FKS-1Ya
Fedorova A.A.
Instytut Narodowy
ich. Katarzyna Wielka
Wydział:
Ekonomia i zarządzanie
Test
Według księgowości
„1. Organizacja obiegu dokumentów.
2. Dokumenty jako źródło informacji finansowych.”
Organizacja obiegu dokumentów
Nowoczesne przedsiębiorstwo generuje znaczną ilość informacji księgowych. Technologia jego powstawania rozpoczyna się od momentu rejestracji, weryfikacji, przyjęcia, przetworzenia i rejestracji dokumentów pierwotnych w odpowiednich księgach, sprawozdaniach, czasopismach itp. Proces przepływu tych dokumentów, począwszy od ich przygotowania, akceptacji i przetwarzania na wszystkich etapach, a skończywszy na dostarczeniu ich do archiwum, nazywany jest zwykle przepływem dokumentów. Regulują to Regulaminy o dokumentach i obiegu dokumentów w rachunkowości.
Każda z procedur wchodzących w skład systemu obiegu dokumentów musi zawierać zestaw konkretnych operacji, których przestrzeganie zapewnia przejrzystą organizację obiegu dokumentów. Tym samym na etapie akceptacji dokumentów w księgowości podlegają one obowiązkowej weryfikacji zarówno pod względem formalnym (kompletność i poprawność dokumentów, uzupełnienie szczegółów), jak i
treść (zgodność z legalnością zdarzeń gospodarczych zarejestrowanych w dokumencie, logiczne powiązanie poszczególnych wskaźników). Aby uniknąć ponownego użycia, wszystkie dokumenty pierwotne, które zostały poddane przetwarzaniu, muszą posiadać oznaczenie, którego forma zależy od sposobu przetwarzania dokumentu: w metodzie ręcznej, data wpisu do rejestru księgowego, a w warunkach zautomatyzowanej księgowości, pieczęć osoby odpowiedzialnej za ich przetwarzanie.
Dokumenty stanowiące podstawę obliczenia wynagrodzenia, a także dokumenty dołączone do pokwitowań gotówkowych i poleceń zapłaty należy skasować pieczątką lub odręcznym napisem „Otrzymano” lub „Zapłacono” ze wskazaniem daty, miesiąca i roku.
Obieg dokumentów może być przychodzący (dokumenty napływają z zewnątrz, z innych organizacji), wychodzący (gromadzone dokumenty przeznaczone są dla użytkowników zewnętrznych) i wewnętrzny (przygotowywany przez pracowników danej organizacji na własne potrzeby).
Organizacją obiegu dokumentów zajmuje się główny księgowy firmy. Do jego funkcji należy opracowywanie zasad obiegu dokumentów oraz technologii przetwarzania informacji księgowych, prezentowanych w formie harmonogramu obiegu dokumentów. Celem harmonogramu jest prowadzenie systematycznej kontroli przygotowania i harmonogramu przekazywania pierwotnych dokumentów skonsolidowanych pomiędzy poszczególnymi działami strukturalnymi oraz ich przekazywania do działu księgowości. Tutaj poddawane są formalnej weryfikacji i kontroli rachunkowej w postaci kontroli arytmetycznej, ustalana jest legalność i celowość zarejestrowanych w nich transakcji gospodarczych, podczas przetwarzania są odpowiednio grupowane w rejestrach księgowych i sporządzane są niezbędne formularze sprawozdawcze.
Przestrzeganie tych warunków przyczynia się do wyraźniejszej organizacji produkcji i sprzedaży produktów, a co za tym idzie – do większego zysku.
Jeżeli w trakcie wykonywania tych czynności zostaną wykryte nieścisłości, niekompletność wypełnienia niektórych danych, zamierzone i niezamierzone błędy, fakty nadużyć i oszustw, należy wstrzymać dalsze działania w pracy z dokumentami. W zależności od charakteru i zakresu popełnionych naruszeń, są one zwracane wykonawcom do przeglądu. Dokumenty w pełni zgodne z wymaganiami są akceptowane przez dział księgowości. W zależności od charakteru tych dokumentów, księgowy przyjmuje je do realizacji za pokwitowaniem w odpisie rejestru lub ze wskazaniem wykazu dokumentów do złożenia. Na przykład, otrzymując od kasjera raport kasowy na następny dzień roboczy w formie paragonów gotówkowych i dołączonych do niego paragonów wraz z dokumentami potwierdzającymi, księgowy podpisuje ich pokwitowanie w księdze kasowej.
Proces przetwarzania dokumentów otrzymanych od wykonawców w dziale księgowości składa się z trzech etapów: opodatkowania, grupowania i cesji kont.
Opodatkowanie, lub cena, przewiduje przeniesienie miar naturalnych i pracy na uogólniającą miarę pieniężną. Z reguły procedurę tę przeprowadza się w samym dokumencie pierwotnym, mnożąc odpowiednią ilość w naturze (m, kg itp.) przez cenę jednostkową. Jeżeli dokument wskazuje licznik pracy wyrażony w jednostkach czasu - dniach roboczych, godzinach, minutach, wówczas jego wartość mnoży się przez koszt jednostki tego czasu.
Grupowanie stanowi kolejny etap księgowego przetwarzania dokumentów. Te ostatnie selekcjonowane są w paczki jednorodne pod względem treści ekonomicznej rejestrowanych w nich transakcji gospodarczych. Charakter grupowania określa wykaz przedłożonych opodatkowanych dokumentów. Zatem dokumenty dotyczące odbioru materiałów są pogrupowane według magazynów, nazw źródeł odbioru itp.; według spożycia - według nazwy i kierunku stosowania:
♦ na potrzeby produkcyjne;
♦ na cele nieprodukcyjne (produkcja nieprzemysłowa i gospodarstwa rolne itp.);
♦ sprzedaż zewnętrzna itp.
Celem grupowania jest sporządzenie zbiorczych danych o przepływie poszczególnych rodzajów majątku i pasywów w okresie sprawozdawczym. Upraszcza to prowadzenie podstawowej księgowości.
Przypisanie konta- wskazanie w dokumencie podstawowym zapisu księgowego, czyli korespondencji rachunków dla konkretnej transakcji gospodarczej wynikającej z treści dokumentu. Ten etap reprezentuje wyższy poziom przetwarzania dokumentów. Dlatego tę procedurę wykonuje z reguły księgowy pracujący w niezależnym, odrębnym obszarze procesu księgowego. Przewidziano specjalne miejsce na prezentację zapisu księgowego w dokumencie. Jeżeli istnieje dokument skonsolidowany, określony wpis jest rejestrowany na końcu dokumentu.
Automatyzacja procesu księgowego określiła jego wymagania w zakresie organizacji obiegu dokumentów. Pojawiły się narzędzia programowe umożliwiające wprowadzanie, przechowywanie, wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów w formie elektronicznej. W latach 80 ubiegłego wieku zrodził się pomysł tłumaczenia dokumentów papierowych na formę elektroniczną. Jest on zawarty w elektronicznych systemach zarządzania dokumentami (systemy zarządzania dokumentami).
Elementy nowoczesnego systemu automatyzacji dokumentów korporacyjnych to:
- systemy zarządzania bazą danych. Ich główną zaletą jest zapewnienie dostępu do ustrukturyzowanych informacji. Na rynku rosyjskim są to systemy Oracle, Informix, Sybase;
— Systemy klasy Document Management, które umożliwiają tłumaczenie dokumentów papierowych na formę elektroniczną i zapewniają dostęp do nieustrukturyzowanych informacji.
Aby wdrożyć tę ideę i zapewnić dostęp do zarządzania dokumentami przedstawionymi w dużych tablicach, aby zapewnić przejrzyste wyszukiwanie informacji we wszystkich treściach, opracowano i działa system Excalibur EFS.
Do zarządzania niewielkimi ilościami informacji służy system PC DOSv – system klasy Workflow, który w sposób automatyczny zapewnia przepływy transportowe dokumentów w formie elektronicznej pomiędzy wykonawcami, działami strukturalnymi i zarządem.
Zatem zarządzanie dokumentami odbywa się w dużej mierze poprzez wprowadzenie technologii komputerowej z wykorzystaniem oprogramowania, a także sieci lokalnych. Za pomocą tego ostatniego problem został rozwiązany
transfer informacji. To zupełnie nowy poziom organizacji zarządzania dokumentami, który właściwie należałoby nazwać elektronicznym systemem zarządzania dokumentami (EDMS).
W tym elektronicznym archiwum dokumenty pierwotne umieszczane są nie w teczkach i katalogach, lecz analogicznie do zwykłych dokumentów w elektronicznych teczkach, półkach, szafkach i działach. Aby szybko znaleźć takie dokumenty, EDMS posiada specjalny system wyszukiwania. Punktami kontrolnymi wyszukiwania są data utworzenia dokumentu, adresat, nazwa organizacji, słowa kluczowe i inne parametry.
Elektroniczny system zarządzania dokumentami pozwala usprawnić tworzenie szeregu informacji księgowych, stwarza podstawy do eliminacji utraty dokumentów oraz zwiększa kontrolę nad realizacją zleceń związanych z przygotowaniem i przetwarzaniem dokumentów oraz ich przechowywaniem. Na każdym etapie tworzenia obiegu dokumentów zapewniona jest kontrola wstępna, bieżąca i późniejsza.
