
Karina Kassis,elemzőSynerdocs
Három egyszerű lépés az EDI-hez
- csatlakozzon az üzemeltetőhöz;
- elektronikus aláírási tanúsítvány és kriptográfiai védelmi eszköz (CIPF) vásárlása;
- operátor segítségével kapcsolja össze a partnereket (ha szükséges).
Csatlakozás kezelőhöz
Mindenekelőtt lépjen kapcsolatba az üzemeltetővel, beszélje meg a csatlakozás költségeit és feltételeit. A csere megkezdésekor szerződést kell kötni az üzemeltetővel, ezt az eljárást gyakran a szabályzathoz való csatlakozásnak nevezik.A szabályzat a működési elveket, a szolgáltatási célokat és a jogi szempontokat részletesen leíró dokumentum.
Elektronikus aláírási tanúsítvány és kriptográfiai védelmi eszközök vásárlása
Elektronikus aláírási tanúsítványt az Orosz Föderáció Távközlési és Tömegkommunikációs Minisztériuma által akkreditált bármely hitelesítési központtól szerezhet be (akkreditált CA-k listája). Az SF e-dokumentumfolyamat-üzemeltetői gyakran maguk a CA-k, vagy szolgáltatásokat nyújtanak a tanúsítványok megszerzéséhez partnereiken keresztül.A szövetségi törvény szerintN63 Az elektronikus aláírásról szóló 63. §-a alapján a társaság (jogi személy) által használt elektronikus aláírási tanúsítvány is egy konkrét személyt azonosít, de az Alapokmány vagy meghatalmazás alapján a társaság nevében jár el. Természetesen a tanúsítványok nem ruházhatók át más személyre. Nem írhatja alá valaki az ön dedikálását a dokumentumokon.
Karina Kassis,elemzőSynerdocs
Az elektronikus aláírás (ES) egy bizonyos karaktersorozat, amelyet egy dokumentumhoz csatolnak. Háromféle aláírás létezik: egyszerű, továbbfejlesztett minősíthetetlen, továbbfejlesztett minősített.
Az „Elektronikus aláírásokról” szóló 63. számú szövetségi törvény szerint az egyszerű vagy továbbfejlesztett minősítés nélküli elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum egyenértékű a kézírásos aláírással aláírt papíralapú dokumentummal.
A továbbfejlesztett minősített aláírás egy elektronikus dokumentumon analóg a papíralapú dokumentumon lévő kézzel írt aláírással és pecséttel. A Szövetségi Adószolgálat csak a minősített aláírással aláírt dokumentumok jogi erejét ismeri el .
A kriptográfiai információvédelmi eszköz (CIPF) egy speciális program, amely titkosítja és visszafejti a továbbított információkat. A csereszolgáltatásokban a CIPF szükséges az elektronikus aláírás létrehozásához és ellenőrzéséhez. A használati jogra vonatkozó engedély az üzemeltető segítségével vásárolható meg.
Csatlakozó szerződő felek
Természetesen csak azokkal a partnerekkel cserélhet elektronikus dokumentumokat, akik már csatlakoztak a csereszolgáltatáshoz. Hasonlóan a közösségi oldalakhoz: nincs értelme regisztrálni, ha nincsenek ott barátok. Mások azonban követhetik a cégedet a kísérletezésben. Vannak helyzetek, amikor a partnereknek csak egy ideig van szükségük további motivációra, kedvezményes vagy ingyenes hozzáférésre. Az EDO SF üzemeltetője segít minden kérdésének megoldásában, mivel ő maga is érdekelt a felhasználók magas színvonalú támogatásában és az új előfizetők csatlakoztatásában.Nem számít, hogy az SF operátor melyik EDF operátort használja – Ön csatlakozhat az egyik operátorhoz, a partner pedig egy másikhoz. Ma számos vezető szolgáltató fejleszt és tesztel barangolási technológiát. Amíg a technológia fejlesztési szakaszban van, más lehetőségeket is használhat a partnerekkel való interakció megszervezésére.
