Gestionarea electronică a documentelor. Schimb electronic de documente cu contrapărți Cum să conectați fluxul de documente electronice cu contrapărțile

Prima întrebare care se pune este: de ce? Care sunt avantajele și dezavantajele trecerii la gestionarea electronică a documentelor? Să o comparăm cu hârtie.

Prima întrebare care se pune este: de ce? Având în vedere că nu există o lege privind trecerea la gestionarea electronică a documentelor, nimeni nu obligă afacerile să renunțe la hârtie, de ce este necesar să se facă acest lucru? Care sunt avantajele și dezavantajele trecerii la gestionarea electronică a documentelor? Să o comparăm cu hârtie.

Pentru bani

Documente pe hârtie	Documente electronice
Pentru a crea un document pe o foaie A4 costă aproximativ 1,5 ruble, un pachet de documente pe 6 foi A4 costă 9 ruble.	Creați un document electronic de orice volum - 0 rub., un pachet de documente de orice volum - 0 rub.
Trimiteți prin poștă - 40-60 de ruble, prin curier - de obicei de peste 10 ori mai scump, în funcție de destinație.	Trimiteți - de la 5 la 9 ruble. în funcție de operatorul EDF, nu depinde de destinație.
Costul închirierii spațiului pentru o arhivă depinde de zonă și regiune.	Nu necesită costul închirierii spațiilor pentru arhivă. În Diadoc, documentele sunt stocate gratuit și pe termen nelimitat.

Cu timpul

Documente pe hârtie	Documente electronice
Imprimați, semnați, ștampilați - de la una la câteva zile. În companiile cu fluxuri mari de documente de ieșire, toți angajații contabili sunt ocupați cu asta timp de câteva zile în fiecare lună.	Toate acestea nu sunt necesare pentru un document electronic. Semnarea acestuia cu o semnătură electronică este o chestiune de câteva minute. În Diadoc puteți semna un număr mare de documente simultan, cu un singur clic.
Poșta durează de la câteva zile la 2 săptămâni; prin curier - de la 1 la 4 zile.	Destinatarul primește documentele în câteva secunde de la trimitere, indiferent cât de distanță geografică sunt de furnizor.
Copiile semnate trebuie returnate furnizorului. Prin poștă - de la câteva zile la o lună; prin curier - de la 1 la 4 zile.	Destinatarul semnează documentul și acesta devine disponibil ambelor părți. Nu este necesară transportul de retur.

Deci, ați luat o decizie - sunteți gata să renunțați la hârtie în favoarea tehnologiilor secolului XXI. Ce este necesar pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor?

Primul pas

Faptul că societatea lucrează cu documente întocmite în formă electronică și semnate cu semnătură electronică trebuie să se reflecte în politicile sale contabile.

Pasul doi

Priviți diagrama fluxului documentelor care funcționează în compania dvs. Câți angajați sunt implicați, câte etape, la care dintre ele apar întârzieri și pierderi. Analizați-l și transferați-l în formă electronică pentru a scăpa de problemele lanțului de hârtie.

Pasul trei

Pe baza schemei integrate de flux de documente electronice (EDF) pe care ați dori să o primiți ca rezultat, determinați soluția tehnică potrivită pentru dvs.: versiunea web sau integrare.

Versiunea web este cea mai simplă și accesibilă modalitate pentru toată lumea de a trece la gestionarea electronică a documentelor, care nu afectează sistemele informaționale ale companiei. Plătești doar pentru documentele trimise. Potrivit pentru organizațiile cu trafic redus - aproximativ 100 de documente de ieșire lunar - și un număr mic de contrapărți.

Integrarea cu sistemul de contabilitate al companiei permite angajaților săi să lucreze cu documente electronice într-o singură fereastră și în interfața familiară a programului cu care se ocupă de obicei. Face posibilă automatizarea majorității acțiunilor.

Contour.Diadoc poate fi integrat în mai multe moduri:

Prin modulul pentru 1C - o soluție de integrare în cutie pentru cel mai răspândit sistem de contabilitate din Rusia. Universal - potrivit pentru afaceri de orice dimensiune.
Utilizarea unui conector - potrivit pentru cei care nu doresc să interfereze cu configurația sistemului lor de contabilitate, dar au nevoie să automatizeze o serie de acțiuni cu documente electronice.
Printr-o soluție de integrare gata făcută pentru sistemul dvs. de contabilitate.
Utilizarea instrumentelor API - o soluție de integrare individuală pentru o anumită companie.

Ultimele trei puncte sunt potrivite pentru companiile cu trafic mare și un număr mare de contrapărți.

Pasul patru

Când înțelegeți aproximativ ce tip de flux de documente doriți să primiți și cum să-l organizați, este timpul să alegeți un operator. Vedeți ce soluții oferă și la ce preț și stabiliți cine este potrivit pentru dvs.