Pod koniec roku wszystkie dokumenty z działu księgowości są przekazywane do ogólnego archiwum organizacji. Czas ich przechowywania w archiwum określa Wykaz dokumentów wzorcowych powstałych w ramach działalności komisji państwowych, ministerstw, departamentów i innych instytucji, organizacji, przedsiębiorstw, ze wskazaniem okresów przechowywania (zatwierdzony przez Naczelną Dyrekcję Archiwalną przy Radzie Ministrów ZSRR z dnia 15 sierpnia 1988 r. ze zmianami wprowadzonymi przez Państwową Służbę Podatkową Federacji Rosyjskiej i Federalną Służbę Archiwalną Rosji z dnia 27 czerwca 1996 r.), a także art. 17 ustawy Federacji Rosyjskiej „O rachunkowości”. Zgodnie z tym organizacje muszą zapewnić przechowywanie podstawowych dokumentów księgowych, rejestrów księgowych i sprawozdań finansowych przez okresy ustalone zgodnie z zasadami organizacji spraw archiwalnych państwa, ale nie krótsze niż pięć lat.
Organizacja ma także obowiązek przechowywać procedury kodujące i programy do komputerowego przetwarzania danych (ze wskazaniem zasad ich stosowania) przez co najmniej pięć lat, licząc od roku, w którym po raz ostatni zostały użyte do sporządzenia sprawozdania finansowego. Maksymalny okres przechowywania dokumentów ustalany jest przy naliczaniu wynagrodzeń zarówno pracowników płatnych, jak i nieopłacanych (konta osobiste, paski wynagrodzeń).
Złożenie dokumentów do archiwum poprzedzone jest pewnymi procedurami przygotowawczymi. Dokumenty należy posegregować w teczki według jednorodności przeprowadzonych transakcji gospodarczych w porządku chronologicznym. Dokumenty przechowywania stałego i tymczasowego umieszczane są w różnych folderach. Łączy je jednak to, że są pogrupowane według poszczególnych okresów sprawozdawczych (miesiąc, kwartał, półrocze, 9 miesięcy, rok). Dokumenty znajdujące się w teczkach należy związać. Podczas przenoszenia dokumentów do archiwum sporządzany jest certyfikat.
Zajęcie dokumentów organizacji może nastąpić wyłącznie na podstawie decyzji zgodnych z obowiązującym ustawodawstwem organów śledczych, dochodzeń wstępnych i prokuratury, sądów, inspekcji skarbowych i policji skarbowej.
Zajęcie dokumentów odbywa się w obecności urzędników organizacji.
Przedstawiciel organu, na zlecenie którego dokumenty są zajęte, jest obowiązany po zakończeniu zajęcia sporządzić inwentarz zajętych dokumentów. Zajęcie zostaje udokumentowane protokołem. Kopię tego dokumentu przekazuje się za podpisem pracownikowi organizacji, od której przejęto odpowiednie dokumenty.
Główny księgowy lub inny urzędnik w tej sytuacji ma prawo, za zgodą przedstawicieli tych organów, sporządzić kopie zajętych dokumentów ze wskazaniem podstawy i daty zajęcia.
Niedopuszczalna jest konfiskata dokumentów stanowiących tajemnicę państwową.
Osobista odpowiedzialność za przestrzeganie warunków i procedury przechowywania dokumentów księgowych, rejestrów księgowych i sprawozdań finansowych spoczywa na kierowniku organizacji.
Dokumenty jako źródło informacji finansowych
Obserwacja pierwotna jest pierwszym, początkowym ogniwem w łańcuchu funkcjonowania rachunkowości ekonomicznej. Kompletność i rzetelność informacji księgowych, które dział księgowości przygotuje dla swoich użytkowników, zależy od sposobu ich wykonania. Dlatego też dużą wagę przywiązuje się do treści i przygotowania obserwacji wstępnej.
Początkową procedurę obserwacji można schematycznie przedstawić w następujący sposób:
Na podstawie wyników obserwacji wstępnej sporządzany jest dokument.
Wśród charakterystycznych cech rachunkowości najważniejsza jest jej dokumentacja. Tylko ona charakteryzuje się pełną i udokumentowaną rejestracją transakcji gospodarczych.
Dokument jest podstawą i potwierdzeniem rozliczeń. Wszystkie transakcje biznesowe są dokumentowane. Służą jako podstawowe dokumenty księgowe (PUD). Na ich podstawie prowadzona jest księgowość. Bez dokumentu nie ma zapisu księgowego.
Podstawowy dokument księgowy musi zostać sporządzony w momencie wystąpienia zdarzenia gospodarczego. Jeżeli na tym etapie określone postępowanie nie jest możliwe, wówczas warunek taki musi zostać spełniony niezwłocznie po zakończeniu takiego zdarzenia.
Podstawowe dokumenty księgowe stanowią podstawę do sporządzania skonsolidowanych dokumentów księgowych.
Dokumentacja— rejestracja zdarzenia gospodarczego (transakcji gospodarczej) za pomocą dokumentu. W szerokim znaczeniu dokumentacja księgowa obejmuje podstawowe dokumenty księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe.
Dokument(łac. docuraentum - pouczający przykład, dowód, dowód) - pisemne zaświadczenie z uzupełnieniem niezbędnych szczegółów, nadające mu moc dowodową. Jest to dokument stanowiący podstawę systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Jego znaczenie nie tylko nie spadło w związku z powszechną w ostatnich latach automatyzacją prac księgowych i obliczeniowych, ale jeszcze bardziej wzrosło. Nowoczesny system informatyczny to złożony kompleks sprzętowo-programowy, którego początki stanowią podstawowy dokument księgowy odzwierciedlający procesy biznesowe podmiotu gospodarczego. Według niektórych zagranicznych szacunków, po dwóch tygodniach przestoju systemów informatycznych w 75% firm, utrata funkcjonowania staje się krytyczna lub całkowita. Utrata baz danych w 80% firm prowadzi do ich bankructwa. Dlatego też rola dokumentów jest istotna w procesie operacyjnego zarządzania działalnością gospodarczą oraz realizacji funkcji kontrolnych i analitycznych. Za ich pomocą ocenia się poziom umiejętności menedżerów i kształtuje wyniki finansowe organizacji.
Możliwe staje się zapewnienie podstawy prawnej faktom życia gospodarczego. Stanowią one jedno z głównych źródeł wykorzystywanych w procesie analizy działalności gospodarczej, co pozwala na identyfikację odstępstw od biznesplanu.
Za pomocą dokumentów prowadzony jest stały monitoring przepływu zasobów materialnych, pracy i finansowych. Osoba do tego upoważniona podpisując dokument sprawdza legalność i celowość operacji. Sprzyja to oszczędnościom i nakłada na każdego pracownika, który podpisał dokument, osobistą odpowiedzialność za podejmowane przez siebie działania. W ten sposób sprawowana jest kontrola nad bezpieczeństwem mienia, działaniami osób odpowiedzialnych finansowo, a także ujawniane są fakty dotyczące nieuczciwości lub bezpośrednich nadużyć.
Jeżeli dokument jest przygotowany na nośniku komputerowym, organizacja jest zobowiązana sporządzić jego kopię na papierze dla innych uczestników transakcji biznesowych, w tym organów regulacyjnych.
W niektórych przypadkach, najczęściej na użytek wewnętrzny, dokument księgowy sporządzany jest w dowolnej formie.
Formularz księgowy to kartka papieru w linie w formie linii, kolumn (kolumn, komórek), na której wprowadzane są informacje o transakcjach gospodarczych wraz z wydrukowanymi szczegółami. Rekwizyty (łac. requisitum – konieczny, wymagany) – pojedyncza, niepodzielna, ściśle określona część dokumentu. Zasadniczo jest to element informacyjny, który niesie ze sobą niezależny ładunek treści. Na przykład jednostka miary, kod materiału itp.
Szczegóły są podzielone rozpoznano I znaczący.
Rozpoznane szczegóły wyświetlić obiekty księgowe (nazwa środka trwałego itp.).
Aby dokument był łatwiejszy do odczytania, szczegóły umieszczono kompaktowo w jednym miejscu. Często są one obrysowane grubymi liniami.
Dane posiadające cechę trwałą (nazwa organizacji, podpis itp.) są drukowane w sposób typograficzny.
Jako potwierdzenie zakończonej transakcji biznesowej należy sporządzić i przyjąć do rozliczenia podstawowy dokument księgowy w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej o znaczeniu międzysektorowym opracowanych przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej . Wykaz takich form podstawowych dokumentów księgowych opracowywany jest w odniesieniu do poszczególnych obszarów rachunkowości. Na przykład do rozliczania środków trwałych opracowano następującą podstawową dokumentację księgową obejmującą 14 pozycji:
— akt przyjęcia i przekazania środków trwałych (z wyjątkiem budynków i budowli) (druk nr OS-1);
— akt odbioru i przekazania budynku (obiektu) (druk nr OS-1a);
— akt przyjęcia i przekazania grup środków trwałych (z wyjątkiem budynków i budowli) (formularz nr OS-1 b);
— faktura za wewnętrzne przemieszczanie środków trwałych (formularz nr OS-2);
— akt przyjęcia i przekazania naprawionych, przebudowanych i modernizowanych obiektów (druk nr OS-3);
— ustawa o umorzeniu środków trwałych (z wyjątkiem pojazdów) (druk nr OS-4);
— ustawa o umorzeniu pojazdów mechanicznych (formularz nr OS-4 a);
— ustawa o odpisie grup środków trwałych (z wyjątkiem pojazdów) (formularz nr OS-4 b);
— karta inwentarzowa do ewidencji przedmiotu środka trwałego (druk nr OS-6);
— karta inwentarzowa do grupowego rozliczania środków trwałych (formularz nr OS-6 a);
— księga inwentarzowa do księgowania środków trwałych (druk nr OS-6 b);
— akt odbioru (odbioru) sprzętu (druk nr OS-14);
— akt przyjęcia i przekazania sprzętu do instalacji (druk nr OS-15);
— działać w przypadku zidentyfikowanych usterek sprzętu (formularz nr OS-16). We wszystkich pozostałych przypadkach, jako dokumenty, których formy nie przedstawiono w tych albumach, nabywają one moc prawną dowodową na równi z dokumentami jednolitymi, jeżeli występują w nich następujące obowiązkowe dane:
♦ nazwa dokumentu (pełnomocnictwo, karta magazynu materiałów itp.);
♦ data sporządzenia (data, miesiąc, rok);
♦ nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;
♦ jednostka miary (w ujęciu fizycznym, ilościowym i pieniężnym);
♦ nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie transakcji gospodarczej i prawidłowość jej wykonania;
♦ podpisy osobiste wskazanych osób.