Az első lehetőség több operátorral való munka . Senki sem tiltja meg a tőzsde résztvevőinek, hogy több EDF szolgáltató szolgáltatásait vegyék igénybe. Ön maga is csatlakozhat több szolgáltatóhoz, vagy adott esetben felajánlhatja ezt a munkamódszert egy partnernek.
Ha Ön és partnere különböző szolgáltatásokhoz csatlakozik, és valamilyen okból nem kívánja több elektronikus dokumentumkezelő szolgáltató szolgáltatását igénybe venni, akkor ügyeljen a a második lehetőség az, hogy felveheti a kapcsolatot az üzemeltetőivel, és javaslatot tesz egymás közötti csere létrehozására.
Konklúzió helyett
Foglaljuk össze röviden: könyvelőként mit kell tudnia arról, hogyan kezdje el az elektronikus bizonylatok cseréjét a partnerekkel? Egyrészt a dokumentum jogi erejét a továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás biztosítja. Másodszor, az EDF üzemeltetője, az SF garantálja az elektronikus dokumentum gyors kézbesítését és integritását. Harmadszor, az operátoron keresztüli csere megkezdéséhez elegendő a szabályzathoz való csatlakozás, valamint egy elektronikus aláírási tanúsítvány és egy kriptográfiai védelmi eszköz vásárlása. A többi kérdés megoldása valójában az üzemeltetők vállára esik.A következő számban
A második, „Könyvelő és elektronikus bizonylat” című fejezetben megtudhatja, hol lehet még használni az elektronikus aláírást, és hogyan lehet megkülönböztetni mindhárom elektronikus aláírást egymástól. Közelebbről megvizsgáljuk az aláírási mechanizmust, és megtudjuk, melyik elektronikus dokumentumot ismerik el jogilag kötelező erejűnek. Azt is megtudhatja, hol és hogyan tárolja az elektronikus dokumentumokat, miközben megőrzi jogi erejüket.Az utóbbi időben mindenki ajkán szerepel az elektronikus dokumentumkezelés, mint a szervezetek digitális átalakulásának egyik eszköze. A legtöbb szervezet vagy már megkezdte az elektronikus dokumentumkezelés használatát a partnerekkel, és nem csak a kormányzati szervekkel, vagy a közeljövőben tervezi ennek megkezdését. Sajnos még mindig van némi zűrzavar az EDI fogalmának megértésében a szerződő felek között, ezért szeretnénk ezt a jelenséget világos és érthető nyelven elmagyarázni, hogy Önnek lehetősége legyen tájékozott döntést hozni.
Milyen előnyökkel jár az EDI a partnerekkel?
Minden pénzügyi osztály szakembere naponta készít vagy készít dokumentumokat az adóhatóságokkal, az Orosz Nyugdíjpénztárral vagy más kormányzati szervekkel, valamint az üzleti partnerekkel. A papír formájú dokumentumok száma folyamatosan növekszik, és nem csak a papír és a nyomdai kellékek többletköltségével jár, hanem az archívumok fenntartásának költségeit is, ahol a papírokat hosszú ideig kell tárolni, amit a hatályos jogszabályok nagyon pontosan és egyértelműen szabályoznak. országunk. Emellett sok időt fordítanak a dokumentumok létrehozására, kinyomtatására és a partnereknek történő elküldésére – ez csökkenti a könyvelés általános hatékonyságát. Ennek a problémának a megoldására javasoljuk, hogy a modern cégek az ügyfelekkel közösen térjenek át az elektronikus dokumentumkezelésre.