Pasul cinci

Conectați contrapărțile. Dacă clienții și partenerii tăi nu acceptă și semnează documente electronice, toate rezultatele obținute prin pașii anteriori vor fi inutile. Prin urmare, merită să petreceți timp și energie pentru a transmite contrapărților dvs. că de acum înainte vor primi documente de la dvs. doar în formă electronică și, în plus, au doar avantaje în acest sens.

Pentru a trece la fluxul electronic de documente cu contrapărți, puteți folosi diferite canale pentru a le transmite aceste informații: site-ul dvs., site-ul web al operatorului EDF, notificări prin e-mail, apeluri, pagini de destinație.

Despre gestionarea electronică a documentelor se vorbește adesea foarte mult, dar este dificil să navighezi într-un număr mare de termeni noi și chiar mai greu de înțeles cum funcționează totul. Seria de articole „Contabilul și documentul electronic” a fost concepută special pentru a spune într-un limbaj accesibil tot ce trebuie să știe un contabil despre acest tip de interacțiune. Cum să începeți un schimb? Cum să lucrezi cu rapoartele primare și să trimiți rapoarte electronic? Veți găsi răspunsuri la aceste și alte întrebări în problemele noastre.

În primul capitol vom vorbi despre cum să trecem la interacțiunea electronică cu contrapărțile și despre ce este necesar pentru a începe un schimb.

Vedere de sus: este nevoie de schimbare?

Contabilitatea este indisolubil legată de pregătirea diverselor documentații. Schemele de flux de documente pe hârtie au fost perfecționate de zeci de ani, dar astăzi documentele pe hârtie sunt înlocuite cu cele electronice.

Să ne uităm la situația actuală de sus: multe companii își automatizează parțial sau complet procesele interne de afaceri prin implementarea sistemelor informaționale. Dar funcționarea unei organizații nu se limitează la procesele interne; este, de asemenea, necesară interacțiunea cu contrapărțile.

De exemplu, după finalizarea unei tranzacții comerciale, un contabil întocmește un raport de finalizare a lucrărilor în sistemul său de contabilitate, îl imprimă și îl trimite prin poștă sau curier. Contrapartea, după ce a primit actul, îl scanează și îl introduce în sistemul informațional, dacă există. Apoi contabilul face manual înregistrări în sistemul de contabilitate și salvează fără greșeală originalul de hârtie. Confortabil?

Situația este paradoxală: procesele interne sunt optimizate, dar cele externe nu, în timp ce procesele raționalizate din exterior conduc la o reală minimizare a costurilor, atât materiale, cât și de timp. Livrarea documentelor pe hârtie durează zile și săptămâni prețioase, în timp ce documentele electronice sunt transferate în câteva minute.

Metode de schimb de documente electronice

Deci, ați decis să începeți să faceți schimb de documente electronice. Contrapartidele decid independent cum va fi structurata interactiunea electronica. Există două tipuri principale de schimb:
Schimb direct cu contrapartea Puteți începe prin a încheia un acord preliminar, care precizează în detaliu procedura și condițiile schimbului. Dacă ambele contrapărți utilizează o semnătură electronică calificată îmbunătățită, atunci acordul nu trebuie să fie încheiat; în consecință, cu alte tipuri de semnătură electronică, este necesar un acord. Avantajul evident al acestei opțiuni este că nu trebuie să plătiți operatori pentru transmiterea documentelor; puteți utiliza e-mailul obișnuit. Dar nu toate documentele pot fi trimise direct către contrapartidă.
O alta varianta - schimbul de facturi prin intermediul unui operator de gestionare electronică a documentelor (operator EDO SF). Această metodă este mai bună, fie și doar pentru că vă conectați o dată la rețeaua operatorului, vă alăturați regulamentelor de schimb și lucrați în serviciu. Operatorii EDF ai Flotei Nordului au capacitățile tehnologice, de personal și juridice pentru a asigura schimbul legitim al oricăror documente electronice și, cel mai important, al facturilor.

Suntem adesea întrebați de ce avem nevoie de un operator dacă putem face schimb direct. Primul și cel mai important lucru este că atunci când faceți schimb direct de documente electronice, adică fără participarea unui operator, nu veți putea face schimb de facturi electronice. Potrivit Ordinului Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 50n, schimbul de facturi electronice (FSE) trebuie efectuat prin operatorul EDI SF, deoarece, dacă este necesar, operatorul poate confirma faptul de a emite sau de a primi FEI si alte documente.

Karina Kassis,analistSynerdocs

Trei pași simpli pentru EDI

conectați-vă la operator;
achiziționarea unui certificat de semnătură electronică și mijloace de protecție criptografică (CIPF);
conectați contrapărțile (dacă este necesar) folosind un operator

Conectarea la un operator

În primul rând, contactați operatorul, discutați costul și termenii conexiunii. Când începeți un schimb, trebuie să semnați un acord cu operatorul; această procedură este adesea numită aderarea la reglementări.