Wymagania te są zapisane w ust. 2 art. 9 ustawy „O rachunkowości”.
Uznanie tego ostatniego warunku w szerokiej interpretacji, a mianowicie rozszyfrowania podpisów urzędników, w tym przypadków tworzenia dokumentów przy użyciu technologii komputerowej, zwiększa prawną podstawę dowodową konkretnych faktów z życia gospodarczego zarejestrowanych w odpowiednim dokumencie.
Jeżeli przedsiębiorstwo naruszy te wymogi prawne dotyczące przygotowania dokumentów pierwotnych, jego zarząd może zostać pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej. Same informacje zawarte w takich dokumentach uważane są za niewiarygodne.
Niezależnie od sposobu przygotowania dokumentu - ręcznie lub maszynowo, w celu kontroli poprawności i legalności rejestracji zdarzeń gospodarczych, dokument musi zawierać nie tylko osobiste podpisy urzędników, zgodnie z wymogami ustawy „O rachunkowości”, ale także ich dekodowanie. Ostatni warunek jest wyraźnie określony w klauzuli 13 Regulaminu rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej (zatwierdzonego rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 1998 r. Nr 34n). Choć dokumenty te mają różny poziom, spełnienie ostatniego warunku jest obowiązkowe. Faktem jest, że jeśli przejdziemy do treści ust. 3 art. 9 ustawy federalnej Federacji Rosyjskiej „O rachunkowości” stwierdza bezpośrednio, że „listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych zatwierdza kierownik organizacji w porozumieniu z głównym księgowym”. Dlatego na dokumencie, wraz z osobistym podpisem osoby, która dokument sporządziła, należy wskazać jego transkrypcję.
Podpisy osób identyfikowanych na podstawie statusu w celu przygotowania dokumentów pierwotnych nadających się do odczytu maszynowego można zastąpić hasłem lub inną metodą autoryzacji, dającą prawo do jednoznacznej identyfikacji podpisu odpowiedniej osoby.
Uprawnienie urzędnika do podpisania podstawowego dokumentu księgowego potwierdzane jest zarządzeniem kierownika jednostki gospodarczej w porozumieniu z głównym księgowym i nie powinno odbiegać od wykazu osób zatwierdzonych przez niego do potwierdzania ważności dokumentu księgowego. odpowiednich transakcji biznesowych.
W oparciu o specyfikę poszczególnych dokumentów powyższe szczegóły mogą zostać rozszerzone. Przykładowo, zgodnie z Przepisami dotyczącymi płatności bezgotówkowych w Federacji Rosyjskiej dokumenty płatnicze muszą spełniać wymogi ustalonych standardów i zawierać:
♦ nazwa dokumentu rozliczeniowego i kod formularza zgodnie z OKUD OK 011-93;
♦ numer dokumentu płatniczego, dzień, miesiąc, rok jego wystawienia. Data jest wskazywana cyframi, miesiąc słownie, a rok cyframi. Na dokumentach rozliczeniowych sporządzonych przy użyciu technologii komputerowej dopuszcza się oznaczenie miesiąca cyframi;
♦ rodzaj płatności;
♦ nazwa płatnika, jego numer rachunku, numer identyfikacji podatkowej (NIP);
♦ nazwa i lokalizacja banku płatnika, jego kod identyfikacyjny banku (BIC), numer rachunku korespondencyjnego lub numeru subkonta;
♦ imię i nazwisko odbiorcy środków, jego numer rachunku, numer identyfikacji podatkowej (NIP);
♦ nazwa i lokalizacja banku odbiorcy, jego kod identyfikacyjny banku (BIC), numer rachunku korespondencyjnego lub numeru subkonta;
♦ cel płatności. Podatek do zapłaty jest wskazany w dokumencie płatniczym w osobnej linii (w przeciwnym razie musi znajdować się informacja, że podatek nie został zapłacony;
♦ kwota płatności, podana cyfrowo i słownie;
♦ nakaz zapłaty;
♦ rodzaj operacji zgodnie z „Wykazem symboli (szyfrów) dokumentów zaksięgowanych na rachunkach bankowych”;
♦ podpis (podpis) upoważnionych osób (osób) i odcisk pieczęci (w ustalonych przypadkach);
♦ na pierwszym egzemplarzu dokumentu płatniczego (z wyjątkiem czeku) – podpis kierownika i głównego księgowego przedsiębiorstwa, niezależnie od sposobu sporządzenia dokumentu płatniczego; na pierwszym egzemplarzu umieszcza się także pieczęć urzędową kopię zamówienia.
W zależności od umiejscowienia określonych szczegółów w dokumentach, forma tych ostatnich może być:
♦ strefowy;
♦ kwestionariusz;
♦ arkusz czasu pracy;
♦ połączone.
Forma strefowa dokumenty są najczęstsze. Dokument skonstruowany według tej formy jest podzielony na osobne strefy. Każdy szczegół umieszczony jest we własnej strefie, która jest stała dla tego typu dokumentów, co ułatwia bezpośrednią pracę z nimi.
Formularz zgłoszeniowy polega na umieszczeniu nazwy szczegółów po lewej stronie dokumentu i wypełnieniu ich jedna pod drugą, czyli od góry do dołu.
Dokument w Formularz raportu istnieje kontynuacja formy strefowej. W nim (na przykład arkusz płac) szczegóły są ułożone pionowo i poziomo, z kilkoma wierszami przydzielonymi dla każdej grupy, tworząc niezależną tabelę (macierz).
Dokument przedstawiony w forma łączona,łączy w sobie cechy konstrukcji omówionych wcześniej formularzy – strefowego i ankietowego, kwestionariuszowego i arkusza czasu pracy.
Aby zapobiec ponownemu wykorzystaniu dokumentów, szereg dokumentów należy anulować, umieszczając stempel „Otrzymano” lub „Opłacone” ze wskazaniem daty (dzień, miesiąc, rok). Dotyczy to przede wszystkim dokumentów pieniężnych dołączanych do przychodzących i wychodzących zleceń gotówkowych.
Pozostałe przetwarzane dokumenty pierwotne muszą posiadać oznaczenie wykluczające możliwość ich ponownego wykorzystania: w przypadku przetwarzania ręcznego – datę wpisu do rejestru księgowego, a w warunkach rachunkowości zautomatyzowanej – odcisk stempla (wskazanie kodu) pracownik odpowiedzialny za przetwarzanie odpowiedniego dokumentu.
Często, aby uniknąć powtarzających się zapisów w rachunkowości bieżącej, na dokumencie dokonuje się napisu lub odcisku „Do wpisu nr… załącznika… arkuszy, daty… 2004”. Zgodnie z procedurą przewidzianą przez prawo szereg dokumentów można zaliczyć do ścisłych formularzy sprawozdawczych. Te ostatnie należy ponumerować i przechowywać oddzielnie (książeczki czekowe itp.).
Zwykle nazywa się wskazanie niezbędnych szczegółów w dokumencie rysowanie dokument.
Dokument nabiera mocy prawnej, jeżeli zawiera nie tylko istotne dane, ale także niezbędne podpisy zezwalające, uchwały, pieczęcie i pieczątki, w zależności od przeznaczenia dokumentu. Spełnienie tych warunków z góry o tym determinuje dekoracje.
Dla księgowego, który otrzymał dokument, na tym etapie najważniejsze jest ustalenie nie tyle obecności w nim obowiązkowych szczegółów, ile potwierdzenie legalności odzwierciedlonego w nim faktu życia gospodarczego i ocena poziomu wpływu na ostateczne rezultaty działalności organizacji. Procedury techniczne przeprowadzane są w celu potwierdzenia poprawności obliczeń arytmetycznych i obliczeń. Następnie dokumenty podlegają ocenie (opodatkowaniu).
Wykaz używanej literatury
1. Astachow V.P. Teoria rachunkowości Rostów n/a 2004
2. Belov A.A. Księgowość. Teoria i praktyka M. 2004
3. Kuter M. I. Teoria rachunkowości M. 2004
4. Nikitin V.M. Teoria rachunkowości M. 2002
O.V. Kulagina, ekspert podatkowy
Obieg dokumentów: budujemy go „według księgowości”
Dokumenty powstają zarówno wewnątrz organizacji, jak i odbierane są z zewnątrz. Lwia część dokumentów to dokumenty pierwotne, które muszą koniecznie przejść przez dział księgowości. Czasami księgowy musi dosłownie „wytrząsnąć” te dokumenty z innych działów. Podpowiemy Ci jak zorganizować obieg dokumentów, aby dokumenty dotarły do działu księgowości na czas.