Ha már automatizálja üzleti folyamatait, például a VLSI Electronic Reporting programban dolgozik, amely a legtöbb felügyeleti hatóság számára jelentősen optimalizálhat mindent, ami a különféle jelentések elkészítésével és generálásával kapcsolatos, akkor a digitalizáció útján a dokumentumáramlásnak kell következnie. . A belső és külső dokumentációcserét egyaránt automatizálhatja. Sőt, a külső EDI az, amely csodákat tesz, és lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy soha nem látott magasságokat érjenek el!
Mutatjuk konkrét példákon, hogy mit jelent az EDI partnerekkel. Minden üzleti számviteli tranzakció befejezése a munka befejezésének aktusa. A könyvelőnek ki kell nyomtatnia és aláírásra meg kell küldenie a szerződő félnek. Ezt követően a dokumentumot fel kell dolgozni és az archívumban kell tárolni. Mindez sok időt vesz igénybe, és általában nem hatékony, ha lehetséges elektronikusan. Ez a példa azonban jól szemlélteti, mennyire automatizálatlanok a modern szervezetek és partnereik közötti külső interakció folyamatai. Csak elképzelni kell, hogy ezeknek az alapvető műveleteknek az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével történő automatizálása után hogyan optimalizálhatók az anyag- és időköltségek. Például egy boríték másik városba küldése körülbelül 50-60 rubelbe kerül, és 4-7 napig tart. Ehhez egy dokumentumkezelő rendszerben (például a VLSI elektronikus dokumentumkezelésben) legfeljebb 9 rubelt költ, és maga a folyamat néhány másodpercet vesz igénybe. A „Küldés” gombra kattintás után szinte azonnal az Ön partnere megkapja a másolatát, és megteheti a tőle elvárható intézkedéseket. Az EDI bevezetésének gazdasági hatása nagyon szembetűnő, különösen a nagyvállalatok esetében, amelyek naponta számos tranzakciót bonyolítanak le üzleti partnereikkel.
Az EDI partnerekkel való megszervezésének jellemzői
Sokakat érdekel egy teljesen logikus kérdés: hogyan lehet áttérni az elektronikus dokumentumkezelésre a partnerekkel? Hogyan kell pontosan felépíteni ezt a folyamatot? Általában két lehetőség különböztethető meg az események ilyen irányú fejlesztésére:
- Közvetlen csere a partnerrel. Ebben az esetben minden üzleti partnerrel megállapodást kell kötnie, amelyben elfogadja és leírja az ilyen típusú interakció alapvető feltételeit. Azonban, hogy ne kelljen rengeteg szerződést aláírnia, vásárolhat minősített aláírást. Ez egyébként az EDS Center honlapján kényelmesen és meglehetősen gyorsan megtehető. Itt megtalálja az üzleti igényeinek megfelelő aláírásokat. Ha ezt a forgatókönyvet választja az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzéshez, nem terheli Önt a közvetítőknek történő kifizetés;
- Létezik egy másik lehetőség is az EDI megszervezésére a partnerekkel – nem közvetlenül, hanem egy közvetítő szervezeten keresztül. Ne feledje azonban, hogy ha ezt az utat választja, akkor közvetítőn keresztül kell dolgoznia, és csak számlákat fog tudni átutalni.
Természetesen az első lehetőség sokkal előnyösebb, mert lehetővé teszi számos feladat optimalizálását mind a belső, mind a külső dokumentumáramlás területén.
Nagyon könnyű megállapítani, hogy elkezdhet-e dolgozni egy adott partnerrel. Leggyakrabban közvetlenül az Ön által használt programban, a céggel kapcsolatos információkat tartalmazó kártyán találhat információkat annak állapotáról. Például a VLSI a következőket jelzi:
- A szervezet EDI-t használ;
- A szervezet nem használ EDI-t, de kapott felkérést az EDI használatára, de még nem válaszolt;
- A szervezet nem használ EDI-t, és nem kapott felkérést EDI használatára.
EDO: hogyan hívjunk partnert?