Reglementările sunt un document care descrie în detaliu principiile de funcționare, sarcinile serviciului și aspectele legale.

Achiziționarea unui certificat de semnătură electronică și mijloace de protecție criptografică

Puteți obține un certificat de semnătură electronică la orice Centru de Certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse (Lista CA acreditate). Adesea, operatorii de flux de documente electronice SF sunt ei înșiși CA sau oferă servicii pentru obținerea de certificate prin intermediul partenerilor lor.

Conform Legii FederaleN63 „Cu privire la semnătura electronică”, un certificat de semnătură electronică utilizat de o companie (persoană juridică) identifică și o anumită persoană fizică, dar care acționează în numele companiei pe baza Cartei sau a procurii. Desigur, certificatele nu pot fi transferate altor persoane. Nu poți pune pe cineva să-ți semneze autograful pe documente.

Karina Kassis,analistSynerdocs

O semnătură electronică (ES) este o anumită secvență de caractere care este atașată unui document. Există trei tipuri de semnături: simple, îmbunătățite necalificate, îmbunătățite calificate.

Conform Legii federale nr. 63 „Cu privire la semnăturile electronice”, un document electronic semnat cu o semnătură electronică simplă sau îmbunătățită necalificată este recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână.

O semnătură calificată îmbunătățită pe un document electronic este analogă cu o semnătură și un sigiliu scris de mână pe un document pe hârtie. Serviciul Fiscal Federal recunoaște puterea juridică numai acelor documente care sunt semnate cu o semnătură calificată .

Un instrument de protecție a informațiilor criptografice (CIPF) este un program special care criptează și decriptează informațiile transmise. Serviciile de schimb CIPF sunt necesare pentru crearea și verificarea unei semnături electronice. O licență pentru dreptul de utilizare poate fi achiziționată prin intermediul operatorului.

Conectarea contrapărților

Desigur, puteți face schimb de documente electronice doar cu acele contrapărți care sunt deja conectate la serviciul de schimb. La fel și cu rețelele sociale: nu are rost să te înregistrezi dacă nu există prieteni acolo. Cu toate acestea, alții vă pot urmări compania în experimente. Există situații în care contrapărțile au nevoie doar de motivație suplimentară, acces preferențial sau liber pentru o perioadă. Operatorul EDO SF vă va ajuta să vă rezolvați toate întrebările, deoarece el însuși este interesat de asistență de înaltă calitate pentru utilizatorii săi și de conectarea de noi abonați.

Nu contează ce operator EDF folosește operatorul SF - poți fi conectat la un operator, iar contrapartea la altul. Astăzi, un număr de operatori de top dezvoltă și testează tehnologia de roaming. În timp ce tehnologia se află în stadiul de dezvoltare, puteți utiliza alte opțiuni pentru organizarea interacțiunii cu contrapărțile.

Prima opțiune este să lucrezi cu mai mulți operatori . Nimeni nu interzice participanților la schimb să folosească serviciile mai multor operatori EDF. Vă puteți conecta la mai mulți operatori sau puteți oferi această metodă de lucru unei contrapărți, dacă este cazul, desigur.

Dacă dvs. și contrapartea dvs. sunteți conectați la servicii diferite și, din anumite motive, nu doriți să utilizați serviciile mai multor operatori de gestionare a documentelor electronice, atunci acordați atenție a doua opțiune este că vă puteți contacta operatorii cu o propunere de a stabili un schimb între ei.

În loc de o concluzie

Să rezumăm pe scurt: ce trebuie să știți, ca contabil, despre cum să începeți să faceți schimb de documente electronice cu contrapărțile? În primul rând, forța juridică a documentului este asigurată de o semnătură electronică calificată îmbunătățită. În al doilea rând, operatorul EDF SF garantează livrarea rapidă și integritatea documentului electronic. În al treilea rând, pentru a începe schimbul printr-un operator, este suficient să vă înscrieți în reglementări, precum și să achiziționați un certificat de semnătură electronică și un instrument de protecție criptografică. Soluția la alte probleme cade de fapt pe umerii operatorilor.

În numărul următor

În al doilea capitol, „Contabil și document electronic”, veți afla unde mai puteți utiliza semnăturile electronice și cum să distingeți toate cele trei semnături electronice una de cealaltă. Vom arunca o privire mai atentă asupra mecanismului de semnare și vom afla care document electronic este recunoscut ca fiind obligatoriu din punct de vedere juridic. Veți învăța, de asemenea, unde și cum să stocați documentele electronice, păstrându-și forța legală.