Czym jest obieg dokumentów i dlaczego jest potrzebny?
W swojej „życiowej” podróży dokument przechodzi przez kilka etapów: utworzenie, przetwarzanie, przekazanie do przechowywania i zniszczenie. To jest obieg dokumentów. Proces ten można regulować za pomocą harmonogramu przepływu dokumentów, instrukcji przepływu dokumentów, przepisów dotyczących przepływu dokumentów itp. Jednak większość organizacji korzysta z harmonogramu przepływu dokumentów Regulamin dokumentów i obiegu dokumentów w rachunkowości zatwierdzony. Ministerstwo Finansów ZSRR 07.29.83 nr 105.
POWIEMY MENEDŻEROWI
Harmonogram obiegu dokumentów jest jednym z elementów systemu kontroli wewnętrznej(SVK) klauzula 41 federalnej zasady (standardu) audytu nr 8, zatwierdzona. Dekret Rządu z dnia 23 września 2002 nr 696. Im wyższa wiarygodność systemu kontroli wewnętrznej, tym większe prawdopodobieństwo uzyskania raportu z audytu z minimalną liczbą uwag.
Księgowość, bardziej niż jakikolwiek inny dział, jest zainteresowana dostępnością takiego dokumentu i zgodnością z ustalonymi przez niego zasadami, ponieważ z powodu przedwczesnego otrzymania pierwotnej księgowości transakcje nie są odzwierciedlane w okresie, w którym zostały dokonane, oraz czasami pojawiają się nawet błędy, które należy poprawić zgodnie z przepisami PBU 22/2010. Na przykład, jeśli kierowca spedytor nie przesłał na czas faktur do działu księgowości, wówczas będzie to musiało zostać poprawione jako błąd, ponieważ generalnie nie jest to nowa informacja dla organizacji i jest nowa tylko dla księgowego który otrzymał dokument z opóźnieniem. Ponadto, aby odliczyć podatek VAT od faktur otrzymanych przez organizację w terminie, ale które, zdaniem fiskusa, trafiają do księgowości dopiero w kolejnym kwartale, konieczne jest, zdaniem organów podatkowych, złożenie aktualizacji z Pismo Federalnej Służby Podatkowej z dnia 30 marca 2012 r. nr ED-3-3/1057@.
To za pomocą harmonogramu obiegu dokumentów możesz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przygotowanie i przekazanie dokumentów, a także wyznaczyć konkretne terminy przekazania dokumentów pierwotnych do działu księgowości. Umożliwi to księgowemu otrzymanie dokumentów na czas. Ponadto księgowy nie będzie musiał każdemu pracownikowi tłumaczyć, jakie dokumenty i kiedy należy złożyć do działu księgowości.
Nawiasem mówiąc, harmonogram przepływu dokumentów jest częścią systemu kontroli wewnętrznej i każda organizacja musi ustanowić wewnętrzną kontrolę działalności biznesowej. Wymaga tego nowa ustawa o rachunkowości Sztuka. 19 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.
Opracowujemy harmonogram obiegu dokumentów
Nie ma jednolitej formy harmonogramu – każda organizacja musi go opracować niezależnie. Im większa organizacja, im więcej rodzajów działań ma, tym bardziej szczegółowy powinien być harmonogram.
Decydując się na dokumenty
W pierwszym etapie należy nakreślić zakres dokumentów, które powstają w procesie działalności organizacji. Oprócz codziennej podstawowej kasy, ewidencji zapasów i personelu, uwzględnij w harmonogramie dokumenty dotyczące operacji, które występują rzadko (na przykład wydarzenia rozrywkowe i promocje). Prawidłowe sporządzenie tych dokumentów jest niezbędne do rozpoznania wydatków.
Harmonogram musi również opisywać proces przepływu dokumentów potwierdzających pewne fakty z życia gospodarczego, o których wystąpieniu księgowy może nie wiedzieć, ale które muszą znaleźć odzwierciedlenie w rachunkowości.
Wyjaśnijmy na przykładzie. W rachunkowości i rachunkowości podatkowej zobowiązania wobec zlikwidowanego dostawcy należy odpisać jako dochód w dniu wpisu do Jednolitego Państwowego Rejestru Podmiotów Prawnych o jego likwidacji. klauzula 6 PBU 4/99; klauzula 16 PBU 9/99; podpunkt 18 wiek 250 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej. Ale księgowy nie jest zobowiązany do monitorowania procesu likwidacji kontrahenta tylko dlatego, że nie jest to jego zadaniem. Oznacza to, że pracownik, którego kompetencje obejmują pracę ze zobowiązaniami, musi zgłosić likwidację. A takich sytuacji jest wiele. Informacje takie można przekazać do działu księgowości w formie zaświadczeń lub notatek, które również należy uwzględnić w harmonogramie obiegu dokumentów. W naszym przykładzie odpowiedzialny pracownik musi złożyć wyciąg z Jednolitego Państwowego Rejestru Podmiotów Prawnych.
Wyznaczamy osoby odpowiedzialne
Z podstawowymi dokumentami wszystko jest proste. Za jego prawidłowe wykonanie odpowiadają pracownicy, których obowiązki służbowe obejmują sporządzenie raportu pierwotnego ust. 6 ust. 2, art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ. Należy wyznaczyć tych samych pracowników odpowiedzialnych za przekazywanie dokumentów do działu księgowości. Im mniej pośredników pomiędzy sporządzającym dokumenty a działem księgowości, tym większa szansa, że dokument nie zaginie i dotrze na czas.
Aby rozdzielić odpowiedzialność za przygotowanie i przekazywanie oficjalnych notatek lub zaświadczeń, należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną w każdym dziale. Na przykład:
- dłużnicy problemowi – starszy menadżer sprzedaży;
- decyzje zgromadzenia uczestników organizacji – starszy doradca prawny;
- określenie wartości rynkowej nieruchomości – wiodący specjalista działu marketingu w porozumieniu z kierownikiem działu produkcyjno-technicznego;
- dane dotyczące regularnych urlopów w celu obliczenia kwoty odpowiedniego szacowanego zobowiązania (rezerwy) - kierownik działu personalnego;
- ustalanie okresu użytkowania środka trwałego – wiodący specjalista działu produkcyjno-technicznego.
Jeśli nie wyznaczysz odpowiedzialnego urzędnika, to w przypadku zagubienia dokumentu lub przekroczenia terminu jego złożenia nie będzie kogo zapytać. Oznacza to, że księgowy nie osiągnie swoich celów.
Ustalanie terminów
Termin, w jakim konkretny pracownik musi przekazać dokumenty do działu księgowości, jest bodaj najważniejszy w harmonogramie obiegu dokumentów. Okresem tym można ustawić konkretny dzień miesiąca lub liczbę dni, jakie upłynęły od dnia sporządzenia lub wykonania dokumentu. Należy również wziąć pod uwagę, że księgowy może potrzebować więcej niż jednego dnia na przetworzenie otrzymanych dokumentów i przeniesienie z nich danych do rejestru. Na przykład w organizacji dzień wypłaty ustala się na 7. Księgowy grupy księgowej oblicza wynagrodzenia dla wszystkich działów, a wszystkie dokumenty rejestrujące godziny pracy muszą zostać przetworzone na przykład do 5 dnia miesiąca. Dlatego karty czasu pracy, zamówienia na premie itp. muszą wpłynąć do działu księgowości nie później niż pierwszego dnia miesiąca.
Nie zapomnij osobno wskazać w harmonogramie terminów przesyłania dokumentów w przypadku podróży służbowych. Nie jest tajemnicą, że niektórzy pracownicy mają zwyczaj trzymać dokumenty przy sobie do ostatniej chwili i zgłaszać się z opóźnieniem, nawet nie podejrzewając, że termin na złożenie zgłoszenia jest określony przepisami prawa. Dlatego w harmonogramie obiegu dokumentów zapisz ich obowiązek zgłoszenia się w terminie trzech dni od zakończenia podróży służbowych oraz klauzula 26 Dekretu Rządu nr 749 z dnia 13 października 2008 r.
Przygotowano więc listę dokumentów, ustalono terminy przejścia przez wydziały i wyznaczono osoby odpowiedzialne. Przejdźmy do projektu.
Wybór metody projektowania
Schemat obiegu dokumentów można przedstawić w formie tekstu, tabel lub diagramów. Jeśli organizacja jest mała i jest niewiele dokumentów, odpowiedni jest formularz tekstowy. Niektórzy księgowi wolą sporządzić schemat blokowy dla każdego dokumentu, ponieważ jest on jasny, prosty i zawiera wiele informacji. Ale klasycznym sposobem zaprojektowania wykresu jest tabela, w której każda linia zawiera informacje o jednym dokumencie. Lepiej jest opracować wykres w programie Excel, ponieważ wygodnie jest korzystać z niektórych jego funkcji podczas przetwarzania danych.
Niezależnie od tego, jaką metodę wybierzesz, informacje muszą być przedstawione w taki sposób, aby harmonogram był czytelny dla Twoich pracowników odpowiedzialnych za obieg dokumentów. Dlatego dokumenty w harmonogramie muszą być ułożone według określonej zasady, np. w kolejności alfabetycznej, wtedy każdy dokument będzie można łatwo znaleźć.
Ta opcja projektowania jest wygodna, ponieważ tabela obejmuje całą listę dokumentów i będzie używana przez wszystkich pracowników. Ale jeśli dokumentów jest dużo, harmonogram będzie uciążliwy i trudny do zrozumienia. Dlatego ta forma jest optymalna dla małych organizacji.