Ha a partner, akivel nagyon gyakran érintkezik, nem használja az EDF-et, és nem kapott meghívást az EDF használatára, akkor meghívhatja őt, hogy csatlakozzon közvetlenül a rendszerhez. Ehhez keresse meg őt a szervezetek címtárában, ellenőrizze az állapotát, ellenőrizze, hogy a cég nem csatlakozik-e a VLSI-hez, kattintson a repülőgép ikonra, és a rendszer küld neki egy meghívót.
Mindenesetre, még ha el is küldött egy dokumentumot egy partnernek, és ő nem kapcsolódik az EFA-hoz, mindenképpen kap egy e-mailt arról, hogy küldött neki egy levelet, amelyben útmutatást ad arra, hogyan férhet hozzá. Abban mindenesetre teljesen biztos lehet, hogy dokumentuma biztosan eljut a címzetthez.
Van még kérdése? Kérdezze tanácsadóinkat!
Mit tegyen egy cég, ha úgy dönt, hogy áttér az elektronikus dokumentumkezelésre? Mi a műveletek algoritmusa, hol kezdjem?
Először is gondold át, milyen eredményeket akar elérni a cég. Jelenleg két munkaterület van. Ez a B2G dokumentumáramlás, vagyis a vállalatok és a kormányzati szervek között. És a B2B, vagyis a vállalkozások közötti papírcsere. Ami a B2G-t illeti, arról beszélünk, hogy az adott vállalkozás tevékenységének sajátosságaitól függően kapcsolódunk az adott vállalkozáshoz szükséges kormányzati szervekhez. Minden cégünk bejelenti az adóhivatalt.
Aztán minden a tevékenységi körtől függ - például az egyik cég alkoholos italokkal kereskedik, a másik, a gyártás során ilyen vagy olyan hatással van a környezetre, egy harmadik cég biztosítási szolgáltatásokkal, értékpapírpiaccal stb. . Meg kell vizsgálnunk, hogy más hatóságok milyen jelentést kérnek. Ha elkészült az osztályok listája, amelyeknek beszámolunk, meg kell néznünk, milyen javaslatokat tehet az elektronikus dokumentumkezelés kezelője. Ennek függvényében választja ki a cég a megfelelő díjcsomagot. Ezt követően megállapodást kötnek, elkészítik a szükséges számú elektronikus aláírást, telepítik a szükséges szoftvereket, és szemináriumokat tartanak a szoftverrel való munka megtanítására. Ez minden – megtörténik a dokumentumáramlás a kormányzati szervekkel.
- Mesélnél többet a B2B-ről?
Ez, mint mondtam, a digitális dokumentumcsere második típusa. Üzleti egységek között szerveződik. Minden az adott vállalkozástól függ. Nincs általános recept a dokumentumok küldésének megkezdésére. Vannak olyan helyzetek, amikor egy vállalkozás egyszerűen csak a túlélés érdekében köteles átállni az elektronikus dokumentumkezelésre partnereivel.
Az új norma 2014. január 1-jei életbe lépésével kapcsolatban kivétel nélkül minden digitális aláírást használónak fel kell vennie a kapcsolatot egy hitelesítő központtal a kulcstanúsítványok cseréje érdekében. Egyelőre minden érvényes tanúsítvánnyal aláírt virtuális papír minősített elektronikus aláírással hitelesített dokumentumnak minősül.
Például: az egyik nagy kereskedelmi lánc nemrég kezdett együttműködni beszállítóival, kizárólag digitális papírokat cserélve. Így ahhoz, hogy termékeit ebbe a hálózatba tudja szállítani, a gazdálkodónak át kell térnie az elektronikus dokumentumkezelésre.
Az EDI előnyei
Van-e előnye az EDI-re való átállásnak a kis- és középvállalkozások számára? Úgy tűnik, hogy a „digitális” egyelőre csak a nagy szervezetek számára hozhat valódi hasznot.