Recent, managementul electronic al documentelor ca unul dintre instrumentele pentru transformarea digitală a organizațiilor a fost pe buzele tuturor. Majoritatea organizațiilor fie au început deja să utilizeze gestionarea electronică a documentelor cu contrapărți, și nu doar cu agențiile guvernamentale, fie intenționează să înceapă să facă acest lucru în viitorul apropiat. Din păcate, există încă o confuzie în înțelegerea a ceea ce este EDI între contrapărți și tocmai din acest motiv am dori să explicăm acest fenomen într-un limbaj clar și accesibil, astfel încât să aveți posibilitatea de a face o alegere în cunoștință de cauză.

Care sunt avantajele EDI cu contrapărțile?

Fiecare specialist al departamentului financiar creează sau pregătește zilnic documente cu autoritățile fiscale, cu Fondul de pensii rus sau cu alte agenții guvernamentale, precum și cu partenerii de afaceri. Numărul documentelor create sub formă de hârtie este în continuă creștere și implică nu numai costuri suplimentare pentru hârtie și consumabile tipărite, ci și costul de întreținere a arhivelor în care hârtiile trebuie depozitate timp îndelungat, ceea ce este foarte precis și clar reglementat de legislația în vigoare. tara noastra. În plus, se petrece mult timp pentru crearea, tipărirea și trimiterea documentelor către contrapărți - acest lucru reduce eficiența generală a contabilității. Pentru a rezolva această problemă, propunem companiilor moderne să treacă la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărți.

Dacă vă automatizați deja procesele de afaceri, de exemplu, lucrând în programul de raportare electronică VLSI, care poate optimiza semnificativ tot ceea ce are legătură cu pregătirea și generarea diferitelor rapoarte pentru majoritatea autorităților de supraveghere, atunci fluxul de documente ar trebui să fie următorul pe calea digitalizării. . Puteți automatiza schimbul de documentație atât intern, cât și extern. Mai mult, este EDI extern care face minuni și permite organizațiilor să atingă cote fără precedent!

Să ilustrăm ce înseamnă EDI cu contrapărți folosind exemple specifice. Finalizarea fiecărei tranzacții contabile de afaceri este un act de finalizare a lucrării. Contabilul trebuie să-l imprime și să-l trimită către contrapartidă pentru semnare. După aceasta, documentul trebuie procesat și stocat în arhivă. Toate acestea necesită mult timp și, în general, nu sunt eficiente atunci când este posibil să le faci electronic. Dar acest exemplu ilustrează clar cât de neautomatizate sunt procesele de interacțiune externă dintre organizațiile moderne și contrapartidele acestora. Nu trebuie decât să ne imaginăm cum vor fi optimizate costurile materiale și de timp după automatizarea acestor acțiuni elementare prin introducerea managementului electronic al documentelor. De exemplu, trimiterea unui plic într-un alt oraș costă aproximativ 50-60 de ruble și durează de la 4 la 7 zile. Pentru a face acest lucru într-un sistem de gestionare a documentelor (de exemplu, în VLSI Electronic Document Management), nu veți cheltui mai mult de 9 ruble, iar procesul în sine va dura câteva secunde. Aproape imediat după ce faceți clic pe butonul „Trimite”, contrapartea dumneavoastră va primi copia sa și va putea întreprinde acțiunile cerute de el. Efectul economic al introducerii EDI este destul de vizibil, mai ales pentru marile corporații care efectuează zilnic o serie de tranzacții cu partenerii lor de afaceri.

Caracteristici de organizare a fluxului de documente electronice cu contrapartide

Mulți oameni sunt interesați de o întrebare complet logică: cum să treceți la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărți? Cum ar trebui să fie structurat mai exact acest proces? În general, se pot distinge două opțiuni pentru desfășurarea evenimentelor în această direcție:

Schimb direct cu contrapartea. În acest caz, va trebui să încheiați un acord cu fiecare partener de afaceri, în care sunteți de acord și notați condițiile de bază pentru acest tip de interacțiune. Cu toate acestea, pentru a evita să semnați o mulțime de contracte, puteți cumpăra o semnătură calificată. Apropo, acest lucru se poate face convenabil și destul de rapid pe site-ul EDS Center. Aici vei găsi orice semnătură pentru nevoile afacerii tale. Dacă alegeți acest scenariu pentru lucrul cu documente electronice, nu veți fi împovărat cu plăți către intermediari;
Există o a doua modalitate de a organiza EDI cu contrapărți - lucrând nu direct, ci printr-o organizație intermediară. Totuși, rețineți că, dacă alegeți această cale, va trebui să lucrați printr-un intermediar, și nu veți putea decât să transferați facturi.

Desigur, prima opțiune este mult mai de preferat, deoarece vă permite să optimizați multe sarcini din domeniul fluxului de documente atât intern, cât și extern.