Harmonogram obiegu dokumentów (wg formularzy dokumentów) może wyglądać następująco.
| Tytuł dokumentu | Liczba kopii | Tworzenie dokumentu | Prezentacja dokumentu | Okres przydatności do spożycia | Składowanie | ||||
| Kto | Do kogo | Gdy? | |||||||
| Nakaz zapłaty | 1 | Starszy Księgowy | Starszy Księgowy | Kasjer bankowy | Codziennie, nie później niż o godzinie 15.00 | Starszy Księgowy | |||
| Zamówienie odbioru M-4 | 1 | Magazynier | Sprzedawca, pracownik magazynu lub przedstawiciel dostawcy | Magazynier | Księgowy sekcji zakładów naftowo-gazowych | 10, 20 i 30 dnia miesiąca | Księgowy sekcji zakładów naftowo-gazowych | 5 lat od dnia umorzenia aktywowanych na nim aktywów | |
| Potwierdzenie odbioru gotówki KO-1 | 1 | Kasjer | Główny księgowy, kasjer | Kasjer | Starszy Księgowy | Codziennie na koniec dnia pracy | Starszy Księgowy | 5 lat od 1 stycznia roku następującego po roku sporządzenia | |
| List przewozowy ciężarówki | 1 | Kierownik Logistyki | Kierownik logistyki, mechanik | Kierowca | Księgowy sekcji zakładów naftowo-gazowych | Codziennie | Księgowy sekcji zakładów naftowo-gazowych | ||
Inną opcją jest ułożenie dokumentów za pomocą kotwicy:
- <или>do transakcji biznesowej;
- <или>do stanowisk i zawodów;
- <или>do podziałów strukturalnych.
Na przykład dla każdej transakcji biznesowej opisano blok dokumentów, które należy skompilować, ich przepływ, osoby odpowiedzialne, warunki i miejsca przechowywania. Same dokumenty w bloku można ułożyć w kolejności, w jakiej zostały skompilowane. Wykres ten jest czytelny, gdyż wszystkie niezbędne informacje dotyczące konkretnego pracownika lub komórki strukturalnej są zgrupowane w jednym miejscu. Wadą takiej prezentacji informacji jest wielokrotne powtarzanie tych samych dokumentów podstawowych dla różnych operacji, na przykład zleceń gotówkowych, zleceń płatniczych, wyciągów księgowych, faktur. Dlatego sporządzenie takiego harmonogramu zajmie więcej czasu, ale łatwo jest sporządzić z niego wyciąg dla konkretnego pracownika. Możesz użyć tego wykresu jako przykładu.
| nazwa operacji | Tytuł dokumentu | Liczba kopii | Tworzenie dokumentu | Prezentacja dokumentu | Odpowiedzialny za przetwarzanie dokumentów | Okres przydatności do spożycia | Składowanie | |||
| Kto jest odpowiedzialny za kreację i projekt | Kto zatwierdza (popiera, podpisuje) | Kto | Do kogo | Gdy? | ||||||
| Płatność faktur wystawionych przez dostawców | Faktura do zapłaty | 1 | Kierownik działu zakupów | Kierownik Działu Zakupów | Kierownik działu zakupów | Główny księgowy | W dniu wydania wizy przez kierownika działu zakupów | - | 5 lat od 1 stycznia roku następującego po roku wypłaty | Do końca roku kalendarzowego - pokój. 301, następnie - pokój. 308 |
| Lista planowanych płatności | 1 | Główny księgowy | Kierownik | Główny księgowy | Starszy Księgowy | Codziennie najpóźniej do godziny 12.00 | Starszy Księgowy | 1 rok od daty kompilacji | ||
| Nakaz zapłaty | 1 | Starszy Księgowy | Menedżer, główny księgowy | Starszy Księgowy | Kasjer bankowy | Codziennie, nie później niż o godzinie 15.00 | Starszy Księgowy | 5 lat od 1 stycznia roku następującego po roku sporządzenia | ||
Gotowy harmonogram musi zostać zatwierdzony i wprowadzony w życie przez kierownika na jego polecenie.
Wcielamy to w życie
Teraz przechodzimy do etapu „powiadomienia”. Każdy pracownik zajmujący się obiegiem dokumentów musi wiedzieć, co, jak i kiedy ma obowiązek zrobić. Istnieją dwie opcje:
- <или>sporządzić dodatkową kartę do harmonogramu obiegu dokumentów, na której pracownicy będą zostawiać swoje podpisy potwierdzające zapoznanie się z harmonogramem.
Koszty pracy księgowego w przypadku tej opcji są minimalne, ale pracownikowi będzie trudno zapamiętać, co, komu i w jakim terminie musi przekazać;
- <или>sporządzaj wyciągi z harmonogramu dla każdego pracownika i rozdawaj je za podpisem. Funkcja Excela „Dane – Filtr – AutoFiltr” pomoże Ci szybko dokonać wyciągu z grafiku dla pracownika. Dokumenty, które dotyczą wszystkich pracowników jednocześnie, np. zwolnienia lekarskie, zestawienia wydatków, również należy uwzględnić w zestawieniu, umieszczając kilka filtrów z warunkiem „lub”.
Wyciąg z harmonogramu obiegu dokumentów przy jednoczesnym zastosowaniu dwóch filtrów „specjalista działu obsługi” i „pracownik” z warunkiem „lub” w kolumnie „Przesłanie dokumentu → Kto” w programie wygląda następująco.
Ale to nie wystarczy, wszystkie działy muszą ściśle przestrzegać dokumentu. Aby pomyślnie wdrożyć innowacje:
- <или>dokonać zmian w opisach stanowisk pracowników: podać link do harmonogramu obiegu dokumentów, uwzględnić w obowiązkach przestrzeganie terminów składania dokumentów. Przykładowo opis stanowiska magazyniera po dokonaniu zmian może wyglądać tak (zmiany pisane są kursywą).
OPIS PRACY
magazynier
2. Obowiązki zawodowe:
Akceptuje wartości materialne;
- sprawdza zgodność materiałów przyjętych do składowania z dokumentacją towarzyszącą;
- sporządza dokumenty zgodnie z harmonogramem obiegu dokumentów dotyczących przyjęcia i spisywania materiałów;
Prowadzi ewidencję dostępności materiałów w magazynie oraz prowadzi dokumentację sprawozdawczą dotyczącą ich przemieszczania się;
Uczestniczy w przeprowadzaniu inwentaryzacji.
Magazynier jest zobowiązany:
Noś specjalną odzież w miejscu pracy;
Przestrzegać wewnętrznych przepisów pracy;
- dotrzymywać terminów składania dokumentów określonych w harmonogramie obiegu dokumentów.
- <или>ustal obowiązek dotrzymania terminów przekazania dokumentów na zlecenie organizacji, jeśli nie masz opisów stanowisk.
W celu zorganizowania racjonalnego obiegu dokumentów
ZAMAWIAM:
1. Wszyscy pracownicy Kalinka LLC przy sporządzaniu, odbiorze, przetwarzaniu i przekazywaniu dokumentów muszą kierować się harmonogramem przepływu dokumentów.
2. Ściśle przestrzegać terminów przekazywania dokumentów określonych w harmonogramie obiegu dokumentów.
3. Powierz kontrolę nad wykonaniem zlecenia głównemu księgowemu.
Istnieje możliwość zawarcia w regulaminie premii warunku dotyczącego zmniejszenia wysokości premii lub obniżenia premii w przypadku niedotrzymania terminów przekazania dokumentów. Jest to środek skrajny, ale kara w rublach jest zwykle najskuteczniejsza.
WYMIANA DOŚWIADCZEŃ
Główny księgowy MM Industry LLC
„Kolejną trudnością we wdrażaniu harmonogramu obiegu dokumentów jest to, że nie wszyscy pracownicy są gotowi go przestrzegać. Jednym ze skutecznych sposobów zobowiązania pracowników do przestrzegania harmonogramu jest różnicowanie wysokości premii. Przykładowo w naszej firmie regulamin premiowania określa sposób naliczania premii w zależności od uzyskanych wyników. Określa także przypadki, kiedy i o ile składka może zostać obniżona. W szczególności jako jedną z podstaw zmniejszenia wielkości premii wskazaliśmy: „Naruszenie terminów określonych w zarządzeniach i instrukcjach administracji przy składaniu dokumentów finansowych do działu księgowości”. Dzięki temu działaniu możliwe było osiągnięcie 100% przekazania faktur do działu księgowości do 15 dnia miesiąca a.”
Stosując harmonogram obiegu dokumentów często ujawnia się brak równowagi w niektórych terminach. Przykładowo, dokument był w trakcie zatwierdzania przez długi czas, a termin jego złożenia już minął. Częsta sytuacja: pojawiają się nowe rodzaje czynności, których dokumenty nie są uwzględniane w harmonogramie obiegu dokumentów. Na przykład organizacja zaczęła pracować z wekslami lub pieniędzmi elektronicznymi. Nie da się przewidzieć wszystkich niuansów z góry, ale nie ma w tym nic złego: możesz wprowadzać zmiany w harmonogramie, stopniowo go ulepszając.
Organizacja obiegu dokumentów w Federalnej Służbie Skarbowej nr 30
Obieg dokumentów to przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania aż do zakończenia realizacji lub wysyłki.