A kis- és középvállalkozások számára most nem jelent komoly feladatot az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás. De lehet közelebbről is megnézni, „megérezni”. A dokumentumáramlás sebessége - ez előnyt jelent. De az EDI használata nem csak a partnerekkel való kapcsolatokra vonatkozik. Ez magában foglalja a kormányzati szervekkel való kapcsolatokat, és itt az üzletemberek kénytelenek lesznek költözni, nincs lehetőség.
Egy másik nagyon fontos szempont, amelyet a kis- és középvállalkozásoknak emlékezniük kell, hogy az elektronikus aláírás kereskedési platformokon történő használata üzleti tevékenységük bővítésének egyik módja. 2014-2015 között az állami megrendelések 15 százalékát a kis- és középvállalkozások körében kell leadni. Komoly munka folyik most azon, hogy ezeket a cégeket állami megrendelések teljesítésére vonzzák. És ez egy igazi lehetőség vállalkozása bővítésére. Ki tagadná meg, hogy 100-200 ezer rubelre szóló szerződést kapjon garantált fizetéssel?
Van-e előnye a kisvállalkozásoknak az elektronikus dokumentumkezelési szolgáltatások fizetése során? Hiszen sok szervezet a magas tarifáktól való félelem miatt nem vált át EDI-re.
Példát adtam ma a szemináriumon: 995 rubel - a kormányzati szervek dokumentumkezelési szolgáltatásainak teljes skálája. Ha évente többször kiszámítja a Moszkva körüli tömegközlekedési utazás költségeit a hatóságnál, ahol dokumentumokat kell benyújtania, és mindkét irányban, akkor a költségek összege nagyon közel lesz az általam bejelentett költségekhez.
Ha egy könyvelő nem számítógépbarát, hibázhat? Általában véve mennyire nehéz ilyen programokkal dolgozni?
Vannak formátum és logikai vezérlés elemei. Ha a dokumentum létrehozásakor nincs rosszindulatú szándék, akkor szinte lehetetlen kihagyni. Nos, ha valamit szándékosan csinálnak, vagy figyelmetlen a felhasználó, akkor egyetlen program sem garantálja, hogy az ember 1000 helyett 1.000.000-et ír be.
Digitális aláírás
Ön szerint miért nem terjedt még el az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás? Mitől félnek a cégek?
Tényleg ijesztő? Lássuk, a 63. [2011. június 4-i 63-FZ szövetségi törvényünk az elektronikus aláírásokról - kb. szerk.] a törvény háromféle digitális aláírás fogalmát fogalmazza meg. Ez egyszerű, valójában a bejelentkezés és a jelszó kombinációja. Megerősített egy kriptográfiai védelmet használó aláírás. Az elektronikus aláírás pedig minősített, egy akkreditált tanúsító központ által kiadott. Hazánkban az emberek 90 százaléka használ bejelentkezési nevet és jelszót. Akár ATM-ekben, akár közösségi oldalakon, akár e-mailben. Vagyis azt mondhatjuk, hogy szinte mindenki egyszerű aláírást használ.
A ma használt ilyen számú digitális aláírás nem kényelmetlen sem a tanúsító központok, sem az információs rendszerek, sem a felhasználók számára. Bízom benne, hogy 2014-2015 folyamán meglesz az egységesség, és csökken az aláírások száma.
Ami a minősített aláírást illeti, még mindig kevés helyen használják. De például a portálon használják. És minél több szolgáltatást tud nyújtani, annál többen fogják használni ezt az aláírást. Használatának nem annyira az emberek félelme, mint inkább a felhasználható források hiánya korlátozza.
A vállalati szektorban minden még egyszerűbb. Jelenleg a vállalkozások mintegy fele használ elektronikus jelentési rendszert, és mindegyik elektronikus aláírással van megvalósítva. Ezek a cégek pedig ugyanazokat az embereket alkalmazzák, akik láthatóan félnek áttérni az elektronikus dokumentumkezelésre. Tehát ez a félelem inkább mítosz, mint valóság.