Este destul de ușor să afli dacă poți începe să lucrezi cu o anumită contraparte. Cel mai adesea, chiar în programul pe care îl utilizați, în cardul cu informații despre companie, puteți găsi informații despre starea acesteia. De exemplu, VLSI va indica:

Organizația folosește EDI;
Organizația nu folosește EDI, dar a primit o invitație de a utiliza EDI, dar nu a răspuns încă;
Organizația nu utilizează EDI și nu a primit o invitație de a utiliza EDI.

EDO: cum se invită o contraparte?

Dacă contrapartea cu care interacționați foarte des nu folosește EDF și nu a primit o invitație de a folosi EDF, atunci îl puteți invita să se alăture direct în sistem. Pentru a face acest lucru, găsiți-l în directorul organizațiilor, verificați-i starea, asigurați-vă că compania nu este conectată la VLSI, faceți clic pe pictograma avionului, iar sistemul îi va trimite o invitație.

În orice caz, chiar dacă ați trimis un document unei contrapartide, iar acesta nu este conectat la EDF, acesta va primi cu siguranță un e-mail în care să vă spuneți că i-ați trimis o scrisoare cu instrucțiuni despre cum îl poate accesa. În orice caz, poți fi absolut sigur că documentul tău va ajunge cu siguranță la destinatar.

Mai ai întrebări? Întrebați-le consultanților noștri!

Ce ar trebui să facă o companie dacă decide să treacă la gestionarea electronică a documentelor? Care este algoritmul acțiunilor, de unde să începem?

Primul lucru de făcut este să te gândești la ce rezultate dorește să obțină compania. În prezent există două domenii de activitate. Acesta este fluxul de documente B2G, adică între întreprinderi și agenții guvernamentale. Și B2B, adică schimbul de documente între întreprinderi. În ceea ce privește B2G, vorbim despre conectarea la agențiile guvernamentale necesare pentru o anumită întreprindere, în funcție de specificul activităților acesteia. Toate companiile noastre raportează la biroul fiscal.

Apoi totul depinde de domeniul de activitate - de exemplu, o companie comercializează băuturi alcoolice, alta, în timpul producției într-un fel sau altul are un impact asupra mediului, o a treia companie se ocupă de servicii de asigurări, de piața valorilor mobiliare și așa mai departe . Trebuie să ne uităm la ce alte autorități solicită raportare. Odată stabilită lista departamentelor la care urmează să raportăm, trebuie să ne uităm la ce propuneri poate face operatorul de management electronic al documentelor. În funcție de aceasta, compania selectează planul tarifar corespunzător. În continuare, se încheie un acord, se întocmește numărul necesar de semnături electronice, se instalează software-ul necesar și se organizează seminarii pentru a învăța cum să lucrezi cu acest software. Asta este tot ceea ce există - are loc fluxul de documente cu agențiile guvernamentale.

- Spune-ne mai multe despre B2B?

Acesta, după cum am spus, este al doilea tip de schimb de documente digitale. Este organizat între entități de afaceri. Totul depinde de întreprinderea specifică. Nu există o rețetă generală pentru a începe trimiterea documentelor. Există situații în care o întreprindere este pur și simplu obligată să treacă la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile sale pur și simplu pentru a supraviețui.

În legătură cu intrarea în vigoare a noii norme de la 1 ianuarie 2014, toți utilizatorii de semnătură digitală, fără excepție, vor trebui să contacteze un centru de certificare pentru a înlocui certificatele cheie. Deocamdată, toate lucrările virtuale semnate cu un certificat valabil sunt recunoscute ca documente certificate printr-o semnătură electronică calificată.

De exemplu: unul dintre marile lanțuri de retail a început recent să lucreze cu furnizorii săi, schimbând exclusiv hârtii digitale. Astfel, pentru a-și furniza produsele către această rețea, fermierul trebuie să treacă la gestionarea electronică a documentelor.

Avantajele EDI

Există vreun beneficiu din trecerea la EDI pentru întreprinderile mici și mijlocii? Se pare că până acum digitalul nu poate aduce decât beneficii reale organizațiilor mari.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, trecerea la fluxul de documente electronice nu este o sarcină majoră acum. Dar poți să-l privești mai atent, să-l „simți”. Viteza fluxului de documente - acesta va fi un avantaj. Dar utilizarea EDI nu se referă doar la relațiile cu contrapărțile. Aceasta include relațiile cu agențiile guvernamentale, iar aici oamenii de afaceri vor fi obligați să se mute, nu există opțiuni.