Główną zasadą organizacji obiegu dokumentów jest szybkie przepuszczenie dokumentu najkrótszą i najbardziej bezpośrednią drogą w jak najkrótszym czasie.
Schematycznie miejsce obiegu dokumentów w systemie obsługi dokumentacji zarządczej można przedstawić następująco (rys. 2).
Ryc.2.
Obieg dokumentów składa się z kilku etapów:
Odbiór i wstępne przetwarzanie (lub przetwarzanie dalej) przychodzących dokumentów;
Wstępny przegląd dokumentów przez autoryzowany serwis;
Rejestracja dokumentów;
Organizacja przepływu dokumentów w organizacji (w tym praca informacyjna i referencyjna, dostarczanie dokumentów wykonawcom, monitorowanie ich wykonania, a także uzyskiwanie akceptacji i podpisania projektów dokumentów);
Przetwarzanie (przesyłanie) wykonanych i wysłanych dokumentów.
Cały obieg dokumentów organów podatkowych składa się z obiegów dokumentów, czyli przepływów dokumentów krążących pomiędzy punktami przetwarzania i tworzenia informacji (szef, specjaliści) a punktami technicznego przetwarzania dokumentów: sekretariat, serwis kopiujący itp.
Można wyróżnić następujące obiegi dokumentów:
Obieg dokumentacji przychodzącej, na którą składają się dokumenty otrzymane przez organy podatkowe;
Przepływy dokumentacji wewnętrznej, składającej się z dokumentów stworzonych przez organy podatkowe i nieprzekraczających ich granic;
Przepływ dokumentacji wychodzącej składającej się z dokumentów przeznaczonych do przesłania do innych organizacji lub obywateli.
W każdym z obiegów dokumentów wyróżnia się obieg dokumentów drugiego poziomu. Na przykład dokumenty otrzymane przez instytucję mogą obejmować dokumenty od organizacji wyższego szczebla, organizacji zewnętrznych, wnioski obywateli itp. Dokumenty wychodzące mogą obejmować także dokumenty wysyłane do organizacji wyższego szczebla, organizacji zewnętrznych, obywateli, itp. Dokumenty wewnętrzne obejmują odrębny obieg dokumentów, sporządzają dokumenty administracyjne, protokoły, dokumenty informacyjne i referencyjne (raporty, notatki itp.). Każdy obieg dokumentów ma swój własny schemat obiegu dokumentów (Załączniki 4-9).
Proponuję rozważyć przepływ dokumentów w organach podatkowych na przykładzie organizacji obiegu dokumentów Inspektoratu Federalnej Służby Podatkowej Rosji nr 30 dla Republiki Baszkortostanu.
Federalna Służba Podatkowa Rosji nr 30 dla Republiki Białorusi jest upoważnionym federalnym organem wykonawczym, który przeprowadza państwową rejestrację osób prawnych, osób fizycznych jako przedsiębiorców indywidualnych i chłopskich (rolniczych) gospodarstw rolnych, a także upoważnionym federalnym organem wykonawczym, który zapewnia reprezentacja w sprawach i postępowaniach upadłościowych upadłościowych roszczeń o zapłatę obowiązkowych płatności oraz roszczeń Federacji Rosyjskiej z tytułu zobowiązań pieniężnych.
Inspektorat Federalnej Służby Podatkowej nr 30 podlega bezpośrednio Urzędowi Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Republiki Baszkortostanu.
Federalna Służba Podatkowa nr 30 mieści się pod adresem: 450095, Rosja, Republika Baszkortostanu, Ufa, ul. Lewitana, dom 14.
Szef służby - Marnyukov Aleksander Wiktorowicz.
Struktura Federalnej Służby Podatkowej nr 30 obejmuje następujące wydziały:
Dział wsparcia ogólnego i gospodarczego.
Dział wsparcia finansowego.
Dział prawny.
Dział rejestracji i księgowości podatników.
Dział Relacji z Podatnikami.
Departament Technologii Informacyjnych.
Dział wprowadzania i przetwarzania danych.
Dział księgowości, raportowania i analiz.
Dział spłat długów.
Dział kontroli biurka nr 1.
Dział kontroli biurka nr 2.
Dział kontroli na miejscu.
Dział kontroli podatkowej.
Dział kontroli operacyjnej.
Miejsca pracy odizolowane geograficznie:
TORM w dzielnicy Karmaskalinsky.
TORM w obwodzie archangielskim.
Funkcja zarządzania biurem Federalnej Służby Podatkowej jest przypisana do działu wsparcia ogólnego i gospodarczego, co jednak nie wyklucza pełnienia funkcji zarządzania biurem przez inne wydziały kontroli. Dlatego proces Inspekcji Federalnej Służby Podatkowej z jednej strony jest scentralizowany, ponieważ obejmuje takie funkcje, jak przyjmowanie i rejestrowanie wszelkiej korespondencji przychodzącej; rejestracja i wysyłka wszelkiej korespondencji wychodzącej; księgowość, rejestracja i kontrola wykonania wydanych zleceń i dyspozycji; kontrolę wykonania decyzji i instrukcji z protokołów posiedzeń z kierownikiem inspekcji, instrukcji kierownika sprawuje bezpośrednio wydział wsparcia ogólnego i gospodarczego, natomiast proces placówki wychowania przedszkolnego jest zdecentralizowany, ponieważ księgowanie i kontrola realizacji dokumentów przychodzących przesyłanych bezpośrednio do kierownika, jego zastępcy lub kierowników działów kontroli; rozliczanie i kontrola wykonania poleceń kierownika, jego zastępcy i kierowników wydziałów prowadzona jest przez pracowników recepcyjnych kierownika i jego zastępcy lub pracowników wydziałów.
Zadania, funkcje i tryb działania działu obsługi ogólnej i ekonomicznej określa regulamin wydziału, a prawa, obowiązki i odpowiedzialność pracowników tego działu, a także pracowników innych działów związanych z pracą biurową. poprzez odpowiednie opisy stanowisk pracy (załącznik 2, 3).
Głównym dokumentem regulującym obieg dokumentów Federalnej Służby Podatkowej nr 30 jest Tymczasowa Standardowa Instrukcja Pracy Biurowej w Urzędzie Federalnej Służby Podatkowej Republiki Baszkortostanu, zatwierdzona zarządzeniem Urzędu z dnia 29 grudnia 2006 r. Nr. 621/19-04. Niniejsza Instrukcja została opracowana na podstawie przepisów regulacyjnych aktów prawnych i normatywno-metodologicznych w zakresie organizacji i realizacji pracy biurowej w Federacji Rosyjskiej.
Postanowienia Instrukcji określają zasady pracy ze wszystkimi dokumentami w Federalnej Służbie Podatkowej i Federalnej Służbie Podatkowej Republiki Baszkortostanu, z wyjątkiem tych, których tryb pracy regulują przepisy szczególne.
Aby efektywnie pracować z dokumentami, do działań organów podatkowych wprowadzono elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS). System ten został stworzony w oparciu o pakiet oprogramowania BOSS-Referent opracowany przez firmę IT na platformie Lotus Domino/Notes. Inspektorat Federalnej Służby Podatkowej nr 30 współpracuje z dostosowaną wersją dla kontroli terytorialnych Federalnej Służby Podatkowej - „region SED”.
Generalnie funkcjonalność Regionu EDMS obejmuje wszystkie kluczowe procesy organu podatkowego w zakresie wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej:
Obsługa dokumentacji przychodzącej/wychodzącej, w tym wniosków podatników;
Praca z dokumentami organizacyjno-administracyjnymi, notatkami i instrukcjami, w tym koordynacja i podpisywanie dokumentów;
Prowadzenie ujednoliconych katalogów działowych (struktura organizacyjna działu, informacje o pracownikach itp.).
Architektura EDMS zbudowana jest z uwzględnieniem hierarchicznej struktury organów podatkowych i zawiera ponad 50 baz danych.
Główną cechą Federalnej Służby Podatkowej jest trójstopniowy system urzędów. Własne biuro ma nie tylko kierownik wydziału, ale także jego zastępcy, a także kierownicy wydziałów. W tym zakresie na poziomie centrali i działów funkcjonuje struktura wielobiurowa, co pozwala mieć pewność, że z dokumentami różnych grup pracują tylko ci użytkownicy, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia dostępu.
Pracownicy okręgowych inspektoratów pracują z bazami danych „Kancelaria-IFTS”, tworzonymi specjalnie dla każdej kontroli.
EDMS automatycznie generuje cotygodniowe rejestry dokumentów dostarczonych i zarejestrowanych w służbach podatkowych, które przekazywane są do centrali. Podobne rejestry przekazywane są z inspektoratów okręgowych do odpowiednich wydziałów.
Również bazy typu „Do użytku służbowego” (dla dokumentów o wysokim stopniu poufności) i „Oświadczenia obywateli” (dla wniosków podatników) podzielone są na centralę, wydziały i inspekcje.
EDMS Federalnej Służby Podatkowej wdrożył możliwość archiwizacji dokumentów w bazie danych Urzędu. Archiwa wydziałów okręgowych, inspektoratów i urzędu centralnego są autonomiczne.
Specjalnie dla pracowników służby podatkowej opracowano system kształcenia na odległość, który uwzględnia wszystkie cechy EDMS Federalnej Służby Podatkowej i jest jego modułem.