- Számíthatunk-e jelentős jogszabályi változásokra az elektronikus dokumentumáramlás területén?
Hiszen most sokan beszélnek a jogterület tökéletlenségéről ezen a téren... Nem nevezném tökéletlenségnek, ez egy normális jogalkotási folyamat. Valójában az elektronikus aláírások aktív használata Oroszországban jó, ha öt év van. Természetes, hogy ilyen időszak alatt a technológia fejlődését figyelembe véve egyszerűen lehetetlen egy jól bevált szabályozási keretet kialakítani. Jelenleg szisztematikus jogalkotási folyamat folyik. Amire érdemes várni: ez az elektronikus aláírásról szóló 63. törvény végleges hatálybalépése és az 1. törvény hatályon kívül helyezése [szövetségi törvény, 2002. január 10., 1-FZ „Az elektronikus digitális aláírásokról”. Ez a norma ez év július 1-jétől érvényét vesztette - kb. szerk.]. A törvény egyébként eléggé megfelelő és kompetens. Nincsenek benne nyilvánvaló hiányosságok. Eléggé strukturált. Reméljük, hogy bevezetésével csökken a digitális aláírások típusainak száma. Most sok kormányzati szerv és információs rendszer saját követelményeit terjeszti elő az elektronikus aláírásra vonatkozóan, amelyek nem mindig állnak összhangban a törvénnyel.
Az ilyen számú digitális aláírás jelenléte nem kényelmetlen sem a hitelesítési központok, sem az információs rendszerek, sem a felhasználók számára. Képzelje el, hogy öt aláírás lóg a kulcstartóján, de emlékeznie kell arra, hogy az egyik az adóhivatalé, a másik a kereskedési platformé, a harmadik a Rosreestré stb. Bízom benne, hogy 2014-2015 folyamán meglesz az egységesség, és csökken az aláírások száma.
Ha egy cég az elektronikus dokumentumkezelésre való átállást tervezi, ajánlásaink segítenek Önnek egy cselekvési terv elkészítésében. Megmondják, hogyan kell tárgyalni a vállalkozókkal, kiválasztani a szolgáltatót és felkészíteni a személyzetet a munka változásaira.
Ha egy cég az elektronikus dokumentumkezelésre (EDF) kíván áttérni a partnerekkel, előzetesen mérlegelje, hogy a dokumentumok mely részét tudja majd elektronikusan továbbítani. Ettől függ a projekt nagysága, a munkaterv, a munkaerőköltségek és a vállalat kiadásai.
Hogyan készítsünk munkatervet az elektronikus dokumentumkezelésre való átálláshoz a vállalkozókkal
Ossza meg blokkokra a vállalat elektronikus dokumentumkezelésre való átállásának munkáját:
- szervezési ügyek;
- szerződő felek;
- dokumentumáramlás;
- személyzet;
- szolgáltató;
- költségvetés.
Döntse el maga, milyen sorrendben hajtja végre a fenti lépéseket. Egyes munkák egyidejűleg is elvégezhetők, például prezentációs anyagok kidolgozása a személyzet számára és tárgyalás a vállalkozókkal.
Hogyan tárgyaljunk a partnerekkel az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásról
Osszuk a cég partnereit négy csoportba. Minden csoportnak sajátos megközelítést kell alkalmaznia annak érdekében, hogy megállapodjanak az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásról. Lehetséges, hogy nem minden szerződő fél ért egyet, folytatnia kell velük a papíralapú dokumentumok cseréjét, vagy meg kell szüntetnie az együttműködést.