Un alt punct foarte important pe care întreprinderile mici și mijlocii ar trebui să-l rețină este că utilizarea unei semnături electronice pe platformele de tranzacționare este o modalitate de a-și extinde afacerea. În perioada 2014-2015, 15% din comenzile guvernamentale vor trebui plasate în rândul întreprinderilor mici și mijlocii. Acum se lucrează serios pentru a atrage aceste companii pentru a îndeplini ordinele guvernamentale. Și aceasta este o șansă reală de a vă extinde afacerea. Cine ar refuza să primească un contract de 100-200 de mii de ruble cu plată garantată?

Există beneficii pentru companiile mici atunci când plătesc pentru servicii de gestionare electronică a documentelor? La urma urmei, multe organizații nu trec la EDI din cauza fricii de tarife mari.

Am dat un exemplu astăzi la seminar: 995 de ruble - o gamă completă de servicii pentru gestionarea documentelor cu agențiile guvernamentale. Dacă calculați costul călătoriei în jurul Moscovei cu transportul public de mai multe ori pe an la autoritatea la care trebuie să depuneți documentele și, de asemenea, în ambele direcții, atunci valoarea cheltuielilor va fi foarte apropiată de costul pe care l-am anunțat.

Dacă un contabil nu este prietenos cu computerul, este posibil să faci o greșeală? În general, cât de dificil este să lucrezi cu astfel de programe?

Există elemente de format și control logic. Dacă nu există nicio intenție rău intenționată la crearea unui document, atunci este aproape imposibil de ratat. Ei bine, dacă ceva este făcut intenționat sau utilizatorul este neatent, niciun program nu este asigurat că o persoană va introduce 1.000.000 în loc de 1000.

Semnatura digitala

De ce, în opinia dumneavoastră, trecerea la gestionarea electronică a documentelor nu s-a extins încă? Ce sperie companiile?

Este chiar înfricoșător? Să vedem, în cea de-a 63-a noastră [Legea federală din 04/06/2011 Nr. 63-FZ „Cu privire la semnăturile electronice” - cca. ed.] legea formulează conceptul de trei tipuri de semnătură digitală. Acest lucru este simplu, de fapt este o combinație de autentificare și parolă. Întărită este o semnătură care utilizează protecție criptografică. Și semnătura electronică este calificată, cea emisă de un centru de certificare acreditat. 90 la sută dintre oamenii din țara noastră folosesc un login și o parolă. Fie la bancomate, fie pe rețelele de socializare, fie prin e-mail. Adică putem spune că aproape toată lumea folosește o semnătură simplă.

Un astfel de număr de semnături digitale folosite astăzi nu este incomod nici pentru centrele de certificare, nici pentru sistemele informaționale, nici pentru utilizatori. Sper ca în perioada 2014-2015 să avem uniformitate și să scadă numărul de semnături.

În ceea ce privește o semnătură calificată, aceasta este încă folosită în puține locuri. Dar este folosit, de exemplu, pe portal. Și cu cât poate oferi mai multe servicii, cu atât mai mulți oameni vor folosi această semnătură. Utilizarea lui este limitată nu atât de frica oamenilor, cât de lipsa resurselor pe care să poată fi folosit.

Cu sectorul corporativ totul este și mai simplu. În prezent, aproximativ jumătate dintre întreprinderi utilizează sisteme electronice de raportare și toate sunt implementate cu o semnătură electronică. Și aceste companii angajează aceiași oameni cărora par să le fie frică să treacă la gestionarea electronică a documentelor. Așa că această frică seamănă mai mult cu un mit decât cu o realitate.

- Ar trebui să ne așteptăm la vreo modificare semnificativă a legislației în domeniul fluxului de documente electronice?

Până la urmă, mulți vorbesc acum despre imperfecțiunea domeniului juridic în acest domeniu... Nu aș numi-o imperfecțiune, acesta este un proces normal de elaborare a legislației. De fapt, utilizarea activă a semnăturilor electronice în Rusia este bună dacă sunt cinci ani. Desigur, este pur și simplu imposibil să se formeze un cadru de reglementare bine stabilit într-o astfel de perioadă, ținând cont de dezvoltarea tehnologiei. În prezent este în desfășurare un proces sistematic de dezvoltare legislativă. Din ceea ce merită așteptat: aceasta este intrarea definitivă în vigoare a celei de-a 63-a legi privind semnăturile electronice și abrogarea legii I [Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnăturile electronice digitale”. Această normă a devenit invalidă de la 1 iulie a acestui an - cca. ed.]. Legea, de altfel, este destul de adecvată și competentă. Nu există lacune evidente în ea. Este destul de structurat. Sperăm că, odată cu introducerea sa, numărul de tipuri de semnături digitale va scădea. Acum multe agenții guvernamentale și sisteme informatice își propun propriile cerințe pentru semnăturile electronice, care nu sunt întotdeauna în conformitate cu legea.