Wszystkie transakcje biznesowe są uwzględniane w księgach podatkowych i rachunkowych na podstawie dokumentów pierwotnych. Do normalnej pracy konieczne jest, aby dotarły one do działu księgowości w odpowiednim czasie. W związku z tym należy uporządkować proces wydawania dokumentów i przekazywania ich pomiędzy działami organizacji (o ile oczywiście cały obieg dokumentów obsługuje jedna osoba). I właśnie w tym celu - aby zorganizować wewnętrzne procedury i kontrolę nad wydawaniem dokumentów - sporządzają taki dokument, jak harmonogram przepływu dokumentów.
O tym, że przepływ dokumentów podstawowych w organizacji musi odbywać się zgodnie z harmonogramem przepływu dokumentów, stanowi klauzula 15 Regulaminu w sprawie rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonego rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z lipca 29, 1998 N 34n.
Uwaga: nie ustalono odpowiedzialności za niedotrzymanie harmonogramu. Dokument ten został sporządzony przede wszystkim w interesie samej organizacji. Jeśli wcześniej nie miałeś harmonogramu, teraz jest czas, aby pomyśleć o potrzebie jego posiadania. Przecież począwszy od 2013 r. Uproszczone organizacje będą zobowiązane do prowadzenia pełnej dokumentacji księgowej (klauzula 1, klauzula 1, artykuł 2 i klauzula 1, artykuł 6 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. N 402-FZ). Oznacza to, że wzrosną także wymagania dotyczące terminowości i kompetentnej realizacji dokumentów.
Wymagania dotyczące harmonogramu przepływu dokumentów określają Regulaminy dotyczące dokumentów i obiegu dokumentów w rachunkowości, zatwierdzone przez Ministerstwo Finansów ZSRR w dniu 29 lipca 1983 r. N 105 (zwane dalej Regulaminami).
Celem harmonogramu jest ustalenie kolejności sporządzania dokumentów w organizacji. W związku z tym wskazane jest zamieszczenie następujących informacji:
— kto i kiedy wystawia konkretny dokument podstawowy;
— kiedy i przez kogo dokument jest przekazywany do działu księgowości;
— kto jest odpowiedzialny za utworzenie i przesłanie dokumentu;
— który z pracowników przetwarza dokument i jak długo;
— jak długo dokument musi być przechowywany w organizacji.
Zazwyczaj stosuje się tabelaryczną wersję harmonogramu przepływu dokumentów, której przybliżoną formę proponuje Rozporządzenie nr 105.
Zatwierdzone zamówieniem nr _____
od „__”___________ 20__
| Nazwa dokument |
Tworzenie dokumentu | Weryfikacja dokumentu | Przetwarzanie dokumentów | Przenieś do archiwum | |||||||||
| Ilość kopie |
Odpowiedzialny na ekstrakt |
Odpowiedzialny Do rejestracji |
Odpowiedzialny do wykonania |
Termin wykonanie |
Odpowiedzialny do sprawdzenia |
Kto Jest |
Zamówienie reprezentacja |
Termin reprezentacja |
Kto wykonuje |
Termin wykonanie |
Kto wykonuje |
Termin transfery |
|
Przygotowany projekt harmonogramu przekazywany jest do zatwierdzenia kierownikowi organizacji, po czym powinien się z nim zapoznać każdy pracownik realizujący harmonogram przemieszczania dokumentów.
Można tego dokonać wręczając każdemu pracownikowi wyciąg z harmonogramu obiegu dokumentów, w którym wyszczególnione są wszystkie dokumenty związane z dziedziną działalności danego pracownika, a także wskazano, do jakiego działu przedsiębiorstwa i w jakim terminie ma on obowiązek złożyć odpowiednie dokumenty. Należy pamiętać, że odpowiedzialność za przestrzeganie harmonogramu obiegu dokumentów spoczywa na jego wykonawcach, a kontrolę nad przestrzeganiem harmonogramu obiegu dokumentów sprawuje główny księgowy firmy.
Co do zasady klasyfikacja dokumentów firmowych odbywa się poprzez połączenie ich w akta, a w jednym przypadku uwzględniane są wyłącznie dokumenty związane z jedną sprawą lub obszarem działalności firmy. Podręcznikiem, który pozwala zrozumieć listę spraw otwartych w organizacji, jest nazewnictwo spraw. W pracy biurowej przez nazewnictwo spraw rozumie się systematyczną listę nazw spraw otwartych w organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania, jak wskazano w GOST R 51141-98.
Należy zaznaczyć, że nazewnictwo akt powinno zostać opracowane w każdej organizacji, gdyż jego praktyczne zastosowanie wiąże się bezpośrednio z ustaleniem kolejności przechowywania dokumentów organizacji. Przypominamy, że wymóg przechowywania dokumentów organizacji przez określone okresy nakładają przepisy księgowe i podatkowe Rosji, a także inne przepisy.
Ponieważ nomenklatura oprócz nagłówków spraw zawiera także okresy przechowywania dokumentów, jej zastosowanie faktycznie daje organizacji możliwość przeprowadzenia swego rodzaju badania wartości dokumentów na początkowym etapie tworzenia spraw.
Ponadto nomenklatura stosowana jest także przy sporządzaniu inwentarzy pojemników do składowania stałego i czasowego (powyżej 10 lat) oraz do ewidencji pojemników do magazynowania czasowego (do 10 lat).
Między innymi zauważamy, że zgodnie z nomenklaturą każdej sprawie otwartej w organizacji przypisany jest własny indeks - oznaczenie cyfrowe i (lub) alfanumeryczne naniesione na jej okładkę, dlatego jego użycie jest również możliwe przy opracowywaniu rejestracji dokumentu system.
Kulyukina N.A. Po co Ci harmonogram obiegu dokumentów i jak go sporządzić // Uproszczony. 2012. N 9. s. 24 - 31.Regulamin obiegu dokumentów Rozporządzeniem Federalnej Służby Podatkowej z dnia 31 lipca 2014 r. nr ММВ-7-6/398. Oświadczenia informacyjne. Niesformalizowane dokumenty elektroniczne Maile wychodzące „Odwołania”: Zawiadomienia przychodzące z urzędu skarbowego.
Służba Skarbowa zatwierdziła Procedurę przesyłania dokumentów stosowanych przez organy podatkowe przy wykonywaniu swoich uprawnień w stosunkach regulowanych przepisami przepisów o podatkach i opłatach, w formie elektronicznej drogą telekomunikacyjną (zwaną dalej Procedurą) zarządzeniem nr ММВ-7- 2/149@ z dnia 15.04.2015 . Zarządzenie to zostało opublikowane na portalu www.pravo.gov.ru w dniu 14 sierpnia 2015 r. i weszło w życie z dniem 25 sierpnia 2015 r.
Konieczność przyjęcia Zakonu jest oczywista. Faktem jest, że pierwsza część kodeksu podatkowego ustanawia liczne zasady dotyczące przesyłania dokumentów od organów podatkowych do podatników i obowiązkowych dokumentów odpowiedzi w przeciwnym kierunku. W takim przypadku wyznaczane są terminy, w których podatnik musi udzielić odpowiedzi.
Zgodnie z paragrafem 4 art. 31 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej dokumenty wykorzystywane przez organy podatkowe w wykonywaniu swoich uprawnień w stosunkach regulowanych przepisami dotyczącymi podatków i opłat mogą być w szczególności przekazywane w formie elektronicznej kanałami telekomunikacyjnymi za pośrednictwem operatora elektronicznego zarządzania dokumentami lub za pośrednictwem konta osobistego podatnika, jeżeli procedura ich przelewu nie jest bezpośrednio przewidziana w Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej. Osobom, którym Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej powierza obowiązek złożenia zeznania podatkowego (kalkulacji) w formie elektronicznej, dokumenty te organ podatkowy przesyła w formie elektronicznej kanałami telekomunikacyjnymi za pośrednictwem operatora elektronicznego zarządzania dokumentami.
Ponadto osobom, którym Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej powierzyła obowiązek złożenia zeznania podatkowego (obliczenia) w formie elektronicznej, organy podatkowe przesyłają takie dokumenty w formie elektronicznej kanałami telekomunikacyjnymi za pośrednictwem operatora elektronicznego zarządzania dokumentami lub na rachunek osobisty podatnika, czyli nie są wysyłane pocztą ani okazywane osobiście.
W procesie elektronicznego zarządzania dokumentami strony wymieniają następujące dokumenty elektroniczne:
Odwołanie;
Wiadomość informacyjna o pełnomocnictwie;
Potwierdzenie przyjęcia;
Zawiadomienie o odmowie przyjęcia;
Potwierdzenie daty wysyłki;
Potwierdzenie daty otrzymania;
Powiadomienie o odbiorze;
Odpowiedź na żądanie;
Komunikat o błędzie.
Organy podatkowe świadczą usługi informacyjne w formie elektronicznej za pomocą SUS, jeżeli podatnik (przedstawiciel) kontaktuje się z organami podatkowymi drogą elektroniczną za pomocą SUS i jest zarejestrowany jako uczestnik elektronicznego obiegu dokumentów zgodnie z wymogami Systemu.
Podstawą informowania podatników i świadczenia organom podatkowym usług informacyjnych w formie elektronicznej w ramach UIT jest wniosek (wniosek) podatnika (przedstawiciela) w postaci elektronicznej, podpisany podpisem elektronicznym podatnika (przedstawiciela) złożony organowi podatkowemu w miejscu rejestracji podatnika.