Jelentős szerződő felek, akik elektronikus dokumentumkezelést használnak. Az ilyen cégek már együttműködnek a szolgáltatóikkal, talán nem azokkal a szervezetekkel, amelyekkel az Ön cége együttműködni kíván. Az ebbe a csoportba tartozó partnerekkel az alábbiak szerint járhat el:
1. Mérlegelje, hogy célszerű-e megállapodást kötni azzal a szolgáltatóval, akivel a vevő (szállító) együttműködik.
2. Fedezze fel, hogy van-e barangolás a cége tervezett szolgáltatója és a partner szolgáltatója között.
3. Hívja fel a partnert, hogy kössön megállapodást a cége által választott szolgáltatóval.
Jelentős szerződő felek, akik nem használnak elektronikus dokumentumkezelést. Ha a vevő (beszállító) megtagadja az elektronikus dokumentumkezelés használatát, és a vállalat számára veszteséges a vele való együttműködés leállítása, az alábbi forgatókönyvek egyike szerint járjon el:
1. Használja ilyen partnerrel .
2. Kérjen időpontot, és próbálja rávenni őket az elektronikus dokumentumkezelés használatára.
Ígérd meg, hogy toleráns leszel az esetleges hiányosságokkal szemben, és segíted az elektronikus dokumentumáramlás kialakítását a cégeddel való együttműködés során.
Kicsiaz elektronikus dokumentumkezelést használó szerződő felek. A vevők és szállítók ezen csoportjára ugyanazok a lehetőségek alkalmazhatók, mint a jelentős szerződő felek esetében. De tanácsos a tárgyalásokat levelezés formájában lefolytatni, hogy ne veszítsen többletidőt. Ha nem sikerül megállapodásra jutni, könnyebben megtagadhatja az együttműködést.
Kicsiaz elektronikus dokumentumkezelést nem alkalmazó szerződő felek. Ha a vevő (beszállító) nem tartozik a cég legfontosabb partnerei közé, próbálja meg motiválni őt az elektronikus dokumentumkezelés használatára egy Önnek megfelelő szolgáltatónál. Lehetőségek:
1. Jelentse be, hogy például az új negyedév elejétől cége csak elektronikus formában fogadja és küldi el a dokumentumokat.
2. Vegyen fel jutalékot, ha a partner veszít és másolatokat küldött; bírság, ha az eredeti dokumentumokat határidőn túl nyújtotta be. Alkalmazzon ilyen intézkedéseket azokkal a vevőkkel (beszállítókkal) szemben, akik nem adják át időben a papírokat.
A papíralapú dokumentumokat cserélő kis cégeknek érdemes áttekinthető prezentációt készíteni. Ha a szerződő felek megértik az elektronikus dokumentumkezelés árnyalatait, könnyebb lesz meggyőzni őket a munkafolyamat megváltoztatásáról. Aligha lehet találkozni a cég összes kis vevőjével és beszállítójával, így a bemutató meggyőzni fog.
Hogyan válasszunk elektronikus dokumentumkezelő szolgáltatót
Ha egy vállalatnak sok partnere van, akkor valószínűleg több szolgáltatóval kell együttműködnie. Próbáld meg minimalizálni az utóbbiak számát.
Válasszon szolgáltatót:
- akivel a cég partnerei már dolgoznak, és akiknek jelentős mennyiségű tranzakciót tud átadni;
- amelyek maximális barangolást biztosítanak;
- amely használhatja a cég aláírási tanúsítványait (ha vannak).
Az ártényezőt nem kell figyelembe venni. Ha a szolgáltatónak nincs roamingja az Ön partnerei szolgáltatóival, az nem megfelelő, még akkor sem, ha szolgáltatásai olcsóbbak.
Hogyan kell formalizálni a cég dokumentumforgalmát
Az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás előtt formalizálni kell a céges dokumentumok mozgását. Ha szükséges, állítsa össze vagy módosítsa:
1. Azon dokumentumok listája, amelyeket a vállalat a partnerekkel való együttműködés során használ.
2. Az iratkezelésben részt vevő tisztviselők aktuális listája. Kérjük, jelezze, ki:
- létrehoz egy dokumentumot - feltölti a szolgáltató személyes fiókjába;
- aláírja a dokumentumot. Ezeknek az alkalmazottaknak bejelentkezési nevükre és jelszóra lesz szükségük személyes fiókjuk és elektronikus aláírási tanúsítványuk megadásához;
- ellenőrzi a dokumentum szerződő fél általi aláírását;
- kinyomtatja a dokumentumot és eltárolja egy mappába, vagy elmenti a cég szerverére.