Prezența unui astfel de număr de semnături digitale nu este incomod nici pentru centrele de certificare, nici pentru sistemele informaționale, nici pentru utilizatori. Imaginați-vă că aveți cinci semnături atârnate pe breloc, dar trebuie să vă amintiți că una este pentru biroul fiscal, alta pentru platforma de tranzacționare, a treia pentru Rosreestr și așa mai departe. Sper ca în perioada 2014-2015 să avem uniformitate și să scadă numărul de semnături.

Dacă o companie intenționează să treacă la gestionarea electronică a documentelor, recomandările noastre vă vor ajuta să creați un plan de acțiune. Ei vă vor spune cum să negociați cu contractorii, să alegeți un furnizor și să pregătiți personalul pentru schimbările în muncă.

Dacă o companie urmează să treacă la gestionarea electronică a documentelor (EDF) cu contrapărți, evaluați în prealabil ce parte din documente va putea fi transmisă electronic. Amploarea proiectului, planul de lucru pentru acesta, costurile cu forța de muncă și cheltuielile companiei depind de aceasta.

Cum să întocmești un plan de lucru pentru trecerea la gestionarea electronică a documentelor cu contractanții

Împărțiți munca privind tranziția companiei la gestionarea electronică a documentelor în blocuri:

chestiuni organizatorice;
contrapartidelor;
fluxul documentelor;
personal;
furnizorul;
buget.

Listați ce sarcini vor fi finalizate în fiecare bloc (vezi. ). Ajustați lista dacă este necesar. Să presupunem că o companie poate să nu aibă nevoie de automatizare: este convenabil să urmăriți starea înregistrării documentelor prin sistemul de contabilitate al companiei, dar dacă volumul fluxului de documente nu este mare, atunci costurile automatizării nu vor fi plătite.

Decideți singur în ce ordine să efectuați pașii de mai sus. Unele lucrări pot fi efectuate simultan, de exemplu, dezvoltarea materialelor de prezentare pentru personal și negocierea cu contractanții.

Cum să negociezi cu contrapărțile cu privire la tranziția la gestionarea electronică a documentelor

Împărțiți contrapărțile companiei în patru grupuri. Fiecare grup va trebui să adopte o abordare specială pentru a conveni asupra tranziției la gestionarea electronică a documentelor. Este posibil ca nu toate contrapărțile să fie de acord, va trebui să continuați să faceți schimb de documente pe hârtie cu acestea sau să încetați cooperarea.

Contrapartide semnificative care folosesc managementul electronic al documentelor. Astfel de companii lucrează deja cu furnizorii lor, poate nu cu organizațiile cu care compania dumneavoastră intenționează să coopereze. Puteți trata cu contrapărțile din acest grup după cum urmează:

1. Luați în considerare dacă este recomandabil să încheiați un acord cu furnizorul cu care cooperează cumpărătorul (furnizorul).

2. Aflați dacă există roaming între furnizorul vizat al companiei dvs. și furnizorul contrapărții.

3. Invitați contrapartea să încheie un acord cu furnizorul ales de compania dumneavoastră.

Contrapărți semnificative care nu utilizează gestionarea electronică a documentelor.În cazul în care cumpărătorul (furnizorul) refuză să folosească gestionarea electronică a documentelor și nu este rentabil pentru companie să înceteze cooperarea cu el, procedați conform unuia dintre scenarii:

1. Utilizați cu o astfel de contraparte .

2. Faceți o programare și încercați să-i convingeți să folosească gestionarea electronică a documentelor.

Promiteți că veți fi tolerant cu posibilele deficiențe și că veți ajuta la stabilirea fluxului de documente electronice în colaborarea cu compania dvs.

Miccontrapartidelor care folosesc managementul electronic al documentelor. Aceleași opțiuni pot fi aplicate acestui grup de cumpărători și furnizori ca și în cazul contrapărților semnificative. Dar este indicat să conduci negocieri sub formă de corespondență pentru a nu pierde timp suplimentar. Dacă nu se poate ajunge la un acord, poate fi mai ușor să refuzi cooperarea.

Miccontrapartidelor care nu folosesc managementul electronic al documentelor. Dacă cumpărătorul (furnizorul) nu este unul dintre partenerii cheie ai companiei, încercați să-l motivați să folosească gestionarea electronică a documentelor cu un furnizor convenabil pentru dvs. Opțiuni:

1. Anuntati ca, de exemplu, de la inceputul noului trimestru, firma dumneavoastra accepta si trimite documente doar in format electronic.

2. Luați un comision dacă contrapartea pierde și a trimis duplicate; amendă dacă a depus documente originale după termenul limită. Aplicați astfel de măsuri în raport cu cumpărătorii (furnizorii) care nu predau actele la timp.

Pentru companiile mici care fac schimb de documente pe hârtie, merită să pregătiți o prezentare clară. Dacă contrapărțile înțeleg nuanțele managementului electronic al documentelor, va fi mai ușor să le convingi să-și schimbe procedura de lucru. Cu greu este posibil să te întâlnești cu toți micii cumpărători și furnizori ai companiei, așa că prezentarea va convinge.