Usługi informacyjne dla podatników (przedstawicieli) obejmują udostępnianie przez organy podatkowe w formie elektronicznej następujących dokumentów:
Zaświadczenie o stanie rozliczeń z tytułu podatków, opłat, kar i grzywien. Formę dokumentu zatwierdzono rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 18 stycznia 2008 r. nr 9n (załącznik nr 8.9 do Regulaminu administracyjnego Federalnej Służby Podatkowej Rosji);
Wyodrębnianie transakcji do rozliczeń z budżetem. Wzór dokumentu określa załącznik nr 7;
Wykaz zeznań podatkowych (obliczeń) i sprawozdań finansowych złożonych w roku sprawozdawczym. Wzór dokumentu określa załącznik nr 8;
Akt uzgodnienia obliczeń podatków, opłat, kar i grzywien, którego forma została zatwierdzona zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 20 sierpnia 2007 r. N MM-3-25/494@. Dokument udostępniany w ramach tej usługi składa się ze strony tytułowej oraz działu II ustawy dla danego wykazu podatków.
Odpowiedzi na zapytania generowane są automatycznie na podstawie danych pochodzących z zasobów informacyjnych organów podatkowych.
Formy dokumentów (akt, wyciąg, wykaz, zaświadczenie) to pliki RTF, XML, EXCEL. W tym przypadku nazwy plików w formatach RTF i EXCEL muszą odpowiadać nazwie pliku w formacie XML, ale z rozszerzeniem .rtf, .xls.
Przy świadczeniu usług informacyjnych na rzecz podatnika (przedstawiciela) formularze dokumentów (ustawa, wyciąg, wykaz, zaświadczenie) na ogół dla organizacji są plikami XML.
Interakcja informacyjna w formie elektronicznej zgodnie z TKS odbywa się pomiędzy podatnikami (przedstawicielami) a organami podatkowymi, w których podatnicy są zarejestrowani według lokalizacji organizacji, lokalizacji jej odrębnych oddziałów, miejsca zamieszkania osoby fizycznej, a także według lokalizacji ich nieruchomości, funduszy transportowych i innych podstaw przewidzianych w Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej.
Podatnicy sklasyfikowani jako najwięksi (zwani dalej największymi podatnikami) (przedstawiciele) dokonują interakcji informacyjnej drogą elektroniczną za pośrednictwem TKS z organem podatkowym w miejscu rejestracji jako największy podatnik. Organy podatkowe w lokalizacji największego podatnika, lokalizacji jego odrębnych oddziałów, a także w lokalizacji posiadanych przez nich nieruchomości i pojazdów oraz na innych podstawach przewidzianych w Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej współdziałają z największymi podatników za pośrednictwem organu podatkowego właściwego ze względu na miejsce rejestracji jako największy podatnik.
Interakcja informacyjna pomiędzy podatnikiem a organem podatkowym za pośrednictwem specjalnego operatora lub bezpośrednio odbywa się w formie zaszyfrowanej, z wyjątkiem potwierdzenia daty wysyłki, potwierdzenia daty otrzymania, wysyłki przez organy podatkowe, powiadomienia o odbiorze i komunikaty o błędach.
Dokumenty są szyfrowane przez nadawcę dla odbiorcy.
Jeżeli odszyfrowanie otrzymanego dokumentu elektronicznego nie jest możliwe, odbiorca generuje i wysyła do nadawcy komunikat o błędzie.
Uczestnicy interakcji informacyjnej zapewniają przechowywanie dokumentów elektronicznych w formie elektronicznej w sposób i w terminach określonych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej oraz niniejsze Zalecenia Metodologiczne.
Oprogramowanie i sprzęt organu podatkowego oraz wyspecjalizowanego operatora telekomunikacyjnego, który zapewnia elektroniczny obieg dokumentów, musi działać przez całą dobę. Charakterystyki czasowe wykonywania funkcji (2 godziny, 4 godziny) dotyczą automatycznej pracy kompleksu recepcyjnego organu podatkowego.
W przypadku przesłania odwołania lub wniosku drogą elektroniczną za pośrednictwem TCS przez przedstawiciela podatnika, do organu podatkowego przekazywane jest pełnomocnictwo (kopia pełnomocnictwa) potwierdzające prawo przedstawiciela do otrzymania usług informacyjnych lub odpowiedź organu podatkowego organu przed złożeniem wniosku (wniosku). Odpis pełnomocnictwa organ podatkowy przechowuje przez okres 3 lat po wygaśnięciu pełnomocnictwa.
Urzędnicy podatnika (przedstawiciela), organu podatkowego, operatora specjalnego, których uprawnienia zostały ustalone (potwierdzone) zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, mają prawo podpisywać podpisem elektronicznym dokumenty uczestniczące w elektronicznym zarządzaniu dokumentami.
Informacje o żądaniu (wniosku) nie są przekazywane podatnikowi (jego przedstawicielowi) z następujących powodów:
Przesłanie przez podatnika (przedstawiciela) wniosku (wniosku) do organu podatkowego, do którego kompetencji nie należy udzielanie informacji o żądaniu (wniosku);
Niezgodność wniosku (odwołania) podatnika (przedstawiciela) z ustalonym wzorem;
Wysłanie przez przedstawiciela podatnika wniosku (odwołania) bez załączenia wiadomości informacyjnej o pełnomocnictwie, potwierdzającej w określony sposób uprawnienia przedstawiciela do otrzymywania informacji na żądanie;
Data żądania informacji jest późniejsza niż data złożenia wniosku; - Brak podpisu elektronicznego podatnika (przedstawiciela), właściciel podpisu elektronicznego, który podpisał wniosek (wniosek), nie ma odpowiednich uprawnień, dane podpisującego z wniosku (wniosku) nie są zgodne z danymi właściciela wniosku certyfikat klucza podpisu, podpis elektroniczny nie jest zgodny z dokumentem.
W takim przypadku do podatnika (przedstawiciela) przesyłane jest zawiadomienie o odmowie przyjęcia ze wskazaniem przyczyny odmowy.
Odpowiedź na wniosek, pismo organu podatkowego, potwierdzenie przyjęcia lub zawiadomienie o odmowie przyjęcia podpisywane są podpisem elektronicznym urzędnika organu podatkowego i przesyłane do podatnika (przedstawiciela) za pośrednictwem TKS.
Jeden wniosek zawiera informacje o jednym podatniku za jeden rok sprawozdawczy, za jeden okres. W jednym wniosku można zażądać tylko jednego z dokumentów.
Kiedy podatnik (przedstawiciel) wysyła żądanie otrzymania informacji o organizacji jako całości, identyfikator odbiorcy końcowego w nazwie pliku oraz dane „Inspektoratu Federalnej Służby Podatkowej” są wypełniane w postaci „0000”; Dane „Punkt kontroli podatnika” nie są wypełnione.
W odpowiedzi na prośbę o udzielenie informacji na temat organizacji jako całości, podatnikowi (przedstawicielowi) przesyłany jest zestaw odpowiedzi i/lub zawiadomień o odmowie przyjęcia, wygenerowany przez organy podatkowe w miejscu rejestracji podatnika, lokalizacji organizacji, lokalizację jej odrębnych oddziałów, a także lokalizację nieruchomości i pojazdów do nich należących oraz z innych powodów przewidzianych w Kodeksie podatkowym Federacji Rosyjskiej.
Dodatkowe dane żądania (KBK, OKATO) można podać w przypadku żądania wyciągu z transakcji rozliczeń budżetowych. W przypadku niepodania dodatkowych danych, odpowiedź na żądanie generowana jest dla wszystkich obowiązków podatkowych podatnika.
„Akt uzgodnienia rozliczeń podatków, opłat, kar i kar finansowych” ma na celu jedynie informowanie płatnika o stanie jego rozliczeń i nie podlega zwrotowi do organu podatkowego z polami „Dane podatnika”, „Różnice” , „Wyniki wspólnego pojednania” ukończono.
We wniosku o udostępnienie „Aktu uzgodnienia rozliczeń podatków, opłat, kar i grzywien” obowiązkowe jest wskazanie KBK, OKATO.
Zaświadczenie o stanie rozliczeń z tytułu podatków, opłat, kar i grzywien wystawiane jest przez organ podatkowy dla wszystkich zobowiązań podatkowych otwieranych przed organem podatkowym.
Jeżeli we wniosku wskazano KBK i OKATO, dla części z których organ podatkowy nie posiada obowiązków z tytułu podatku otwartego, organ podatkowy generuje odpowiedź wyłącznie w zakresie zobowiązań z tytułu podatku otwartego.
Jeżeli organ podatkowy nie ma otwartych zobowiązań podatkowych dla żądanego KBK i OKATO, organ podatkowy generuje zawiadomienie o odmowie przyjęcia, wskazując przyczynę odmowy.
Jeżeli podatnik (przedstawiciel) nie otrzymał ustalonego dokumentu od operatora specjalnego lub organu podatkowego zgodnie z obiegiem dokumentów w określonym terminie, wówczas podatnik (przedstawiciel) kontaktuje się z operatorem specjalnym lub organem podatkowym w celu wyjaśnienia przyczyn .
Odwołanie podatnika (przedstawiciela) oraz pismo organu podatkowego mogą zawierać nie więcej niż 64 pliki załączników i mieć rozmiar nie większy niż 25 MB.
W przypadku niesformalizowanych dokumentów w formatach JPEG, TIFF, a także obrazów osadzonych w dokumentach w formacie PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Open Document, Open Document Spreadsheet, Open XML Word i Open XML Spreadsheet zawierającym zeskanowane obrazy, spełnione są następujące wymagania: obraz czarno-biały o rozdzielczości zeskanowanego dokumentu nie mniejszej niż 150 i nie większej niż 300 dpi przy użyciu 256 odcieni szarości.