Ezt a listát folyamatosan frissíteni kell. Amint egy alkalmazott távozik, az elektronikus aláírását törölni kell, és ki kell adni az újonnan kinevezett személynek.
Készítse el és dokumentálja a belső szabályzatban a dokumentumok mozgásának ütemezését a keletkezéstől az archívumba küldésig (lásd. ).
Hogyan készítsük fel a vállalati személyzetet az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásra
Milyen gyorsan és sikeresen fog átállni a cég , az alkalmazottakon múlik. Ahhoz, hogy ne szabotálja a projektet, fontos, hogy ne erőltessük, hanem meggyőzzük őket az innováció előnyeiről.Az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítása során jelentős költségtétel a dolgozók munkaidejének kifizetése, amelyet az új rendszerben való munkavégzés betanítására és a rendkívüli helyzetek megoldására fordítanak. A költségek csökkentése érdekében végezzen központosított tájékoztatási és képzési erőfeszítéseket.
Kezdje el előre a magyarázatot és a képzést – amikor a vezetőség úgy döntött, hogy az elektronikus dokumentumkezelésre vált. Szervezzen egy prezentációt a munka alapelveiről a vállalat összes alkalmazottja számára, beleértve azokat is, akik nem vesznek részt az elektronikus dokumentumkezelésben.
Különös figyelmet kell fordítani az aláírók képzésére. Készítsen számukra egyértelmű és részletes utasításokat, lehetőleg képernyőképekkel: melyik oldalra kell menni, milyen információkat kell megadni és hol, milyen gombokat kell megnyomni és mikor, hogyan kell dolgozni az aláíró tanúsítvánnyal.
A következő érvek segítenek meggyőzni a munkavállalókat, hogy támogassák az elektronikus dokumentumkezelés bevezetését:
- A tisztviselő felelősségi szintjét tekintve az elektronikus aláírás nem különbözik a fizikai aláírástól;
- Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi a dokumentumok gyors létrehozását és feldolgozását. Nem kell felhívnia és megtudnia, hogy az ügyfél mikor írja alá és küldi el a szükséges dokumentumot;
- a dokumentumok nem vesznek el. Könnyebb lesz megtalálni őket.
Hogyan tervezzük meg az elektronikus dokumentumkezelés megvalósításának költségeit
a következő részekből áll:1. A szolgáltató szolgáltatásainak költsége 10 000-20 000 rubel. évente, a díjcsomagtól függően. Ismerje meg az árakat és a költségvetést.
2. Az elektronikus aláírási tanúsítvány ára 1000–2000 rubel. évente, a tanúsítvány gyártójának díjszabásától függ.
3. Alkalmazotti fizetések – kiegészítő kifizetések vagy költségek annak az időnek a költségei, amelyet a személyzet nem a közvetlen feladataikra fordít. A költségek függenek a feladatok időtartamától és egy óra munkavállalói munka költségétől.
A következő típusú munkák lesznek munkaigényesek: megbeszélések és telefonbeszélgetések a vállalkozókkal, prezentációk és utasítások készítése a vállalkozók és a vállalat alkalmazottai számára, az alkalmazottak képzése, vészhelyzetek megoldása (ld. ). Tervezze meg, mennyi ideig fog tartani.
A költségvetésbe ne csak az alkalmazottak fizetését, hanem belőlük társadalombiztosítási hozzájárulást is tervezzenek.
4. Az automatizálás költsége - függ a cég által megoldani kívánt feladatoktól, azok megvalósításának összetettségétől és egy óra fejlesztői munka költségétől.
Anyagokból készült