Cum să alegi un furnizor de gestionare electronică a documentelor

Dacă o companie are multe contrapărți, atunci cel mai probabil va trebui să lucreze cu mai mulți furnizori. Încercați să minimizați numărul acestora din urmă.

Alegeți furnizorii:

cu care colaborează deja contrapărțile companiei și cărora le poți transfera un volum semnificativ de tranzacții;
care au roaming maxim;
care poate folosi certificatele de semnătură ale companiei (dacă există).

Factorul preț nu trebuie luat în considerare. Dacă furnizorul nu are roaming cu furnizorii contrapărților dvs., acesta nu este potrivit, chiar dacă serviciile sale sunt mai ieftine.

Cum se oficializează fluxul de documente al companiei

Înainte de a trece la gestionarea electronică a documentelor, trebuie să formalizați mișcarea documentelor companiei. Compuneți sau ajustați după cum este necesar:

1. Lista documentelor pe care compania le folosește atunci când lucrează cu contrapărți.

2. Lista curentă a funcționarilor implicați în fluxul documentelor. Vă rugăm să indicați cine:

creează un document – îl încarcă în contul personal al furnizorului;
semnează documentul. Acești angajați vor avea nevoie de un login și o parolă pentru a-și introduce contul personal și certificatele de semnătură electronică;
controlează semnarea documentului de către contraparte;
imprimă documentul și îl înregistrează într-un folder sau îl salvează pe serverul companiei.

Această listă trebuie actualizată constant. Imediat ce un angajat pleacă, semnătura sa electronică trebuie anulată și eliberată persoanei nou numite.

Întocmește și documentează în regulamentul intern un program de deplasare a documentelor din momentul creării și până la trimiterea la arhivă (vezi. ).

Cum să pregătiți personalul companiei pentru tranziția la managementul electronic al documentelor

Cât de repede și de succes va trece compania , depinde de angajati. Pentru a-i împiedica să saboteze proiectul, este important să nu forțezi, ci să-i convingi de beneficiile inovării.

Un element de cost semnificativ în implementarea managementului electronic al documentelor este plata pentru timpul de lucru al angajaților, pe care aceștia îl vor cheltui pentru pregătirea pentru a lucra în noul sistem și pentru rezolvarea situațiilor de urgență. Efectuați eforturi centralizate de informare și instruire pentru a reduce aceste costuri.

Începeți să explicați și să vă instruiți în avans - atunci când conducerea a decis să treacă la gestionarea electronică a documentelor. Organizați o prezentare care să explice principiile de lucru pentru tot personalul companiei, inclusiv angajații care nu participă la gestionarea documentelor electronice.

Acordați o atenție deosebită semnatarilor de formare. Creați instrucțiuni clare și detaliate pentru ei, de preferință cu capturi de ecran: pe ce site să mergeți, ce informații să introduceți și unde, ce butoane să apăsați și în ce moment, cum să lucrați cu certificatul de semnare.

Următoarele argumente vor ajuta să-i convingă pe angajați să susțină proiectul de introducere a managementului electronic al documentelor:

În ceea ce privește nivelul de responsabilitate al unui funcționar, o semnătură electronică nu este diferită de una fizică;
Gestionarea electronică a documentelor vă permite să creați și să procesați rapid documente. Nu trebuie să suni și să afli când contrapartea va semna și trimite documentul solicitat;
documentele nu se vor pierde. Va fi mai ușor să le găsești.

Cum să planificați costurile implementării managementului documentelor electronice

constă din următoarele părți:

1. Costul serviciilor furnizorului este de 10.000–20.000 de ruble. pe an, depinde de planul tarifar. Aflați prețurile și bugetul pentru ele.

2. Costul unui certificat de semnătură electronică este de 1000–2000 de ruble. pe an, depinde de planul tarifar al producătorului certificatului.

3. Salariile angajaților - plată suplimentară sau costul timpului pe care personalul îl va petrece nu pentru sarcinile lor directe. Costurile depind de durata sarcinilor și de costul unei ore de muncă a angajatului.

Următoarele tipuri de muncă vor necesita forță de muncă intensivă: întâlniri și convorbiri telefonice cu antreprenorii, pregătirea prezentărilor și instrucțiunilor pentru antreprenori și angajații companiei dvs., instruirea angajaților, rezolvarea situațiilor de urgență (vezi. ). Planificați cât timp va dura.

Bugetați nu numai salariile angajaților, ci și contribuțiile sociale de la aceștia.

4. Costul automatizării – depinde de sarcinile pe care compania dorește să le rezolve, de complexitatea implementării acestora și de costul unei ore de lucru de dezvoltator.

Preparat din materiale